Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và phiếu nhập kho là nhóm chứng từ gắn liền với hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, từ bán hàng, thu chi tiền mặt đến quản lý hàng hóa. Một mẫu phiếu được thiết kế và in đúng quy cách giúp kế toán đối chiếu nhanh, khách hàng và đơn vị vận chuyển dễ đọc thông tin, đồng thời hạn chế sai sót khi ghi chép. Bài viết hướng dẫn cách xác định nội dung cần có trên phiếu, chọn số liên, chọn giấy, chọn công nghệ in và gia công, đồng thời liệt kê thông tin cần chuẩn bị để xưởng báo giá chính xác.
Phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho là gì và dùng để làm gì
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho và phiếu nhập kho là các chứng từ dùng để ghi nhận từng nghiệp vụ phát sinh. Phiếu thu và phiếu chi ghi nhận tiền vào và tiền ra. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ghi nhận số lượng hàng hóa đưa vào và lấy ra khỏi kho. Căn cứ vào các phiếu này, doanh nghiệp theo dõi được số đơn hàng đã bán, số lần nhập xuất, lượng tồn kho, đồng thời có bằng chứng giao dịch để đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp khi cần.
Thiết kế phiếu là việc sắp xếp bố cục, nội dung và các trường thông tin sao cho người ghi, người nhận và bộ phận kế toán đều đọc và điền nhanh, không bị thiếu hay nhầm thông tin. Cần lưu ý rằng các loại chứng từ kế toán và hóa đơn bán hàng chịu sự điều chỉnh của quy định hiện hành về chế độ kế toán và hóa đơn, chứng từ; hiện nay hóa đơn bán hàng chủ yếu lập dưới dạng điện tử. Vì vậy mẫu phiếu trong bài chủ yếu phù hợp với phiếu nội bộ, phiếu giao nhận, phiếu thu chi và phiếu xuất nhập kho, còn các trường bắt buộc cần được đối chiếu với bộ phận kế toán của đơn vị trước khi đưa vào thiết kế.
Các loại phiếu thu chi, xuất nhập kho theo số liên
Có ba loại phiếu cơ bản theo số liên, lựa chọn tùy theo quy mô giao dịch và nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp.
| Loại phiếu | Cấu tạo | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Phiếu một liên | Một bản duy nhất, thường giao cho người mua hoặc người nhận | Giao dịch bán lẻ giá trị vừa và nhỏ, người bán không cần lưu bản đối chiếu |
| Phiếu hai liên | Một bản gốc và một bản sao; một bản giao cho khách, một bản người bán lưu | Đối soát hàng hóa, đổi trả hoặc bảo hành sản phẩm khi cần |
| Phiếu ba liên | Một bản gốc và hai bản sao giống nhau: một bản cho khách, một bản cho đơn vị giao hàng, một bản doanh nghiệp lưu | Doanh nghiệp lớn, đơn vị bán hàng qua mạng, đơn vị có bên vận chuyển trung gian |
Với phiếu một liên, nội dung tối thiểu gồm thông tin người mua, người bán, tên sản phẩm và ngày giao dịch.
Phiếu hai liên gồm bản chính và bản sao, bản sao giao cho người mua, bản chính do người bán giữ lại để đối soát hàng hóa và xử lý đổi trả hoặc bảo hành khi cần.
Phiếu ba liên phù hợp với doanh nghiệp có nhiều bên tham gia vào chuỗi giao nhận, vì mỗi bên giữ một bản đối chiếu và có thể truy vết khi phát sinh sai lệch.
Vai trò của thiết kế phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho riêng cho doanh nghiệp
Mẫu phiếu thiết kế riêng mang lại ba lợi ích chính so với các mẫu in sẵn bán đại trà. Thứ nhất, phiếu có bố cục và ký hiệu riêng của doanh nghiệp nên khó bị làm giả, làm nhái hơn và dễ phân biệt khi cần đối chiếu. Thứ hai, thông tin về doanh nghiệp, logo và màu thương hiệu xuất hiện trên mọi chứng từ giao cho khách hàng, góp phần củng cố nhận diện và độ tin cậy. Thứ ba, phiếu được in chỉn chu, rõ ràng giúp khách hàng và đối tác đọc nhanh, tạo cảm giác giao dịch được quản lý bài bản, từ đó thuận lợi hơn cho các lần hợp tác tiếp theo.
Nội dung cần có trên phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho
Việc xác định đầy đủ nội dung là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi thiết kế. Dù in phiếu một liên, hai liên hay ba liên, các thông tin sau thường cần có:
- Thông tin đơn vị phát hành gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế nếu cần, đặt ở phần trên cùng để người nhận dễ theo dõi.
- Số phiếu đánh theo thứ tự tăng dần, đặt ở góc trên bên trái hoặc bên phải để tiện tra cứu và đối chiếu.
- Tên phiếu viết hoa có dấu, in đậm rõ nét, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
- Ngày, tháng, năm lập phiếu.
- Thông tin người mua, người nhận hoặc người gửi hàng, có khoảng trống để ghi họ tên, số điện thoại và địa chỉ.
- Bảng ghi thông tin hàng hóa với phiếu xuất nhập kho gồm tên hàng, đơn vị tính, số lượng; với phiếu thu chi là khoảng trống ghi số tiền bằng số và bằng chữ.
- Khoảng trống ghi lý do thu, chi hoặc xuất, nhập.
- Chỗ ký nhận của người thu và người chi, người xuất và người nhập hàng. Với đơn hàng giá trị lớn, cần chừa thêm chỗ ký, đóng dấu của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo để xác nhận.
Một số lưu ý khi hoàn thiện mẫu phiếu. Phiếu hai liên và ba liên có thiết kế giống nhau, chỉ khác ký hiệu thứ tự liên và nơi nhận từng liên; chẳng hạn liên thứ nhất kế toán giữ, liên thứ hai giao cho khách hàng. Khi phiếu có nhiều liên, nên chọn màu giấy khác nhau cho từng liên để tránh nhầm khi xé phiếu giao cho khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển. Với phiếu có giá trị cao, cần thêm các ký hiệu riêng, chẳng hạn mã số, ký hiệu riêng hoặc dấu của đơn vị, làm cơ sở xác minh khi có tranh chấp.
Tiêu chí đánh giá một mẫu thiết kế phiếu thu chi, xuất nhập kho đạt yêu cầu
Phiếu là chứng từ ghi nhận giao dịch tiền và hàng hóa, nên thiết kế cần ưu tiên tính rõ ràng và nhất quán hơn tính trang trí. Có thể dùng ba tiêu chí sau để đánh giá một mẫu phiếu:
- Bố cục đơn giản, màu sắc trang nhã và thống nhất, mỗi liên chỉ dùng một gam màu để người dùng nhận biết liên nhanh.
- Phông chữ thuộc nhóm chữ đứng, dễ đọc khi in nhỏ và khi viết chồng lên các đường kẻ.
- Tên phiếu in đậm với cỡ chữ lớn, các thông tin còn lại dùng cùng cỡ chữ và màu chữ, không dùng nhiều phông chữ khác nhau trên một tờ phiếu.
Bên cạnh đó, các ô điền cần đủ rộng cho người viết tay, khoảng cách dòng đủ lớn để tránh chữ chồng sang dòng khác. Phiếu cần được thử điền thật bằng bút bi trước khi chốt, nhất là với phiếu nhiều liên in trên giấy tự nhân bản, vì lực viết ảnh hưởng đến độ rõ của bản sao.
Chọn giấy in phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho
Với phiếu từ hai liên trở lên, giải pháp phổ biến hiện nay là dùng giấy tự nhân bản (carbonless) thay cho giấy than. Mặt sau của tờ trên được phủ lớp hóa chất nhạy với áp lực, mặt trước của tờ dưới có lớp phản ứng; khi viết lên liên đầu, áp lực bút làm nội dung hiện sang các liên bên dưới mà không cần giấy than rời. Cách làm này giúp bản sao sạch, rõ, không bị lem như giấy than và tiết kiệm thời gian ghi chép. Mỗi liên thường dùng một màu giấy khác nhau để phân biệt. Loại giấy tự nhân bản cụ thể và định lượng phù hợp với số liên sẽ được xác nhận khi báo giá.
Với phiếu một liên, không cần nhân bản nên có thể dùng giấy Ford, loại giấy có độ trắng và độ nhám vừa phải, dễ viết bằng bút bi hoặc bút mực. Đây là lựa chọn phù hợp để tối ưu chi phí cho phiếu in số lượng lớn.
Công nghệ in và gia công phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho
Phiếu thu chi, xuất nhập kho thường được in bằng công nghệ offset kết hợp chức năng đánh số nhảy. Mực in lên đều, nét chữ và đường kẻ sắc nét theo file thiết kế, còn số nhảy cho phép đánh số phiếu tăng dần theo thứ tự trên toàn bộ cuốn, giúp doanh nghiệp quản lý số lượng phiếu đã dùng, dễ phát hiện phiếu bị mất hoặc bị xé bỏ. Khả năng đánh số nhảy theo quy cách của từng đơn được xác nhận khi báo giá.
Về gia công, ngoài cắt xén thông thường, có thể bế đường xé dạng răng cưa để xé phiếu thẳng, gọn, không rách mép. Sau đó các tờ được đóng thành cuốn, bằng cách dán keo gáy hoặc dập ghim, kèm bìa đóng để lưu trữ và bảo quản gọn gàng. Với các phiếu cần sử dụng lâu dài, nên chọn bìa dày hơn để bảo vệ phiếu trong quá trình mang theo và ghi chép.
Ba hình ảnh dưới đây là một số sản phẩm in ấn tại xưởng để tham khảo cách hoàn thiện:
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho
Để xưởng báo giá và tư vấn phương án phù hợp, đơn vị đặt in nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Loại phiếu (thu, chi, xuất kho, nhập kho) và số liên mỗi phiếu.
- Khổ phiếu thành phẩm và số phiếu trong mỗi cuốn.
- Tổng số cuốn cần in.
- Yêu cầu đánh số nhảy: ký hiệu, số bắt đầu và số kết thúc của từng cuốn.
- Loại giấy và màu giấy từng liên.
- Yêu cầu gia công: đột răng cưa, đóng keo gáy hay dập ghim, loại bìa.
- File thiết kế định dạng PDF hoặc file đã chốt nội dung, thông tin đơn vị để xưởng hỗ trợ dàn trang.
Các ấn phẩm biểu mẫu thuộc nhóm ấn phẩm phục vụ vận hành của doanh nghiệp. Đơn vị đặt in có thể tham khảo thêm dịch vụ in biểu mẫu, phiếu và hóa đơn, nhóm ấn phẩm văn phòng và in sổ theo yêu cầu để đồng bộ nhận diện các chứng từ giấy. Với người lần đầu tìm xưởng in, bài cách chọn nhà cung cấp dịch vụ in ấn nêu các tiêu chí cần cân nhắc. Hai bài hướng dẫn khác cùng chủ đề thiết kế ấn phẩm là hướng dẫn thiết kế và in card visit và hướng dẫn thiết kế và in menu, thực đơn.
Câu hỏi thường gặp khi in phiếu thu, chi, xuất kho, nhập kho
Phiếu nhiều liên nên chọn giấy tự nhân bản hay giấy than?
Giấy tự nhân bản cho bản sao sạch, không lem và không cần thêm giấy than rời, nên được nhiều doanh nghiệp lựa chọn với phiếu từ hai liên trở lên. Giấy than có thể dùng khi cần giải pháp đơn giản, nhưng bản sao dễ lem và cần thao tác đặt giấy than đúng vị trí khi viết.
Số nhảy trên phiếu dùng để làm gì?
Số nhảy là số thứ tự tăng dần in trên từng phiếu trong cuốn. Nhờ số này doanh nghiệp quản lý được số phiếu đã sử dụng, kiểm soát phiếu bị mất hoặc bị hủy và đối chiếu chứng từ giữa các bộ phận thuận lợi hơn.
Có thể in phiếu theo mẫu của đơn vị không?
Có thể. Đơn vị đặt in cung cấp mẫu hoặc nội dung cần có, In An Anh dàn trang theo phạm vi đã thỏa thuận và gửi bản thử để duyệt trước khi in số lượng lớn. Các trường thông tin bắt buộc theo quy định kế toán cần do bộ phận kế toán của đơn vị xác nhận.
Đơn vị đặt in có thể gửi quy cách phiếu (khổ, số liên, số lượng, loại giấy, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để được tư vấn và báo giá. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy. Xưởng In An Anh tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT.