Một tấm thiệp mời đạt yêu cầu là kết quả của sáu việc cần quyết định đúng thứ tự: thời điểm đặt in, số lượng, ngân sách, mẫu thiệp, nội dung và đơn vị in. Phần lớn sự cố khi in thiệp, như thiếu thiệp, chậm tiến độ hoặc in sai thông tin, đều xuất phát từ việc chuẩn bị chưa đầy đủ ở một trong các bước này. Bài viết trình bày từng lưu ý khi đặt in thiệp mời cưới, thiệp thôi nôi, thiệp khai trương, thiệp sinh nhật và thiệp mời sự kiện của doanh nghiệp, kèm danh sách thông tin cần cung cấp để nhận báo giá.
Chọn thời điểm đặt in thiệp mời
Những sự kiện lớn như đám cưới, lễ thôi nôi, mừng thọ, khai trương thường được lên kế hoạch từ sớm. Thời điểm hợp lý để bắt đầu làm thiệp là khoảng một đến hai tháng trước ngày tổ chức. Khoảng thời gian này đủ để chọn ý tưởng, chỉnh sửa thiết kế nhiều lần, duyệt bản in thử và để xưởng chuẩn bị giấy, mực cũng như lịch sản xuất.
Thiệp thường cần được gửi đến khách mời trước sự kiện khoảng hai đến ba tuần, để người nhận có thời gian sắp xếp. Do vậy gia chủ nên tính ngược từ ngày phát thiệp để xác định ngày chốt file, ngày duyệt mẫu và ngày nhận hàng. Việc ấn định các mốc này từ đầu cũng giúp có thời gian xử lý nếu phát sinh lỗi, chẳng hạn phải in lại một phần hoặc sửa thông tin.
Trong các dịp cao điểm như mùa cưới cuối năm, lịch sản xuất của các xưởng thường dày hơn. Khi đặt thiệp gấp rút, khoảng thời gian cho thiết kế và duyệt mẫu bị rút ngắn, đồng thời việc ưu tiên tiến độ có thể làm tăng chi phí gia công. Vì vậy nên hạn chế đặt in sát ngày, và trao đổi sớm với xưởng về thời hạn mong muốn để nhận được phương án phù hợp.
Dự trù số lượng thiệp mời cần in
Số lượng thiệp được tính từ danh sách khách mời. Khi lập danh sách, nên tách theo đơn vị gửi: mỗi gia đình hoặc mỗi cặp đi cùng nhau chỉ cần một thiệp, từ đó ước lượng số thiệp thực tế thay vì đếm theo đầu người. Với thiệp mời của doanh nghiệp, cần tính riêng số thiệp gửi đối tác, khách hàng và nội bộ.
Nên in dư một lượng thiệp dự phòng. Thiệp dự phòng dùng cho khách mời phát sinh, cho trường hợp viết nhầm tên hoặc thiệp bị hỏng khi ghi. Lượng dự phòng cụ thể do gia chủ cân nhắc theo quy mô sự kiện; khi số lượng nhỏ, in thêm một vài chục thiệp thường không làm đơn giá thay đổi nhiều nhưng tránh được việc phải in bổ sung từng lượt nhỏ sau đó.
Số lượng cũng quyết định phương án in. Đơn số lượng ít, nhiều mẫu thường phù hợp in kỹ thuật số; đơn số lượng lớn thường được cân nhắc in offset để đơn giá ổn định hơn. Xưởng sẽ đề xuất phương án sau khi biết số lượng và quy cách.
Cân đối ngân sách khi in thiệp mời
Chi phí in thiệp phụ thuộc vào kích thước, loại giấy, số màu in, gia công và số lượng. Thiệp thiết kế cầu kỳ, giấy dày hoặc giấy mỹ thuật, có ép kim hay phủ UV sẽ có chi phí cao hơn thiệp in đơn giản trên giấy couche hoặc Ivory. Gia chủ nên xác định mức ngân sách dành cho thiệp trong tổng chi phí của sự kiện, rồi chọn phương án tương ứng.
Một số yếu tố giúp kiểm soát chi phí mà vẫn giữ được hình thức:
- Chọn kích thước thiệp phổ biến để tận dụng khổ giấy in, tránh khổ lạ làm hao giấy.
- Chọn một đến hai điểm nhấn gia công, ví dụ ép kim tên cô dâu chú rể hoặc logo doanh nghiệp, thay vì áp dụng nhiều kỹ thuật cùng lúc.
- Chọn loại giấy theo mức độ trang trọng của sự kiện: giấy couche định lượng vừa cho thiệp thông thường, giấy mỹ thuật hoặc giấy dày cho thiệp cao cấp.
- Thống nhất số lượng sớm, vì đơn giá mỗi thiệp thường giảm khi số lượng tăng.
Về chất liệu, có thể tham khảo bài các loại vật liệu in ấn thông dụng và bài tìm hiểu chất liệu giấy couche, vì couche là loại giấy được dùng nhiều cho thiệp in nhiều màu.
Chọn mẫu thiệp mời phù hợp từng loại sự kiện
Mỗi sự kiện có tinh thần riêng, và thiệp nên thể hiện được điều đó qua màu sắc, hình ảnh và phông chữ.
- Thiệp cưới: màu sắc thường trang nhã, thiên về đỏ, hồng, tím hoặc các gam trung tính, kèm hình ảnh cô dâu chú rể hoặc họa tiết tượng trưng. Chữ in thường là kiểu chữ cách điệu, có thể ép kim hoặc phủ UV để nổi bật tên hai họ và thông tin buổi lễ.
- Thiệp thôi nôi, đầy tháng: màu tươi sáng, hình ảnh vui nhộn và khoảnh khắc của bé, phông chữ mềm.
- Thiệp mừng thọ: màu trầm, bố cục chỉn chu, phông chữ trang trọng.
- Thiệp khai trương, hội nghị, sự kiện doanh nghiệp: thiết kế theo bộ nhận diện thương hiệu, nêu rõ chương trình, thời gian và địa điểm.
Về kích thước, các khổ thành phẩm thường gặp là 10 x 20 cm, 15 x 15 cm, 15 x 21 cm và 20 x 20 cm; thiệp gấp đôi có khổ trải lớn hơn tương ứng. Khổ A4, A5, A6 cũng được dùng khi cần thiệp lớn hơn. Khi chọn kích thước, cần chú ý phong bì đi kèm có vừa thiệp hay không. Bảng kích thước chi tiết có trong bài kích thước giấy A4 và các thông tin cần biết. Đối với thiệp cưới theo yêu cầu, trang in thiệp cưới trình bày thêm các phương án giấy và gia công. Phong bì đi kèm có thể đặt in đồng bộ, tham khảo trang in phong bì thư.
Kiểm tra nội dung thiệp mời trước khi in
Nội dung là phần quan trọng nhất của thiệp, vì thiệp có thể rất đẹp nhưng sai thông tin thì không thể sử dụng. Trước khi chốt file, người chịu trách nhiệm nên rà soát từng mục theo danh sách sau:
- Thời gian: ngày, giờ, thứ, và nếu cần cả ngày âm lịch.
- Địa điểm: tên nơi tổ chức, địa chỉ đầy đủ, tầng hoặc sảnh.
- Tên người, tên đơn vị mời và tên người được mời, đúng chính tả, đúng thứ tự.
- Thông tin liên hệ để khách mời xác nhận.
- Lưu ý dành cho khách mời, như trang phục, chỗ đỗ xe hoặc chương trình.
Mặt sau của thiệp có thể in sơ đồ chỉ đường đến địa điểm tổ chức, thuận tiện cho khách ở xa hoặc chưa quen đường. Khi gửi file, nên kèm văn bản nội dung ở dạng chữ để xưởng đối chiếu, thay vì chỉ gửi ảnh chụp. Sau khi dàn trang, bản thiết kế số và bản in thử cần được người có thẩm quyền xem lại kỹ trước khi sản xuất đồng loạt, vì sau khi in số lượng, việc sửa nội dung đồng nghĩa với in lại.
Thiệp thường kèm phong bì và đôi khi là thẻ phụ như thẻ bàn hoặc thẻ quà. Việc thống nhất phong cách, màu sắc cho cả bộ ngay từ đầu giúp thành phẩm đồng nhất.
Chọn đơn vị in thiệp mời
Thị trường có nhiều cơ sở in thiệp, và việc lựa chọn nên dựa trên các tiêu chí kiểm chứng được thay vì chỉ so giá. Có thể cân nhắc: đơn vị có xưởng sản xuất và địa chỉ rõ ràng để đến xem mẫu; có mẫu giấy thật cho khách xem và so cảm quan; có bản in thử để duyệt trước khi in số lượng; báo giá ghi rõ các hạng mục (giấy, in, gia công, thiết kế, giao hàng, VAT); và có đầu mối trao đổi khi phát sinh sự cố. Bài chọn nơi in thiệp mời trình bày thêm cách đối chiếu các tiêu chí này.
In An Anh là xưởng in tại Tân Triều, Hà Nội, thực hiện in offset và in kỹ thuật số, cán màng, ép kim, UV và bế tại xưởng. Xưởng có mẫu giấy thật để khách xem trước khi chọn, có bản in thử duyệt màu, đáp ứng in thiệp cưới, thiệp sinh nhật, thiệp mời họp, thiệp tân gia, thiệp mừng thọ và các loại thiệp sự kiện khác; giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu. Chi tiết dịch vụ cho khách hàng sự kiện có trong trang in ấn quà tặng sự kiện.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in thiệp mời
Để nhận báo giá sát với nhu cầu, khách hàng nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Loại thiệp và sự kiện (cưới, thôi nôi, khai trương, hội nghị…).
- Số lượng thiệp, bao gồm lượng dự phòng.
- Kích thước thành phẩm hoặc hình ảnh thiệp tham khảo; thiệp một tờ hay thiệp gấp.
- Loại giấy mong muốn; nếu chưa chọn có thể xem mẫu giấy thật tại xưởng.
- Gia công: cán màng, ép kim, phủ UV, bế hình.
- Phong bì đi kèm và thẻ phụ nếu có.
- File thiết kế hoặc nhu cầu hỗ trợ dàn trang từ nội dung và hình ảnh khách cung cấp.
- Thời hạn nhận hàng mong muốn và địa điểm giao.
Hỏi đáp về in thiệp mời
Nên đặt in thiệp mời trước sự kiện bao lâu?
Nên bắt đầu làm thiệp trước sự kiện khoảng một đến hai tháng để có thời gian thiết kế, duyệt bản in thử và nhận hàng trước khi phát thiệp từ hai đến ba tuần. Thời gian sản xuất cụ thể được thống nhất khi báo giá, tùy số lượng và gia công.
Có nên in dư thiệp không?
Nên in dư một lượng nhỏ để dự phòng cho khách phát sinh hoặc thiệp bị sai khi ghi tên. Lượng dư cụ thể do gia chủ quyết định theo quy mô sự kiện.
Cần kiểm tra những gì trên thiệp trước khi in?
Cần kiểm tra ngày giờ, địa điểm, tên người mời và người được mời, thông tin liên hệ, chính tả và lưu ý cho khách mời, sau đó duyệt bản in thử trước khi in số lượng.
Khách hàng cần in thiệp mời có thể gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file thiết kế) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để nhận tư vấn và báo giá miễn phí. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội.