In Hoá Đơn Bán Hàng

Dịch vụ in hóa đơn bán hàng tại In An Anh

In An Anh nhận in hóa đơn bán hàng, biên lai và phiếu thu theo mẫu của doanh nghiệp tại xưởng Hà Nội. Xưởng dàn lại từ file hoặc mẫu cũ, tư vấn khổ giấy và số liên, làm bản in thử để duyệt ô ghi trước khi sản xuất. Nội dung và tính hợp lệ của mẫu do doanh nghiệp quyết định.

• Xưởng nhận in: hóa đơn bán lẻ, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng, phiếu xuất nhập kho theo mẫu khách hàng cung cấp.
• Công nghệ và gia công: in offset, in kỹ thuật số; cán màng, ép kim, phủ UV, bế tại xưởng, dùng cho bìa quyển hoặc mẫu cao cấp.
• Giấy và bản thử: Ford, Bãi Bằng, giấy vàng, couche; có mẫu giấy thật để ghi thử bằng bút bi và bản in thử để duyệt.
• Số lượng: mức tối thiểu của chứng từ in theo quyển báo khi báo giá, tùy khổ giấy, số liên và gia công.
• Giao hàng và chứng từ: giao toàn quốc qua nhà xe, chuyển phát hoặc bưu điện; xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu.

Đặt in hóa đơn bán hàng tại In An Anh gồm ba bước:

1. 1
   Gửi yêu cầu

   Gửi loại chứng từ, khổ giấy, số liên, số lượng cùng file hoặc ảnh mẫu cũ qua Zalo hoặc hotline.

2. 2
   Nhận tư vấn và báo giá

   Xưởng xem mẫu, đề xuất giấy, số liên, cách đóng quyển và báo giá miễn phí.

3. 3
   Duyệt bản in thử, sản xuất, giao hàng

   Khách hàng ghi thử trên bản in thử để duyệt, xưởng sản xuất rồi giao hàng toàn quốc.

In hóa đơn bán hàng cho cửa hàng, quầy và kho: chọn nhanh theo nhu cầu

Quyển chứng từ là loại ấn phẩm mà người dùng cầm bút ghi tay rất nhiều lần mỗi ngày. Chất lượng của quyển vì thế nằm ở chi tiết thực tế: hàng ghi đủ cao, chữ hằn xuống liên dưới, mép đóng giữ được quyển khi dùng lâu.

Ba tình huống đặt in hay gặp nhất cùng dẫn đến một dạng sản phẩm: giấy khổ nhỏ hoặc vừa, in một đến hai màu, xếp thành quyển.

• Cửa hàng, quầy bán lẻ và cơ sở dịch vụ cần quyển ghi từng lần bán hàng.
• Kế toán, thủ quỹ và thủ kho cần chứng từ ghi khoản thu, khoản chi và việc xuất nhập hàng.
• Đơn vị giao hàng cần phiếu đi kèm kiện hàng để bên nhận ký.

Bảng dưới đây giúp chọn loại chứng từ và biết cần chốt gì trước khi gửi quy cách.

Đơn vị đặt in có thể gửi file hoàn chỉnh, mẫu giấy đang dùng để in lại đúng như cũ, hoặc danh sách thông tin để xưởng dàn lại. Bài in biểu mẫu, hóa đơn cho doanh nghiệp mô tả quy trình từ lúc gửi file đến lúc nhận hàng.

In hóa đơn bán lẻ, in biên lai, in phiếu thu: khác nhau ở đâu

Hóa đơn có nhiều dòng hàng nên cần một bảng rõ ràng. Biên lai và phiếu thu chủ yếu là các ô thông tin rời. Phiếu giao hàng cần chỗ ký cho bên thứ ba. Nên chọn mẫu hóa đơn nhiều dòng khi mỗi lần bán có nhiều mặt hàng, và chọn biên lai hoặc phiếu thu khi chỉ ghi một khoản tiền.

Chứng từ kế toán và kho có phần nội dung riêng. Bài in quyển phiếu thu, phiếu chi trình bày kỹ nhóm này. Bài thiết kế in phiếu thu chi, xuất kho, nhập kho hướng dẫn dựng mẫu từ đầu.

Đọc thêm: bài in giấy biên nhận cho giấy ghi nhận tiền hoặc hàng; danh mục in quyển order nhà hàng cho quyển ghi món tại bàn.

Bố cục mẫu hóa đơn bán lẻ: năm vùng để ghi tay dễ đọc

Một mẫu hóa đơn bán lẻ chia làm năm vùng. Thứ tự các vùng nên theo hướng mắt người ghi, từ trên xuống dưới và từ trái sang phải. Ô cần ghi trước đặt ở phần trên, ô chỉ điền khi chốt giao dịch đặt ở phần dưới.

• Phần đầu: tên và logo đơn vị bán, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế nếu có. Logo không nên lớn, vì sẽ lấn chỗ của bảng hàng.
• Tên chứng từ và số thứ tự: tên loại chứng từ, ký hiệu, số quyển, số thứ tự. Số thứ tự đặt ở vị trí dễ nhìn, tách khỏi vùng ghi tay.
• Thông tin khách: tên, địa chỉ, hình thức thanh toán. Dòng ghi cần đủ dài cho chữ viết tay.
• Bảng hàng hóa: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Hàng đủ cao, cột số tiền đủ rộng, số dòng khớp lượng hàng của một lần bán.
• Phần cuối: dòng tổng cộng, ngày lập, chữ ký người bán và người mua. Chừa khoảng trống cho chữ ký và dấu nếu đơn vị có dùng.

Về màu, nhiều đơn vị chọn một màu in chính kèm một màu phụ cho tiêu đề và số thứ tự. Nền màu lớn hoặc hình chìm khó đọc khi ghi tay và khi photo bản lưu, nên chỉ dùng khi thật sự cần. Bài thông tin cần có trên quyển hóa đơn bán lẻ, quyển order liệt kê các mục này chi tiết hơn.

Đã có file thì cần rà nguyên tắc về tràn lề, vùng an toàn và chế độ màu. Trang hướng dẫn chuẩn file in nêu các nguyên tắc này cho nhãn dán, áp dụng tương tự cho chứng từ. Chưa có file thì xưởng dàn lại từ mẫu đang dùng, còn nội dung mẫu do doanh nghiệp quyết định.

Chọn khổ giấy cho hóa đơn bán hàng theo số dòng hàng

Khổ giấy nên chọn theo lượng thông tin ghi trong mỗi lần giao dịch. Ít dòng hàng thì chọn khổ nhỏ, bằng một phần ba hoặc một nửa tờ A4. Nhiều dòng hàng hoặc nhiều ô thông tin thì chọn A5 hoặc A4. Khổ thành phẩm cụ thể được chốt sau khi xưởng xem mẫu và số liên.

• Khổ nhỏ hợp quầy bán lẻ vì gọn, dễ kẹp cạnh máy tính tiền.
• Khổ A5 hợp cửa hàng có đơn nhiều mặt hàng, cần ghi đủ thông tin khách và địa chỉ giao.
• Khổ A4 hợp chứng từ có bảng dài, như phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho nhiều dòng.

Khổ thành phẩm còn liên quan đến cách xếp khổ trên tờ giấy lớn khi in, nên lựa chọn khổ có thể ảnh hưởng đến chi phí. Khi cân nhắc, nên đếm số dòng hàng trung bình của một giao dịch. Cũng cần xét việc có ghi địa chỉ khách hay không, và quyển đặt cố định trên quầy hay mang theo khi giao hàng.

Nên gửi kèm một bản mẫu đang dùng để xưởng đối chiếu kích thước thực. Bản in thử trên giấy thường đúng khổ thành phẩm, kèm ghi thử bằng bút bi, cho kết quả đáng tin hơn mọi phép đo trên màn hình.

Số liên và loại giấy: tự copy, giấy than hay in riêng từng liên

Số liên là số tờ chồng lên nhau trong mỗi bộ chứng từ. Đơn vị bán giữ một bản, khách giữ một bản, đôi khi thêm một bản cho kế toán hoặc kho. Số liên càng nhiều thì chữ càng khó hằn xuống liên dưới, nên cần chọn một trong ba phương án dưới đây.

Giấy tự copy có lớp phủ cho phép viết một lần ra nhiều liên. Nên chọn khi quầy có nhiều giao dịch và cần ghi nhanh; nên chọn in riêng từng liên khi chứng từ ít dòng và số lượng nhỏ. Giấy than hợp đơn vị đã quen cách ghi cũ và cần chọn loại giấy tùy ý.

Với giấy in thông thường, kho giấy của xưởng có Ford, Bãi Bằng, giấy vàng và couche. Khách hàng xem mẫu giấy thật để cảm nhận độ dày và bề mặt ghi, rồi ghi thử bút bi lên mẫu để kiểm tra độ bám mực. Bài in hóa đơn cao cấp trình bày các lựa chọn giấy và hoàn thiện cho loại cần hình thức chỉn chu hơn.

Nhiều đơn vị gắn màu từng liên với mục đích sử dụng: liên giao khách, liên lưu kế toán, liên lưu kho. Cách này giúp tách chứng từ nhanh khi đối chiếu cuối kỳ, còn bảng màu cụ thể do khách hàng quyết định.

Đóng quyển, đánh số nhảy và đục răng cho quyển chứng từ

Đóng quyển, đánh số nhảy và đục răng là ba gia công đi cùng quyển chứng từ. Nêu rõ từng yêu cầu ngay từ lần gửi quy cách đầu tiên giúp xưởng tư vấn đúng phương án và tránh phải sửa thiết kế về sau.

Đóng quyển là gom các bộ chứng từ thành quyển, cố định ở một mép bằng keo hoặc ghim, kèm bìa lót mặt sau làm điểm tựa khi viết. Quyển đóng keo dễ xé từng bộ. Quyển đóng ghim chắc hơn nhưng khó xé gọn nếu thiếu đường răng. Mép đóng chiếm một phần giấy nên mẫu phải chừa lề đủ rộng.

Đánh số nhảy là đánh số thứ tự liên tục cho từng bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng phát hành và biết chứng từ nào đã dùng. Với mẫu nhiều liên, số thứ tự nên in cùng vị trí trên mọi liên để đối chiếu. Đục răng là tạo đường răng cưa gần mép đóng để xé liên giao khách mà không rách quyển. Thiếu đường răng, người dùng phải cắt hoặc xé tay nên mép dễ lệch.

Khi nhận quy cách, xưởng cần các thông tin sau:

• Kiểu đóng và vị trí đóng quyển.
• Số bộ mỗi quyển, số bắt đầu và số chữ số của số thứ tự.
• Vị trí đường răng và loại giấy bìa lót.

Bốn hạng mục này xưởng báo khả năng thực hiện sau khi xem mẫu: đánh số nhảy, đục răng, giấy tự copy nhiều liên và từng kiểu đóng quyển. Cán màng, ép kim và UV làm tại xưởng nhưng chỉ nên dùng cho bìa quyển hoặc mẫu cao cấp. Ruột chứng từ không nên dùng vì lớp màng làm khó ghi bằng bút bi. Hàng hóa có kèm bảo hành có thể đặt thêm tem dán; trang in tem bảo hành nêu các loại tem đi kèm sản phẩm.

In offset hay in kỹ thuật số cho quyển hóa đơn, biên lai, phiếu thu

Chọn công nghệ theo số lượng và mức độ thay đổi của mẫu. In offset hợp mẫu cố định đặt nhiều quyển; in kỹ thuật số hợp số lượng ít, mẫu thử hoặc mẫu hay chỉnh sửa. In An Anh có cả hai công nghệ nên khách hàng chọn theo từng đơn, không bị cố định một cách.

In offset dùng bản kẽm làm khuôn nên có chi phí chuẩn bị, đổi lại chi phí trên mỗi bản giảm khi số lượng tăng. Không nên chọn offset khi mẫu chưa chốt, vì mỗi lần sửa phải làm lại bản kẽm. In kỹ thuật số không cần bản kẽm nên hợp lúc muốn thử mẫu hoặc đổi nội dung giữa các lần in.

Nhiều đơn vị in thử một số ít bằng kỹ thuật số để kiểm tra ô ghi, sau đó mới in lô lớn bằng offset. Xưởng có bản in thử để duyệt màu và bố cục, giúp hạn chế sai lệch khi ra thành phẩm. Danh mục in offset tổng hợp thêm các bài về công nghệ này. Mức chi phí của từng phương án xưởng báo khi có khổ giấy, số liên và gia công cụ thể.

Lỗi hay gặp khi đặt in hóa đơn, biên lai và khi cần đổi phương án

Phần lớn sai sót phát hiện được ở khâu in thử, nên kiểm tra kỹ bản thử trước khi duyệt sản xuất là bước có giá trị nhất. Các lỗi dưới đây chia theo hai khâu.

Lỗi ở khâu thiết kế và file

• Ô ghi quá nhỏ khi in ra khổ thật: bố cục cân đối trên màn hình nhưng hàng ghi không đủ chỗ cho chữ tay. Cách phòng là in thử một bản trên giấy thường đúng khổ và ghi thử bằng bút bi.
• Chữ và đường kẻ sát mép cắt, dễ mất một phần khi xén hoặc đục răng. File cần có phần tràn lề (bleed) và vùng an toàn cho chữ.
• Quên chừa lề cho mép đóng quyển, nên chữ gần gáy bị che hoặc khó đọc.
• Các liên không đồng nhất nội dung; cần kiểm tra mọi liên trên bản thử.
• Số thứ tự trùng hoặc sai khoảng số; khách hàng nêu rõ số bắt đầu và số kết thúc của từng quyển.

Lỗi ở khâu chọn giấy và gia công

• Chọn giấy quá trơn cho chứng từ viết tay: bút bi khó bám, chữ dễ lem. Nên ghi thử trên mẫu giấy thật.
• Chọn nhiều liên nhưng giấy không phù hợp, nên chữ không hằn xuống liên cuối.
• Bỏ qua việc bảo quản giấy tự copy, vì loại giấy này dễ bị ảnh hưởng bởi ẩm.
• Đóng quyển nhưng không đục răng khi cần xé liên giao khách, nên mép nham nhở.

Khi nào không nên chọn một phương án

Không nên chọn offset nếu mẫu còn nhiều khả năng thay đổi. Không nên chọn giấy tự copy nhiều liên ở nơi ẩm mà không có điều kiện bảo quản. Không nên cán màng lên ruột chứng từ ghi tay, vì màng khó nhận nét bút bi. Không nên đặt số lượng lớn khi chưa duyệt bản in thử, bởi lỗi ở mẫu sẽ lặp lại ở toàn bộ quyển.

Quy định về hóa đơn, chứng từ: phần doanh nghiệp tự rà trước khi in

Hóa đơn và chứng từ chịu sự điều chỉnh của quy định hiện hành về hóa đơn, kế toán và thuế. Các quy định này có thể thay đổi theo thời gian, kể cả nội dung về hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần tự đối chiếu với bộ phận kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý. Các điểm cần hỏi gồm loại chứng từ được dùng, nội dung bắt buộc trên mẫu và cách phát hành, trước khi gửi file đi in.

Về phía xưởng, In An Anh in theo mẫu do khách hàng cung cấp và không thẩm định tính hợp lệ của mẫu. Bản in thử dùng để kiểm tra từng trường thông tin và bố cục các liên, không phải để kết luận về pháp lý.

Nên hỏi kế toán trước khi đặt số lượng lớn, đặc biệt với mẫu mới. Cũng nên rà lại thông tin cố định như tên đơn vị, mã số, địa chỉ trên file. Lỗi ở đây lặp lại trên toàn bộ số quyển. Danh mục kiến thức in ấn và mục tư vấn cung cấp thêm hướng dẫn chung về đặt in.

Thông tin cần gửi để nhận báo giá in hóa đơn bán hàng

Báo giá in hóa đơn phụ thuộc khổ giấy, số liên, loại giấy, số màu in, gia công và số lượng quyển. Số lượng tối thiểu của loại chứng từ này được thông báo khi báo giá, vì thay đổi theo khổ giấy, số liên và gia công. Khách hàng nên cung cấp các thông tin trong bảng dưới đây ngay từ lần liên hệ đầu tiên.

Quy trình đặt in gồm bốn bước. Khách hàng gửi quy cách cùng file hoặc mẫu cũ, rồi xưởng kiểm tra và tư vấn phương án. Hai bên chốt báo giá, xưởng làm bản in thử khi cần. Sau đó xưởng sản xuất và giao hàng toàn quốc qua nhà xe, chuyển phát hoặc bưu điện, và xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu.

Doanh nghiệp bán lẻ hay đặt chứng từ cùng ấn phẩm đồng bộ. Với tem dán hàng hóa, trang in tem nhãn decal theo yêu cầu và trang in tem mã vạch nêu các thông tin cần cung cấp. Nhu cầu phong bì có danh mục in phong bì thư, còn túi đựng hàng cho khách có trang in túi giấy theo yêu cầu.

Danh sách bài chi tiết

Các bài dưới đây đi sâu từng loại chứng từ và từng khía cạnh đã nêu ở trên.

• 
  In biểu mẫu, hóa đơn cho doanh nghiệp

  quy trình đặt in biểu mẫu và hóa đơn.

• Thông tin cần có trên quyển hóa đơn bán lẻ, quyển order

  các mục hay có trên hóa đơn bán lẻ và quyển order.

• 
  In hóa đơn cao cấp

  giấy, số liên và quy cách cho hóa đơn cần hoàn thiện cao hơn.

• 
  In quyển phiếu thu, phiếu chi

  quy cách, số liên và cách đóng quyển.

• 
  Thiết kế in phiếu thu chi, xuất kho, nhập kho

  cách dựng mẫu phiếu thu chi và phiếu kho từ đầu.

• 
  In giấy biên nhận

  nội dung mẫu, số liên và giấy in biên nhận.

• In quyển order nhà hàng

  danh mục dành cho quyển ghi món tại bàn và tại quầy.

• In offset

  các bài về công nghệ in offset và khi nào nên chọn.

Hỏi đáp về in hóa đơn bán hàng, in biên lai, in phiếu thu

Gửi quy cách để nhận báo giá in hóa đơn bán hàng

Doanh nghiệp gửi loại chứng từ, khổ giấy, số liên, số lượng và file hoặc mẫu cũ qua Zalo 0934 510 662, hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng tư vấn giấy, gia công và báo giá miễn phí.

Xưởng In An Anh đặt tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội. Giờ làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy. Khách hàng muốn xem mẫu giấy thật cho quyển chứng từ có thể trao đổi trước qua Zalo.

Thông tin liên hệ xưởng

• Địa chỉ xưởng: Số 8, Lô D5-17, Cụm sản xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội
• Zalo và hotline: 0934 510 662
• Email: baogiainananh@gmail.com
• Giờ làm việc: 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy

Nhắn Zalo 0934 510 662Gọi 0934 510 662