Kẹp file, còn gọi là folder hoặc bìa đựng hồ sơ, là ấn phẩm văn phòng dùng để đựng hồ sơ năng lực, báo giá, hợp đồng và tài liệu giới thiệu khi làm việc với đối tác. Khi chọn mẫu in kẹp file, doanh nghiệp cần cân nhắc đồng thời ba nội dung: kích thước phù hợp khổ tài liệu bên trong, chất liệu và gia công đủ bền cho việc sử dụng nhiều lần, và bố cục bìa thể hiện đúng nhận diện thương hiệu.
Bài viết tổng hợp các nhóm mẫu thường gặp, những thông số kỹ thuật cần quan tâm và danh sách thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in folder tại xưởng.
Các nhóm mẫu in kẹp file, in folder thường gặp ở doanh nghiệp
Mẫu kẹp file phục vụ nhiều ngành khác nhau và mỗi ngành có cách trình bày riêng. Các mẫu tham khảo trên trang gồm kẹp tài liệu phối màu xanh dành cho đơn vị kinh doanh máy móc công nghiệp, kẹp file của tổ chức phi chính phủ hoạt động về quyền trẻ em, kẹp file cho công ty công nghệ và cho đơn vị kinh doanh thiết bị số. Cách phối màu, mức độ tiết chế hình ảnh và kiểu chữ ở từng mẫu đều phản ánh đặc thù của lĩnh vực hoạt động.
- Folder hồ sơ năng lực: dùng khi gửi tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, thường có khe đựng danh thiếp và bìa hoàn thiện kỹ.
- Folder báo giá và hợp đồng: dùng thường xuyên trong bộ phận kinh doanh, ưu tiên độ bền của bìa và tính nhất quán với bộ văn phòng phẩm.
- Folder cho hội nghị, hội thảo, khóa đào tạo: số lượng lớn, nội dung bìa gắn với tên chương trình.
- Folder đựng hồ sơ cho trường học, cơ sở y tế và tổ chức: thiên về công năng, bố cục bìa đơn giản.
Kích thước kẹp file và cấu tạo bìa đựng hồ sơ
Kích thước kẹp file được xác định từ khổ tài liệu bên trong. Với tài liệu A4 (21 x 29,7 cm), thành phẩm thường lớn hơn khổ giấy từ vài milimét đến khoảng một centimet để tài liệu ra vào không bị kẹt mép. Khách hàng nên đo bộ hồ sơ thực tế, kể cả khi có tài liệu đóng ghim hoặc đóng quyển, rồi trao đổi với xưởng để chọn kích thước thành phẩm.
Một chiếc folder thông dụng gồm bìa trước, bìa sau, gáy và hai cánh gấp (tai) ở phía trong. Chiều cao của tai, chiều rộng gáy và vị trí khe đựng danh thiếp đều được thể hiện trên khuôn bế, nên cần chốt trước khi chế bản.
Chất liệu giấy và gia công cho bìa folder
Bìa folder cần có độ cứng để giữ form khi đựng hồ sơ, do đó thường dùng giấy có định lượng cao như couche hoặc ivory. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem và cầm thử trước khi chọn. Giấy couche cho bề mặt phẳng, màu in tươi; giấy ivory có mặt giấy mịn, phù hợp khi muốn bìa có cảm giác dày dặn.
- Cán màng mờ hoặc bóng: bảo vệ bề mặt bìa khỏi trầy xước và ẩm khi sử dụng thường xuyên.
- Ép kim: dùng cho logo hoặc tên đơn vị khi cần điểm nhấn trên nền bìa tối màu.
- Phủ UV một phần: làm nổi bật hình ảnh hoặc chữ trên nền cán màng mờ.
- Bế: cắt theo khuôn để tạo hình bìa, tai gấp và khe đựng danh thiếp.
Cán màng, ép kim, UV và bế đều được thực hiện tại xưởng, vì vậy các thông số gia công được thống nhất trực tiếp với bộ phận sản xuất. Định lượng giấy cụ thể phù hợp từng thiết kế được xác nhận khi báo giá.
Nội dung và bố cục trên bìa folder
Bìa trước thường chỉ gồm logo, tên đơn vị và một hình ảnh hoặc mảng màu chủ đạo, các thông tin liên hệ được đặt ở bìa sau hoặc mặt trong. Cách bố trí này giúp bìa gọn và dễ đồng bộ với danh thiếp, tiêu đề thư, phong bì. Khi có nhiều tài liệu cùng chủ đề, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ in catalogue để thống nhất ngôn ngữ thiết kế giữa folder và tài liệu bên trong.
Màu bìa nên theo bộ nhận diện hiện có của doanh nghiệp, và màu logo cần được đối chiếu bằng bản in thử trước khi sản xuất số lượng lớn.
In folder số lượng ít và in kẹp file số lượng ít
Nhiều đơn vị chỉ cần một lô nhỏ cho một đợt gặp đối tác hoặc một dự án. Với số lượng ít, phương án in kỹ thuật số thường được cân nhắc vì không phải làm bản in offset, còn khi số lượng tăng lên, in offset giúp chi phí trên mỗi sản phẩm hợp lý hơn. Chi phí khuôn bế là khoản cố định, nên với lô nhỏ cần xem xét kích thước và kiểu bế có sẵn để hạn chế phát sinh. Số lượng tối thiểu và đơn giá được xác nhận khi báo giá theo quy cách cụ thể.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in folder
Để báo giá sát với yêu cầu, khách hàng nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Khổ tài liệu bên trong và số lượng tài liệu dự kiến đựng.
- Số lượng folder cần in và có chia nhiều mẫu bìa hay không.
- Loại giấy mong muốn, hoặc nhu cầu sử dụng để xưởng tư vấn.
- Các gia công cần có: cán màng, ép kim, UV, bế, khe đựng danh thiếp.
- File thiết kế hoặc logo; nếu chưa có, xưởng nhận dàn trang từ nội dung khách hàng cung cấp.
- Địa chỉ nhận hàng và nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
Với các đơn hàng đồng bộ nhiều ấn phẩm, khách hàng có thể kết hợp thêm in card visit để bộ hồ sơ giao cho đối tác có chung một bộ nhận diện.
Câu hỏi thường gặp về in kẹp file, in folder
Kẹp file và folder có phải là một loại sản phẩm không?
Trong thực tế đặt in, hai tên gọi này thường chỉ cùng một loại bìa đựng hồ sơ gồm hai cánh gấp. Khi gửi yêu cầu, khách hàng nên mô tả kích thước, số tai gấp và có khe danh thiếp hay không để xưởng hiểu đúng sản phẩm.
Có cần chuẩn bị sẵn file thiết kế không?
Khách hàng có thể gửi file đã hoàn chỉnh để xưởng kiểm tra kỹ thuật, hoặc gửi logo và nội dung để xưởng dàn trang theo phạm vi đã thỏa thuận. Xưởng không viết nội dung thay khách hàng.
Folder có được xuất hóa đơn VAT và giao đi tỉnh không?
Có. Xưởng xuất hóa đơn VAT khi khách hàng cung cấp thông tin công ty và giao hàng toàn quốc qua đơn vị vận chuyển phù hợp với địa điểm nhận. Thời gian sản xuất và giao hàng được thỏa thuận theo số lượng và quy cách.
Khách hàng gửi quy cách, kích thước tài liệu và số lượng qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline cùng số này để nhận tư vấn và báo giá miễn phí. Thời gian làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.