Tiêu đề thư (letterhead) là giấy in sẵn thông tin nhận diện của doanh nghiệp, dùng để soạn hợp đồng, báo giá, công văn và thư giao dịch. Doanh nghiệp thường đặt in tiêu đề thư bằng phôi offset thay vì in logo màu bằng máy in văn phòng, vì cách này cho chất lượng màu đồng đều và chi phí trên mỗi tờ hợp lý khi số lượng lớn. Bài viết giải thích tiêu đề thư gồm những gì, nguyên tắc thiết kế, cách chọn giấy cao cấp, lưu ý khi gia công và thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá. Các bài cùng chủ đề xem thêm tại mục các bài về in phong bì thư và ấn phẩm nhận diện.
Tiêu đề thư (letterhead) là gì và gồm những thông tin nào
Tiêu đề thư, tiếng Anh gọi là letterhead, là tờ giấy có sẵn logo, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email và trang web, thường đặt ở phần đầu hoặc phần chân trang. Phần còn lại của tờ giấy để trống cho nội dung. Tiêu đề thư có thể dùng để viết tay, hoặc để in nội dung văn bản lên bằng máy in văn phòng.
Tiêu đề thư là một thành phần của hệ thống nhận diện thương hiệu, cùng với danh thiếp, phong bì thư và các ấn phẩm khác. Khi đối tác nhận một văn bản có tiêu đề thư thống nhất với phong bì và danh thiếp, họ nhận ra đơn vị gửi nhanh hơn và đánh giá tính nghiêm túc của văn bản tốt hơn. Vì thế, tiêu đề thư thường được thiết kế cùng lúc với toàn bộ bộ ấn phẩm văn phòng.
Vì sao doanh nghiệp in tiêu đề thư bằng phôi offset
Việc in logo và thông tin doanh nghiệp trực tiếp lên từng văn bản bằng máy in văn phòng có hai hạn chế. Thứ nhất, nếu logo có nhiều màu, máy in phun màu hoặc laser màu có chi phí mực cao, và hình thức thường không đồng đều giữa các lần in. Thứ hai, mỗi lần in lại là một lần máy in phải xử lý cả phần nhận diện lẫn phần nội dung, làm tăng thời gian và nguy cơ sai màu giữa các văn bản.
Giấy tiêu đề thư in offset giải quyết các vấn đề này bằng cách in hàng loạt phần nhận diện một lần, sau đó nhân viên chỉ in nội dung đen trắng lên phôi. Với số lượng ít, phương án in kỹ thuật số cũng có thể phù hợp. Việc chọn offset hay kỹ thuật số phụ thuộc số lượng, số màu và yêu cầu về độ ổn định màu, được tư vấn cụ thể khi báo giá.
Nguyên tắc thiết kế tiêu đề thư đồng bộ với phong bì và danh thiếp
Một thiết kế tiêu đề thư đạt yêu cầu cần đáp ứng các nguyên tắc sau.
- Đồng bộ nhận diện: kích thước logo, màu sắc, kiểu chữ và vị trí thông tin cần thống nhất với bộ nhận diện của doanh nghiệp, trùng khớp với phong bì và danh thiếp.
- Trang nhã, không lấn nội dung: thiết kế cần đủ nổi bật để tạo ấn tượng nhưng không cầu kỳ đến mức làm người đọc xao nhãng. Họa tiết nền đậm hoặc quá nhiều màu làm giảm khả năng đọc văn bản in lên trên.
- Chừa vùng nội dung rộng: phần đầu và chân trang chiếm diện tích vừa phải, để vùng viết và in có lề đủ rộng, không bị logo hay đường viền cắt ngang.
- Vùng xén: phần màu hoặc hình nền chạy sát mép giấy cần được kéo dài thêm khoảng vài milimét ra ngoài đường cắt (vùng xén, bleed) để tránh viền trắng khi cắt xén.
- Đồng bộ màu giữa các loại giấy: cùng một mã màu in trên giấy khác nhau sẽ hiện khác nhau. Nếu tiêu đề thư, phong bì và danh thiếp dùng các loại giấy khác nhau, cần duyệt bản in thử để chênh lệch màu nằm trong mức chấp nhận.
Khách hàng muốn tìm hiểu cách thiết kế cả bộ ấn phẩm có thể xem bài cách thiết kế và in ấn phong bì thư doanh nghiệp. Việc đặt in phong bì đi kèm tiêu đề thư được trình bày tại bài kinh nghiệm khi đặt in phong bì thư và trang in phong bì thư.
Chọn giấy và định lượng cho tiêu đề thư cao cấp
Giấy tiêu đề thư thông dụng là giấy offset có định lượng khoảng 80 đến 120 gsm. Định lượng này đủ dày để viết tay không thấm mực, đủ mỏng để đi qua máy in văn phòng và máy photocopy mà không kẹt. Mặt giấy cần ổn định để mực in laser và mực viết bám tốt, không nhòe hay loang.
| Loại giấy | Đặc điểm | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Giấy offset trắng | Bề mặt phẳng, nhận mực in và mực viết tốt, chi phí hợp lý | Tiêu đề thư dùng hằng ngày, số lượng lớn |
| Giấy offset định lượng cao | Dày hơn, cầm chắc tay hơn | Thư giao dịch với đối tác, văn bản quan trọng |
| Giấy mỹ thuật | Có vân hoặc màu đặc biệt, cảm giác cao cấp, giá thành cao hơn giấy thông thường | Thư mời, thư ngỏ, doanh nghiệp cần ấn tượng riêng |
Với giấy mỹ thuật, cần lưu ý không phải loại nào cũng tương thích với máy in laser; bề mặt có vân sâu có thể làm mực bám không đều. Doanh nghiệp nên in thử văn bản lên một vài tờ mẫu trước khi quyết định đặt số lượng lớn. In An Anh có mẫu giấy thật để khách hàng xem và cầm thử, nên có thể kết hợp chọn giấy và thử in nội dung trước khi chốt.
Gia công và lưu ý khi in thêm nội dung lên tiêu đề thư
Nhiều doanh nghiệp muốn tiêu đề thư có điểm nhấn như logo ép kim hoặc phủ UV một phần. Các gia công này thực hiện được tại xưởng, nhưng cần lưu ý đặc điểm của giấy dùng để in văn bản. Vùng ép kim và vùng phủ bóng có bề mặt trơn, mực laser và mực viết bám kém hơn giấy trần, nên nên đặt các vùng này ở khu vực không in nội dung, thường là đầu trang hoặc chân trang. Cán màng toàn tờ không phù hợp với tiêu đề thư vì làm bề mặt không nhận mực in văn phòng.
Ngoài ra, nên kiểm tra kỹ vị trí lề: phần đầu trang chứa logo cần đủ cao để văn bản không đè lên khi người dùng soạn thảo bằng phần mềm văn phòng. Doanh nghiệp có thể gửi kèm một file mẫu văn bản thực tế để xưởng kiểm tra vị trí chữ so với phần in sẵn. Các tập tiêu đề thư dạng quyển, đóng keo hoặc đánh số được xác nhận khi báo giá.
Bảo quản giấy tiêu đề thư
Giấy tiêu đề thư thường được dùng trong thời gian dài, nên cần bảo quản cẩn thận. Giấy nên được gói kín, để nơi khô ráo, thoáng mát, tránh sàn nhà và tường ẩm. Độ ẩm cao có thể làm giấy quăn mép, nhàu, hoặc xuất hiện vết ố vàng, khiến giấy bị kẹt khi đi qua máy in và làm màu in thay đổi. Nếu giấy được đặt trong tủ văn phòng, nên để theo chiều phẳng, tránh chồng vật nặng lên xấp giấy. Doanh nghiệp dùng ít có thể chia xấp thành nhiều phần và chỉ mở dần, tránh để cả lô tiếp xúc với không khí.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in tiêu đề thư
- Khổ giấy (thông dụng là A4) và số lượng cần in.
- File thiết kế hoặc logo, thông tin liên hệ cần thể hiện; nếu chưa có thiết kế, nêu bộ nhận diện hiện có (màu, font chữ) để dàn trang đồng bộ.
- Loại giấy và định lượng mong muốn; nếu chưa rõ, nêu cách sử dụng (in laser, viết tay, cả hai).
- Số màu in và gia công kèm theo: ép kim, phủ UV một phần.
- Các ấn phẩm đi kèm cần đồng bộ: phong bì, danh thiếp, hóa đơn.
Các ấn phẩm đi kèm như hóa đơn, biểu mẫu có thể xem tại trang in biểu mẫu hóa đơn, còn các sản phẩm văn phòng khác nằm trong mục ấn phẩm văn phòng. Doanh nghiệp cũng có thể đọc bài kích thước, kiểu dáng, chất liệu giấy chuẩn của phong bì thư để chọn giấy đồng bộ cho cả bộ ấn phẩm.
Hỏi đáp về in tiêu đề thư
Giấy tiêu đề thư nên dùng định lượng bao nhiêu?
Định lượng thông dụng nằm trong khoảng 80 đến 120 gsm với giấy offset. Mức này phù hợp với cả viết tay lẫn in bằng máy in văn phòng. Với thư giao dịch quan trọng, doanh nghiệp có thể chọn định lượng cao hơn trong phạm vi máy in chấp nhận.
Tiêu đề thư in offset khác gì với in logo bằng máy in văn phòng?
In offset cho màu đồng đều trên cả lô, phù hợp khi số lượng lớn và logo nhiều màu. In logo bằng máy in văn phòng tiện cho nhu cầu rất ít nhưng chi phí mực và độ ổn định màu thường kém hơn khi dùng thường xuyên.
Có thể ép kim logo trên giấy tiêu đề thư không?
Có thể ép kim tại xưởng. Doanh nghiệp nên đặt vùng ép kim ở khu vực không in nội dung, vì bề mặt ép kim nhận mực in văn phòng kém. Phương án cụ thể được xác nhận khi báo giá.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để In An Anh tư vấn và báo giá in tiêu đề thư. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.