Hóa đơn cao cấp là cách gọi những cuốn hóa đơn, phiếu thu, phiếu giao hàng được in với bố cục rõ ràng, giấy phù hợp, nhiều liên đúng quy cách và gia công gọn, phục vụ nhu cầu bán hàng của cửa hàng, nhà hàng và doanh nghiệp. Khi chọn đơn vị in hóa đơn, khách hàng thường quan tâm đến loại giấy, số liên, khổ, cách đánh số, kiểu đóng cuốn và hồ sơ cần chuẩn bị. Bài viết này tổng hợp các nội dung đó theo kinh nghiệm sản xuất tại xưởng, từ hóa đơn bán lẻ đến quyển order nhà hàng. Các bài cùng nhóm có tại chuyên mục in quyển order nhà hàng.
Các loại hóa đơn và chất liệu giấy thường dùng
Hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu bán hàng hay phiếu giao hàng có tên gọi khác nhau nhưng cùng chung mục đích là ghi nhận giao dịch mua bán và là chứng từ để đối chiếu giữa các bên. Mỗi loại có thể khác nhau ở thông tin in sẵn và số liên, còn nền tảng sản xuất tương tự nhau.
Về chất liệu, hai nhóm giấy được dùng phổ biến là giấy nhiều lớp tự nhân bản (carbonless), cho phép nội dung ghi ở tờ trên hiện xuống các tờ bên dưới mà không cần kê giấy than, và giấy offset thông thường dùng cho hóa đơn một liên hoặc bản lưu. Đơn hàng cần giấy nhiều liên sẽ được xác nhận khả năng đáp ứng và định lượng cụ thể khi báo giá, còn phần giấy một liên có thể chọn trong nhóm giấy có sẵn tại xưởng như giấy Bãi Bằng, giấy Ford, giấy couche tùy mục đích sử dụng.
In hóa đơn bằng công nghệ offset cho số lượng lớn
In An Anh sử dụng công nghệ in offset và in kỹ thuật số, nên có thể đề xuất công nghệ theo số lượng và mức độ ổn định màu mà đơn hàng yêu cầu. In offset phù hợp khi doanh nghiệp cần số lượng lớn cho nhiều chi nhánh hoặc dùng trong thời gian dài, vì chi phí trên mỗi cuốn giảm dần khi số lượng tăng và nét in ổn định giữa các cuốn. In kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít hoặc khi cần điều chỉnh nội dung giữa các lần in.
Khách hàng làm việc trực tiếp với xưởng in nên thuận tiện trao đổi yêu cầu kỹ thuật, thống nhất quy cách sản xuất và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất. Các khổ phổ biến gồm A4, A5, A6, ngoài ra còn các khổ nhỏ dùng cho quyển order. Hóa đơn hai liên, ba liên hoặc bốn liên thường dùng các màu liên trắng, xanh, vàng, hồng để phân biệt bản lưu, bản giao khách và bản chuyển bộ phận khác.
Ảnh trên giới thiệu nhóm sản phẩm hóa đơn, phiếu thu in tại xưởng. Việc thiết kế và dàn trang có thể thực hiện từ nội dung khách hàng cung cấp; phạm vi hỗ trợ thiết kế được thống nhất khi báo giá.
Quy cách in hóa đơn nhiều liên thường gặp
Bảng dưới đây tóm tắt các thông số khách hàng thường lựa chọn khi đặt in hóa đơn. Các thông số cụ thể cho từng đơn hàng được xác nhận trong báo giá.
| Hạng mục | Phương án thường dùng |
|---|---|
| Chất liệu | Giấy Bãi Bằng định lượng 58 cho hóa đơn một liên; giấy nhiều lớp tự nhân bản cho hóa đơn từ hai liên trở lên |
| Khổ giấy | A4, A5, A6; quyển order thường dùng các khổ nhỏ như 7×10 cm, 7,5×10,5 cm hoặc 8×12 cm |
| Mực in | Mực in đen hoặc một màu chính theo nhận diện thương hiệu; đơn hàng nhiều màu cần trao đổi thêm |
| Số thứ tự | Đánh số tăng dần (thường in màu đỏ) khi cần quản lý số hóa đơn; khả năng thực hiện xác nhận khi báo giá |
| Gia công | Đóng cuốn, bìa, keo gáy, rãnh xé theo yêu cầu; kiểu cụ thể xác nhận khi báo giá |
| Số tờ mỗi cuốn | Thường chia theo số liên, ví dụ hóa đơn một liên gồm 100 tờ, hóa đơn nhiều liên có số bộ chia đều cho số liên |
Hình trên là các cuốn hóa đơn nhiều liên sau khi in và gia công. Khi số liên tăng, độ dày cuốn cũng tăng, vì vậy cần cân nhắc cách đóng bìa để cuốn không bị bung khi sử dụng nhiều lần mỗi ngày.
Hóa đơn cho nhà hàng, quán cà phê và quyển order
Nhà hàng, quán cà phê, quán bar và karaoke thường dùng quyển order để ghi món, chuyển yêu cầu xuống bếp và tính tiền. Khổ nhỏ, giấy nhiều liên và bìa gọn giúp nhân viên cầm thuận tay khi phục vụ. Bố cục cần có chỗ ghi số bàn, tên món, số lượng, ghi chú của khách và tổng tiền; logo và thông tin cửa hàng in ở phần đầu giúp hình ảnh thương hiệu nhất quán.
Khi chọn quy cách, cơ sở kinh doanh nên cân nhắc số liên theo quy trình: liên cho bếp, liên cho thu ngân, liên cho khách. Thông tin chi tiết hơn có trong bài về in quyển order cho nhà hàng, quán cà phê.
Nội dung cần có trên hóa đơn bán lẻ
Một hóa đơn bán lẻ rõ ràng thường có tên và logo đơn vị bán, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế khi cần, tên chứng từ, số thứ tự, ngày lập, bảng kê hàng hóa gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, phần tổng cộng, chữ ký người lập và người nhận. Thứ tự các cột nên bám theo cách nhân viên tính tiền để hạn chế sai sót khi ghi.
Bài hướng dẫn những thông tin cần có trên quyển hóa đơn bán lẻ, quyển order liệt kê chi tiết từng mục. Khi cần bổ sung hóa đơn đột xuất vì đã dùng hết, doanh nghiệp có thể tham khảo bài về in biểu mẫu, hóa đơn khi hết hóa đơn bất ngờ; thời gian sản xuất cụ thể được thống nhất theo số lượng và quy cách.
Hình trên là ví dụ hóa đơn bán lẻ cho cửa hàng kinh doanh xe và máy tính, có bảng kê hàng hóa theo từng dòng. Mỗi ngành hàng có thể điều chỉnh các cột cho phù hợp, ví dụ thêm cột bảo hành hoặc số khung, số máy.
Hồ sơ và thủ tục khi đặt in hóa đơn có giá trị pháp lý
Hóa đơn bán hàng có giá trị pháp lý như hóa đơn giá trị gia tăng chịu sự điều chỉnh của quy định về hóa đơn, chứng từ do cơ quan thuế ban hành, và các quy định này thay đổi theo từng thời kỳ, trong đó có việc chuyển dần sang hóa đơn điện tử. Vì vậy, trước khi đặt in loại hóa đơn này, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý để biết đơn vị thuộc diện nào và cần hồ sơ gì.
Với các đơn vị thuộc diện được đặt in, hồ sơ thường được yêu cầu gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế, giấy tờ của người đến đặt in, giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền khi người đến không phải đại diện pháp luật, hợp đồng đặt in có chữ ký và dấu của người đại diện, và các giấy xác nhận từ cơ quan thuế khi đặt in lần đầu. Khi nhận hóa đơn, đơn vị đặt in thường cần mang theo các biên bản liên quan đến hóa đơn cũ theo yêu cầu quy định.
Sau khi in xong, hóa đơn được giao kèm bộ hóa đơn mẫu để đơn vị làm thủ tục thông báo phát hành theo quy định tại thời điểm đó, thường phải nộp cho cơ quan thuế trước thời điểm bắt đầu sử dụng. Với các đơn hàng cần hóa đơn mang tính chất nội bộ như phiếu thu, phiếu bán hàng, phiếu giao hàng, thủ tục đơn giản hơn nhiều và khách hàng chủ yếu cần cung cấp mẫu thiết kế, số lượng và quy cách.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in hóa đơn
- Loại chứng từ: hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, phiếu giao hàng, quyển order hay loại khác.
- Khổ giấy, số liên, màu từng liên và số tờ mỗi cuốn.
- Yêu cầu đánh số thứ tự, rãnh xé, kiểu đóng cuốn và bìa.
- Mẫu hóa đơn đang dùng hoặc nội dung cần in, logo và thông tin đơn vị ở định dạng rõ nét.
- Số lượng cuốn cần in, kế hoạch sử dụng trong năm.
- Địa chỉ nhận hàng; xưởng giao hàng toàn quốc, chi phí vận chuyển được thống nhất theo từng đơn.
Doanh nghiệp có thể xem thêm các phương án in biểu mẫu tại trang in biểu mẫu, hóa đơn tại In An Anh. Cửa hàng muốn đồng bộ hóa đơn với túi giấy, tem nhãn và catalogue trong cùng một nhận diện có thể tham khảo mục in ấn marketing quảng cáo.
Hỏi đáp về in hóa đơn
Hóa đơn nhiều liên nên chọn bao nhiêu liên?
Số liên phụ thuộc vào số bộ phận cần giữ chứng từ. Cửa hàng bán lẻ thường dùng hai liên, một liên giao khách và một liên lưu. Đơn vị có kho, kế toán và bộ phận giao hàng riêng thường dùng ba liên trở lên. Số liên càng nhiều thì giấy càng dày và nét chữ ở liên dưới càng nhạt, vì vậy chỉ nên chọn đủ theo quy trình thực tế.
Có thể in hóa đơn với số lượng ít không?
Có thể in số lượng ít bằng công nghệ kỹ thuật số, phù hợp với cửa hàng mới mở hoặc cần thử mẫu. Với số lượng lớn dùng cả năm, in offset thường được cân nhắc để tối ưu chi phí trên mỗi cuốn. Số lượng tối thiểu cụ thể của từng loại hóa đơn được xác nhận khi báo giá.
Cần cung cấp gì để xưởng làm mẫu hóa đơn?
Khách hàng cung cấp tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế khi cần, logo và các cột thông tin cần có. Xưởng dàn trang theo nội dung đó và gửi file duyệt trước khi in. Nếu đã có mẫu cũ, việc đối chiếu bố cục sẽ nhanh hơn.
Gửi quy cách để nhận tư vấn in hóa đơn
Đơn vị cần in hóa đơn có thể gửi quy cách gồm khổ, số liên, số lượng, chất liệu giấy và file mẫu qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng In An Anh tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tư vấn và báo giá miễn phí, giao hàng toàn quốc, xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu. Email: baogiainananh@gmail.com.