In thư mời khai trương và thư mời sự kiện là ấn phẩm đầu tiên khách mời nhìn thấy trước khi đến dự, nên chất liệu giấy, kiểu dáng, bố cục và nội dung đều ảnh hưởng đến ấn tượng về đơn vị tổ chức. Bài viết tổng hợp những điểm doanh nghiệp cần cân nhắc khi đặt in, từ lựa chọn giấy, hình thức thư mời, cách trình bày thông tin đến gia công hoàn thiện và dữ liệu cần chuẩn bị để nhận báo giá.
Chất liệu giấy in thư mời khai trương, sự kiện
Chất liệu giấy là yếu tố đầu tiên quyết định cảm giác khi cầm thư mời trên tay, đồng thời ảnh hưởng đến độ bám mực và độ bền của bản in. Mỗi loại giấy có ưu điểm và hạn chế riêng, nên cần chọn theo quy mô sự kiện, đối tượng khách mời và ngân sách của đơn vị tổ chức.
Với thư mời khai trương cửa hàng, văn phòng hoặc hội nghị khách hàng thông thường, các loại giấy phổ biến gồm giấy couche, giấy Ford, giấy Bristol và giấy Ivory. Giấy couche có bề mặt mịn, láng nên thể hiện hình ảnh và màu sắc rõ nét. Giấy Ford có bề mặt hơi nhám hơn, thuận tiện khi cần viết tay tên khách mời hoặc ghi chú bổ sung. Giấy Bristol và giấy Ivory có độ cứng cao, giữ form tốt khi thư mời là dạng một tờ không gập.
Đối với lễ khai trương có quy mô lớn, chương trình tri ân khách hàng cao cấp hoặc sự kiện có khách mời là đối tác quan trọng, có thể cân nhắc giấy mỹ thuật. Dòng giấy này có vân nổi, họa tiết chìm hoặc bề mặt đặc trưng, tạo cảm giác riêng cho từng ấn phẩm. Khi chọn giấy mỹ thuật, đơn vị đặt in nên xem mẫu giấy thật để đánh giá màu giấy và độ hút mực, vì màu trên giấy mỹ thuật thường khác so với trên giấy couche. In An Anh có sẵn mẫu giấy thật để khách hàng xem và cầm thử trước khi quyết định.
Định lượng giấy cũng cần được xác định cụ thể. Thư mời một tờ thường dùng giấy dày hơn thư mời gấp đôi, vì giấy gấp cần độ mềm vừa đủ để nếp gấp không bị nứt, nhất là khi thư mời được cán màng. Nếu chưa chắc về lựa chọn, khách hàng có thể trao đổi để xưởng đề xuất phương án theo kích thước, số trang và kiểu gia công dự kiến.
Ví dụ thư mời sự kiện tham dự đại hội, thiết kế gấp ba với phần nội dung nằm bên trong.
Hình dạng và kiểu dáng thư mời
Sau chất liệu giấy, hình dạng và kiểu dáng là yếu tố quyết định tính thẩm mỹ và công năng của thư mời. Thư mời khai trương thường có dạng hình vuông hoặc hình chữ nhật, một tờ hoặc gấp đôi, gấp ba, đi kèm phong bì có màu tương đồng hoặc nhạt hơn màu thư mời. Việc phối màu giữa phong bì và thư mời giúp bộ ấn phẩm đồng bộ, đồng thời giữ cho phần mặt ngoài phong bì gọn gàng, dễ ghi tên người nhận.
Thư mời gấp đôi cho phép tách bạch phần bìa và phần nội dung: bìa thể hiện logo, tên sự kiện và hình ảnh nhận diện, phần bên trong ghi thời gian, địa điểm, chương trình. Thư mời gấp ba phù hợp khi cần trình bày thêm sơ đồ đường đi, danh sách hạng mục hoặc thông tin về đơn vị tổ chức. Thư mời một tờ có chi phí sản xuất đơn giản hơn và phù hợp khi nội dung ngắn gọn.
Về hoa văn và họa tiết, cần bố trí sao cho không lấn át thông tin chính. Các chi tiết trang trí nên dùng màu thuộc bộ nhận diện thương hiệu, đặt ở viền hoặc góc, để vùng chứa chữ vẫn đủ độ tương phản khi in. Cần lưu ý bố trí phần nội dung cách mép cắt tối thiểu vài milimet để tránh chữ bị xén khi thành phẩm được cắt theo kích thước.
Thiệp mời gấp đôi kết hợp phụ kiện như nơ trang trí, thường được dùng cho sự kiện có nhóm khách mời chọn lọc. Với các ấn phẩm đi kèm như phong bì, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ in phong bì thư để đồng bộ nhận diện cho cả bộ thư mời.
Nội dung thông tin trên thư mời
Nội dung quyết định thư mời có đạt mục đích hay không. Thư mời cần có đủ các thông tin sau để khách mời có thể sắp xếp lịch và đến đúng nơi:
- Tên đơn vị tổ chức, logo và tên sự kiện hoặc tên cơ sở khai trương.
- Lời mời ngắn gọn, nêu rõ tên người hoặc đơn vị được mời nếu thư mời được cá nhân hóa.
- Thời gian cụ thể gồm ngày, giờ bắt đầu và, nếu có, các mốc chính của chương trình.
- Địa điểm đầy đủ, kèm hướng dẫn đường đi hoặc mã QR dẫn đến bản đồ.
- Thông tin liên hệ để khách xác nhận tham dự, như số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người phụ trách.
Thông tin cần được trình bày ngắn gọn, phân cấp rõ bằng cỡ chữ và độ đậm nhạt: tên sự kiện đặt nổi bật nhất, thời gian và địa điểm đứng ngay sau, phần còn lại có cỡ chữ nhỏ hơn. Nên rà soát chính tả, tên riêng, chức danh và số điện thoại trước khi gửi file in, vì thư mời đã in sai thông tin thường phải in lại toàn bộ số lượng.
Gia công hoàn thiện cho thư mời cao cấp
Ngoài phần in, gia công sau in giúp thư mời bền hơn và có điểm nhấn riêng. Các hình thức thường được cân nhắc gồm cán màng mờ hoặc cán màng bóng để bảo vệ bề mặt và tăng độ bền, ép kim để nhấn logo hoặc tên sự kiện bằng ánh kim, phủ UV điểm để làm nổi một chi tiết, và bế theo dáng khi thư mời có hình dạng đặc biệt. Cán màng, ép kim, UV và bế đều được thực hiện tại xưởng của In An Anh. Các kỹ thuật như dập nổi hoặc ép nhũ đặc biệt chỉ nên đưa vào thiết kế sau khi xác nhận khả năng thực hiện khi báo giá.
Việc chọn gia công cần cân đối giữa hiệu ứng mong muốn và số lượng đặt in, vì mỗi hình thức gia công làm tăng thêm công đoạn sản xuất và chi phí. Thư mời số lượng ít thường chỉ cần một điểm nhấn là đủ, trong khi bộ thư mời cho sự kiện lớn có thể kết hợp nhiều hiệu ứng.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in thư mời
Để xưởng tư vấn phương án và báo giá chính xác, đơn vị đặt in nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Số lượng thư mời và số lượng phong bì đi kèm.
- Kích thước thành phẩm, kiểu thư mời một tờ, gấp đôi hay gấp ba.
- Loại giấy dự kiến hoặc yêu cầu xem mẫu giấy để chọn.
- Nội dung đã hoàn chỉnh và file thiết kế nếu đã có; trường hợp chưa có file, nêu rõ để xưởng trao đổi về thiết kế theo nội dung khách hàng cung cấp.
- Yêu cầu gia công: cán màng, ép kim, UV, bế.
- Nhu cầu in thử để duyệt màu và thời hạn cần nhận hàng. Thời gian sản xuất được thỏa thuận tùy số lượng và quy cách.
Doanh nghiệp đang lập kế hoạch cho cả chương trình có thể tham khảo thêm dịch vụ in ấn quà tặng sự kiện và in ấn marketing quảng cáo để thống nhất ấn phẩm cho toàn bộ sự kiện. Về địa điểm in và cách chọn đơn vị thực hiện, có thể xem bài địa chỉ in thư mời khai trương tại Hà Nội. Với thư mời dạng thiệp, bài 6 điều cần lưu ý để có một tấm thiệp mời hoàn chỉnh và bài in thiệp mời ở đâu cung cấp thêm tiêu chí chọn nơi in. Nếu sự kiện còn cần hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp, có thể đối chiếu với bài những điều cần chuẩn bị khi đặt in profile.
Câu hỏi thường gặp khi đặt in thư mời
Nên chọn giấy nào cho thư mời khai trương?
Với phần lớn thư mời khai trương, giấy couche, Ford hoặc Bristol đáp ứng tốt yêu cầu về hình ảnh và độ cứng. Khi cần tạo cảm giác riêng biệt cho khách mời quan trọng, giấy mỹ thuật là lựa chọn phù hợp. Khách hàng nên xem mẫu giấy thật trước khi quyết định.
Có thể in thử thư mời trước khi in số lượng lớn không?
Xưởng có bản in thử để duyệt màu trước khi in số lượng lớn. Bản in thử giúp hạn chế sai lệch về màu và bố cục, nhất là với thư mời có màu thương hiệu cần thể hiện chính xác.
Cần gửi những gì để được tư vấn và báo giá?
Khách hàng gửi số lượng, kích thước, loại giấy mong muốn, yêu cầu gia công và nội dung hoặc file thiết kế. Từ các thông tin này, xưởng đề xuất quy cách phù hợp và gửi báo giá, việc tư vấn và báo giá không tính phí.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để được tư vấn. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT khi có yêu cầu.