Biểu mẫu là một trong những ấn phẩm đầu tiên khách hàng cầm trên tay khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, vì vậy cách in biểu mẫu ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của cửa hàng và doanh nghiệp. Một biểu mẫu có bố cục rõ ràng, logo đặt đúng vị trí, giấy và màu in phù hợp mục đích sử dụng sẽ giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu, đồng thời giúp bộ phận quản lý ghi chép và đối chiếu thông tin thuận lợi hơn. Bài viết tổng hợp những lưu ý khi in biểu mẫu: chọn loại giấy, thiết kế nội dung, tối ưu chi phí và thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá. Nội dung cùng chủ đề có tại các bài về kiến thức in ấn của website.
Biểu mẫu là gì và gồm những loại nào
Biểu mẫu là ấn phẩm được in sẵn các đề mục cố định và chừa khoảng trống để người sử dụng điền thông tin. Đây là nhóm ấn phẩm rất rộng, từ hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu bảo hành đến phiếu đăng ký thông tin khách hàng, đơn xin nghỉ phép hay mẫu hồ sơ nội bộ.
Trên thị trường có nhiều mẫu biểu bán sẵn, dùng được ngay cho nhu cầu ghi chép đơn giản. Tuy vậy, cửa hàng và doanh nghiệp muốn tạo sự tin cậy với khách hàng thường đặt in biểu mẫu riêng, mang logo, tên thương hiệu, thông tin liên hệ và bố cục phù hợp với cách vận hành của đơn vị. Các cơ sở bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê là nhóm sử dụng biểu mẫu thường xuyên và nhiều nhất, trong đó quyển order, hóa đơn bán lẻ và phiếu thu chi là những loại phổ biến. Với nhóm nhà hàng, bài về in menu nhựa cho quán ăn, nhà hàng giới thiệu thêm các ấn phẩm khách hàng nhìn thấy trực tiếp tại bàn.
Lợi ích của việc in biểu mẫu chuyên nghiệp
Biểu mẫu là một phần của bộ nhận diện thương hiệu. Khi khách hàng nhận một hóa đơn hay phiếu giao hàng có logo, màu sắc và thông tin trình bày nhất quán với cửa hàng, họ có cơ sở để đánh giá mức độ nghiêm túc của đơn vị bán hàng. Sự nhất quán này góp phần củng cố niềm tin và khuyến khích khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ lâu dài.
Với công tác quản lý nội bộ, biểu mẫu chuẩn hóa giúp thông tin được ghi theo cùng một cấu trúc, thuận tiện cho việc đối chiếu giữa bán hàng, kho và kế toán. Thông tin liên hệ, website hoặc mã QR in trên biểu mẫu còn giúp khách hàng tìm lại cửa hàng khi cần mua tiếp, nên biểu mẫu đồng thời đóng vai trò một kênh truyền thông nhẹ nhàng mà không cần thêm chi phí phát hành riêng. Các cửa hàng bán lẻ cũng thường kết hợp biểu mẫu với tem dán sản phẩm, ví dụ trang tem bảo hành tăng niềm tin khách hàng nêu cách một chi tiết nhỏ trên sản phẩm tác động đến cảm nhận về thương hiệu.
Lưu ý khi chọn giấy cho biểu mẫu
Việc đầu tiên khi in biểu mẫu là xác định mục đích sử dụng để chọn khổ, chất liệu và số liên phù hợp. Có thể chia biểu mẫu thành hai nhóm: nhóm cần lưu bản sao và nhóm chỉ cần một bản.
- Biểu mẫu nhiều liên như hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu thu chi cần bản sao cho từng bên. Loại giấy thường dùng là giấy nhiều lớp tự nhân bản (carbonless), cho phép nội dung ghi ở tờ trên hiện xuống các tờ dưới mà không cần kê giấy than. Khả năng cung cấp loại giấy này và số liên cụ thể được xác nhận khi báo giá.
- Biểu mẫu một liên như phiếu nhập kho, biên lai thu tiền đơn giản hoặc phiếu đăng ký thông tin thường in trên giấy offset thông thường để tiết kiệm chi phí, miễn là giấy dễ ghi và nét chữ khó phai.
- Biểu mẫu quan trọng như hóa đơn gửi cho đối tác doanh nghiệp cần thiết kế rõ ràng, thông tin nổi bật, chữ đủ lớn để đọc được sau nhiều lần sao chép.
Các màu liên (trắng, xanh, vàng, hồng) thường được dùng để phân biệt bản giữ lại, bản giao khách và bản chuyển bộ phận khác. Cách phân màu càng thống nhất thì việc phân loại chứng từ sau này càng thuận tiện, đặc biệt với cửa hàng có nhiều nhân viên cùng thao tác.
Nội dung hiển thị và bố cục biểu mẫu
Các biểu mẫu có sẵn thường theo cấu trúc phổ biến trong quản lý doanh nghiệp, có thể điều chỉnh theo yêu cầu của từng đơn vị. Nguyên tắc chung là chỉ in những đề mục thật sự cần điền, sắp xếp theo thứ tự người dùng thao tác và dành đủ chỗ trống cho thông tin viết tay. Nếu ô điền quá hẹp, người ghi buộc phải viết nhỏ, dễ gây sai sót khi đọc lại.
Thông tin cố định nên bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế khi cần, tên biểu mẫu và số thứ tự. Với biểu mẫu cần đánh số tăng dần, khả năng đánh số thực hiện trên mẫu in được xác nhận khi báo giá. Tương tự, các chi tiết gia công như rãnh xé hoặc kiểu đóng cuốn cần trao đổi trước để xưởng đề xuất phương án phù hợp với cách sử dụng thực tế.
Bố trí logo và hình ảnh
Hình ảnh trong biểu mẫu chủ yếu là logo hoặc biểu tượng nhận diện thương hiệu. Logo thường đặt ở góc trên của biểu mẫu, hoặc in mờ làm nền nếu thiết kế cho phép. Khi in mờ làm nền, cần giữ độ tương phản đủ để chữ viết tay và chữ in vẫn đọc rõ ở các liên dưới, nơi nội dung thường kém rõ hơn tờ trên cùng.
Màu sắc biểu mẫu
Màu sắc nên lấy theo màu logo của doanh nghiệp. Để giảm chi phí in, có thể chỉ dùng một màu chính trong logo cho toàn bộ biểu mẫu thay vì in nhiều màu, miễn là màu đó vẫn phù hợp mục đích sử dụng và không làm giảm độ rõ của phần nội dung. Với các biểu mẫu cần ghi đè nhiều lớp, màu mực quá nhạt có thể khiến liên dưới khó đọc.
Cách tối ưu chi phí khi in biểu mẫu
Chi phí in biểu mẫu phụ thuộc vào số lượng, số liên, số màu in, khổ giấy và gia công. Một số cách giúp tối ưu chi phí mà vẫn đáp ứng nhu cầu sử dụng:
- Lập kế hoạch dùng dài hạn và in số lượng đủ cho một năm trở lên đối với những biểu mẫu ổn định về nội dung. Khi số lượng tăng, chi phí trên mỗi cuốn thường giảm, nhất là với công nghệ in offset.
- Giữ nội dung biểu mẫu ổn định trước khi in. Thay đổi mẫu giữa chừng khiến phần đã in bị bỏ đi, nên cần rà soát kỹ thông tin và thống nhất với bộ phận kế toán trước khi chốt file.
- Chọn số màu in vừa đủ, ưu tiên in một màu cho biểu mẫu nội bộ ít khi đến tay khách hàng.
- Chọn khổ giấy theo khổ chuẩn để hạn chế hao hụt giấy khi cắt.
Ngoài ra, cần đối chiếu quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ với bộ phận kế toán hoặc cơ quan thuế trước khi đặt in những biểu mẫu có giá trị pháp lý, vì quy định này thay đổi theo từng thời kỳ. Với các biểu mẫu thu chi nội bộ, bài in quyển phiếu thu, phiếu chi trình bày thêm cách chọn quy cách phù hợp. Các đơn vị tổ chức sự kiện, vận tải có thể tham khảo bài in vé xe, vé vào cửa, là nhóm biểu mẫu đặc thù có yêu cầu riêng về đánh số và chất liệu.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in biểu mẫu
Để xưởng đề xuất phương án và báo giá chính xác, đơn vị đặt in nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Loại biểu mẫu cần in và mục đích sử dụng.
- Khổ thành phẩm (A4, A5, A6 hoặc khổ riêng) và số trang trong mỗi cuốn.
- Số liên, màu giấy từng liên và yêu cầu về đánh số.
- Số màu in và file logo ở định dạng vector hoặc ảnh có độ phân giải cao.
- Số lượng cuốn cần in và kế hoạch sử dụng trong năm.
- Kiểu gia công mong muốn: đóng cuốn, bìa, rãnh xé.
- Mẫu biểu cũ đang dùng (nếu có) để xưởng đối chiếu bố cục.
Doanh nghiệp có thể xem thêm các phương án tại trang in biểu mẫu, hóa đơn tại In An Anh. Xưởng thực hiện in offset và in kỹ thuật số, nên có thể đề xuất công nghệ phù hợp theo số lượng của từng đơn hàng. Với đơn có yêu cầu về màu sắc logo, bản in thử giúp đơn vị đặt in duyệt kết quả trước khi sản xuất số lượng lớn. Đối với cửa hàng muốn đồng bộ biểu mẫu với bộ ấn phẩm bán hàng khác như túi giấy, tem nhãn, bài combo thiết kế in ấn cho cửa hàng nêu cách xây dựng bộ nhận diện thống nhất.
Hỏi đáp về in biểu mẫu
Biểu mẫu nên in loại giấy nào để chữ không bị phai?
Với biểu mẫu nhiều liên, giấy tự nhân bản cho nét chữ rõ trên các liên dưới nếu thao tác viết đủ lực. Với biểu mẫu một liên, giấy offset thông thường đủ đáp ứng khi bảo quản ở nơi khô ráo. Loại giấy cụ thể nên được xác nhận cùng xưởng theo cách sử dụng và thời gian lưu trữ dự kiến.
Biểu mẫu có cần in cùng lúc với số lượng lớn không?
Không bắt buộc. Số lượng lớn giúp giảm chi phí trên mỗi cuốn, nhưng chỉ hợp lý khi nội dung biểu mẫu ổn định. Nếu thông tin có khả năng thay đổi trong năm, nên in số lượng vừa đủ cho từng giai đoạn để tránh phát sinh phần đã in nhưng không còn sử dụng.
Có thể in biểu mẫu với một màu duy nhất không?
Có thể. In một màu theo màu chính của logo là cách phổ biến để giảm chi phí cho biểu mẫu nội bộ. Khi cần nhận diện thương hiệu rõ hơn, đơn vị có thể bổ sung màu thứ hai ở phần đầu biểu mẫu và trao đổi với xưởng để xác nhận phương án in.
Gửi quy cách để nhận tư vấn in biểu mẫu
Đơn vị cần in biểu mẫu có thể gửi quy cách gồm kích thước, số liên, số lượng, chất liệu giấy và file logo qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng In An Anh tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tư vấn và báo giá miễn phí, giao hàng toàn quốc, xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu.