Giấy biên nhận là chứng từ nội bộ hoặc giao dịch dùng để xác nhận một bên đã nhận tiền, hàng hóa, hồ sơ hoặc tài sản từ bên còn lại. Doanh nghiệp, cửa hàng và đơn vị dịch vụ thường đặt in giấy biên nhận theo mẫu riêng để thống nhất cách ghi chép, có tên và logo thương hiệu, và thuận tiện cho kế toán đối chiếu. Bài viết trình bày các nội dung cần cân nhắc khi in giấy biên nhận: nội dung trên mẫu, khổ giấy và số liên, chất liệu, phương pháp in, gia công đóng quyển, cách đặt in từ xa và thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá.
Giấy biên nhận dùng trong những trường hợp nào
Giấy biên nhận xuất hiện trong nhiều tình huống: nhận tiền đặt cọc, nhận tiền thanh toán từng đợt, nhận hàng hóa hoặc mẫu sản phẩm, nhận hồ sơ, giấy tờ từ khách hàng hoặc đối tác. Mỗi tình huống đòi hỏi nội dung mẫu khác nhau, nên đơn vị đặt in thường chuẩn bị riêng một mẫu cho từng loại nghiệp vụ.
Cần phân biệt giấy biên nhận với hóa đơn và phiếu thu. Hóa đơn là chứng từ bán hàng theo quy định về thuế, phiếu thu và phiếu chi là chứng từ kế toán của doanh nghiệp, còn giấy biên nhận chủ yếu xác nhận việc giao nhận giữa hai bên. Việc dùng loại chứng từ nào trong từng trường hợp cần được đối chiếu với quy định hiện hành và hướng dẫn của bộ phận kế toán. Đối với các mẫu chứng từ khác, doanh nghiệp có thể tham khảo bài in quyển phiếu thu, phiếu chi và trang in hóa đơn.
Nội dung cần có trên mẫu giấy biên nhận
Mẫu biên nhận cần đủ thông tin để người cầm giấy chứng minh được việc giao nhận đã diễn ra. Danh sách thông tin thường có:
- Tên, logo, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đơn vị phát hành.
- Tiêu đề “Giấy biên nhận” kèm số quyển và số thứ tự để dễ tra cứu.
- Ngày, tháng, năm lập biên nhận.
- Thông tin bên giao và bên nhận: họ tên, đơn vị, số điện thoại.
- Nội dung giao nhận: số tiền bằng số và bằng chữ nếu là tiền, danh mục và số lượng nếu là hàng hóa hoặc hồ sơ.
- Lý do hoặc nội dung liên quan, ví dụ đặt cọc cho đơn hàng nào, thanh toán đợt mấy.
- Chữ ký của hai bên và dấu của đơn vị khi cần.
Thứ tự các mục nên đi từ thông tin chung đến chi tiết, để người điền biên nhận không bỏ sót mục nào. Khoảng trống điền thông tin cần đủ rộng cho chữ viết tay; dòng kẻ và ô vuông nên đặt đều nhau để bản điền trông gọn gàng.
Khổ giấy, số liên và cách đóng quyển
Khổ biên nhận phổ biến là A5 hoặc nửa khổ A5 để vừa tay cầm và dễ lưu trữ; một số đơn vị chọn khổ A4 khi nội dung giao nhận dài. Khổ nên được chọn cùng lúc với nội dung mẫu, để số dòng và khoảng trống ghi vừa vặn khi in.
Số liên cũng là một quyết định quan trọng. Biên nhận một liên phù hợp với trường hợp chỉ cần lưu một bản. Biên nhận hai hoặc ba liên cho phép bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản và bộ phận kế toán lưu một bản. Các liên thường được phân biệt bằng màu giấy hoặc dòng chữ ở chân trang. Với giấy nhiều liên có khả năng sao chép nét viết, người ta thường dùng giấy không cần than (carbonless); khả năng cung cấp loại giấy này và quy cách cụ thể cần được xác nhận khi báo giá.
Sau khi in, các tờ được cắt đúng kích thước và đóng thành quyển. Kiểu đóng thường gặp là keo gáy: mép trên hoặc mép trái của xấp giấy được phết keo để tờ có thể xé ra dễ dàng, chắc chắn khi dùng. Nếu cần đánh số thứ tự cho từng tờ hoặc yêu cầu đặc biệt khác như rãnh xé hoặc đục lỗ, nên trao đổi trước để xác nhận phương án khi báo giá. Khách hàng có thể tham khảo mẫu quyển order dùng trong dịch vụ ăn uống trong bài in quyển order nhà hàng, quán cà phê, cũng là dạng quyển nhiều tờ đóng keo gáy.
Chọn giấy in giấy biên nhận
Giấy biên nhận thường được viết tay bằng bút bi, bút mực hoặc bút gel, nên giấy cần bề mặt mịn vừa phải để mực bám tốt và không lem. Giấy Ford là lựa chọn quen thuộc cho ấn phẩm biểu mẫu một liên, định lượng phổ biến khoảng 58 đến 70 gsm tùy độ dày mong muốn; giấy có định lượng thấp tiết kiệm chi phí, giấy dày hơn tạo cảm giác chắc tay và hạn chế lộ nét chữ mặt sau.
Với biên nhận nhiều liên, màu của từng liên giúp nhận biết nhanh bản nào thuộc bên nào. Cần cân nhắc độ rõ nét ở liên cuối: nếu sao chép bằng giấy không cần than, nét ở liên dưới thường nhạt hơn liên trên, nên khi viết cần ấn đủ lực. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng cầm thử và viết thử trước khi chọn.
Chọn phương pháp in cho giấy biên nhận
In kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít hoặc khi cần in nhiều mẫu khác nhau, mỗi mẫu một lượng nhỏ. Nội dung mẫu có thể được điều chỉnh giữa các lần in mà không phải làm bản mới, nên thuận tiện cho đơn vị thường xuyên cập nhật thông tin như số điện thoại hoặc địa chỉ. In offset phù hợp khi số lượng lớn và nội dung ổn định, vì chi phí trên mỗi quyển giảm khi số lượng tăng, và màu sắc đồng đều giữa các lần in.
Biên nhận thường in một màu (đen hoặc xanh) hoặc hai màu để nhấn logo và tiêu đề. Việc giảm số màu giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn giữ được tính rõ ràng của chứng từ. Với đơn hàng có logo nhiều màu, nên yêu cầu bản in thử để kiểm tra màu logo trước khi in toàn bộ.
Đặt in giấy biên nhận từ xa trên toàn quốc
Khách hàng ở xa vẫn có thể đặt in giấy biên nhận mà không cần đến xưởng. Quy trình thường gồm các bước: gửi quy cách và file mẫu qua Zalo hoặc email baogiainananh@gmail.com, xưởng kiểm tra file và phản hồi phương án, khách hàng duyệt bản in thử hoặc bản thiết kế, sau đó xưởng sản xuất, đóng quyển và giao hàng toàn quốc. Xưởng có xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng cần chứng từ.
Khi gửi file, nên kèm ghi chú về số liên, số quyển, màu từng liên, vị trí đánh số và các yêu cầu về gia công. Việc cung cấp đủ thông tin ngay từ đầu giúp giảm số lần trao đổi và tránh sai sót khi sản xuất. Danh mục các ấn phẩm văn phòng khác có thể xem tại trang ấn phẩm văn phòng và in biểu mẫu hóa đơn.
Lỗi thường gặp khi thiết kế và in giấy biên nhận
- Khoảng trống điền thông tin quá nhỏ khiến chữ viết tay chồng lấn.
- Thiếu mục số quyển, số thứ tự hoặc ngày lập, gây khó khi tra cứu và đối chiếu.
- Không phân biệt rõ các liên, dẫn đến lưu nhầm bản.
- Chọn giấy quá mỏng khiến mực bút thấm sang mặt sau hoặc nét chữ lộ qua trang.
- Chữ và dòng kẻ in quá nhạt, bản photo hoặc quét ra không rõ.
- Không kiểm tra lại thông tin liên hệ, mã số thuế và logo trước khi duyệt in.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in giấy biên nhận
Để xưởng báo giá và tư vấn phương án phù hợp, đơn vị đặt in nên cung cấp: khổ giấy thành phẩm, số liên và màu từng liên, số tờ mỗi quyển, số quyển cần in, loại giấy, màu in, yêu cầu đánh số hoặc các gia công đặc biệt nếu có, và file mẫu hoặc nội dung cần dàn trang. Nếu chưa có mẫu, khách hàng gửi nội dung cần ghi trên biên nhận và logo; In An Anh thống nhất bố cục, thiết kế hoặc dàn trang theo phạm vi đã trao đổi, rồi chuẩn bị file để in.
Hỏi đáp về in giấy biên nhận
Giấy biên nhận nên in mấy liên?
Số liên phụ thuộc vào số bên cần lưu bản. Hai liên phù hợp với giao dịch giữa hai bên; ba liên phù hợp khi có thêm bộ phận kế toán lưu bản. Khi chọn số liên, đơn vị đặt in nên xác định ai sẽ giữ bản nào và dùng màu giấy hoặc chữ chân trang để phân biệt.
In số lượng ít giấy biên nhận có được không?
In kỹ thuật số thường phù hợp với số lượng ít. Số lượng tối thiểu và chi phí cụ thể phụ thuộc vào khổ, số liên và giấy, nên cần được xác nhận khi báo giá.
Có thể đặt in giấy biên nhận khi ở tỉnh khác không?
Khách hàng có thể gửi quy cách và file qua Zalo hoặc email, duyệt bản in thử, và nhận hàng qua dịch vụ giao hàng toàn quốc. Xưởng xuất hóa đơn VAT khi khách hàng yêu cầu.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc hotline 0934 510 662 để In An Anh tư vấn và báo giá. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy. Xưởng tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội. Các thông tin tổng hợp khác có tại trang chủ innhanmac.com.