Phiếu hẹn và thẻ đặt lịch hẹn là ấn phẩm nhỏ nhưng được cầm trên tay khách hàng đến ngày hẹn, nên cần rõ thông tin và đồng bộ với nhận diện của cơ sở. Mẫu thẻ hẹn phù hợp khi có đủ chỗ ghi ngày giờ, tên người phục vụ, địa chỉ và số điện thoại liên hệ, đồng thời kích thước vừa với ví hoặc túi áo. Phòng khám, salon, trung tâm đào tạo, văn phòng luật hay cơ sở dịch vụ đều có thể dùng chung một kết cấu cơ bản và điều chỉnh nội dung theo từng ngành.
Bài viết tổng hợp các mẫu phiếu hẹn phổ biến, cách chọn kích thước, giấy và cách in, cùng danh sách thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá.
Các mẫu phiếu hẹn, thẻ đặt lịch hẹn làm việc phổ biến
Mẫu thẻ hẹn thường được chia theo cách người dùng ghi thông tin. Có loại in sẵn các ô để nhân viên viết tay, có loại chỉ in logo và thông tin cố định rồi để trống một vùng ghi nhận lịch, và có loại in nhiều dòng cho các buổi hẹn kế tiếp trên cùng một thẻ. Việc chọn kiểu nào phụ thuộc vào tần suất hẹn và số lượng khách mỗi ngày.
- Thẻ hẹn một lần: ghi ngày giờ hẹn kế tiếp, kích thước nhỏ, dùng giấy mỏng hơn.
- Thẻ hẹn nhiều lần: có bảng nhiều dòng để ghi các lần tái khám hoặc các buổi dịch vụ liên tiếp.
- Thẻ hẹn kết hợp danh thiếp: một mặt là thông tin đơn vị, mặt kia là vùng ghi lịch.
- Thẻ hẹn có mã QR: dẫn đến trang đặt lịch hoặc bản đồ chỉ đường.
Danh sách này chỉ là cách phân loại tham khảo. Cơ sở có thể thêm bớt thông tin theo thói quen làm việc của nhân viên.
Mẫu thẻ hẹn theo từng ngành dịch vụ
Mỗi ngành có một số lưu ý riêng khi trình bày thẻ hẹn. Với cơ sở làm đẹp và cắt tóc, thẻ thường có hình ảnh gợi tên dịch vụ, màu sắc thiên về thương hiệu, và vùng ghi tên thợ phụ trách. Với phòng khám và cơ sở y tế, thẻ cần ưu tiên chữ rõ, có tên bác sĩ, phòng khám, giờ làm việc và số điện thoại để khách hàng liên hệ khi cần đổi lịch. Với văn phòng tư vấn, luật, kế toán, thẻ hẹn thường tiết chế hình ảnh, tập trung vào địa chỉ, tên chuyên viên và nội dung buổi làm việc.
Ở mọi ngành, thẻ hẹn nên có phần ghi chú ngắn, ví dụ nhắc mang theo giấy tờ hoặc thông báo thời gian có mặt trước giờ hẹn, để giảm số lần khách hàng phải gọi hỏi lại.
Kích thước, giấy và cách in phiếu hẹn
Kích thước thông dụng của thẻ hẹn gần với danh thiếp hoặc nhỉnh hơn một chút, đủ để chứa bảng ghi lịch mà vẫn bỏ vừa ví. Khi cần nhiều dòng ghi lịch, thẻ có thể dùng khổ lớn hơn hoặc gấp đôi. Kích thước chính xác do khách hàng quyết định và được xác nhận khi báo giá.
Về chất liệu, giấy couche có định lượng vừa phải cho màu in tươi và phù hợp với thẻ in hình ảnh. Giấy mỹ thuật hoặc ivory tạo bề mặt có vân nhẹ, dùng cho thẻ cần cảm giác trang nhã. Điểm cần lưu ý là vùng ghi tay: nếu thẻ được cán màng bóng thì bút bi khó viết, vì vậy phần dành cho chữ viết tay nên để giấy không cán màng hoặc cán màng mờ có thể viết được, và nên thử bằng mẫu giấy thật trước khi chốt. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem và viết thử.
- In một mặt hoặc hai mặt: in hai mặt tận dụng được diện tích, một mặt cho thông tin đơn vị và mặt kia cho vùng ghi lịch.
- In offset hoặc kỹ thuật số: kỹ thuật số thường được cân nhắc khi số lượng ít hoặc có nhiều mẫu, offset khi số lượng lớn và cần màu ổn định.
- Bo góc, ép kim logo, phủ UV từng phần: tăng độ hoàn thiện cho thẻ hẹn dành cho khách quan trọng.
Cán màng, ép kim, UV và bế đều được thực hiện tại xưởng. Bản in thử giúp khách hàng kiểm tra màu sắc, vị trí chữ và vùng ghi tay trước khi sản xuất toàn bộ số lượng.
Thiết kế thẻ hẹn làm việc: nội dung nên có trên thẻ
Một tấm thẻ hẹn hiệu quả cần đủ thông tin để khách hàng không phải tìm kiếm ở nơi khác. Nội dung thường gồm tên và logo đơn vị, địa chỉ, số điện thoại hoặc Zalo, giờ làm việc, vùng ghi ngày giờ hẹn, tên người phụ trách và một dòng chú thích về việc báo trước khi đổi lịch. Mặt còn lại có thể dùng để giới thiệu dịch vụ của cơ sở, miễn là thông tin được kiểm chứng.
Thiết kế thẻ hẹn nên đồng bộ với các ấn phẩm khác của cơ sở. Đơn vị có thể kết hợp in card visit cho nhân viên và thẻ hẹn để cùng một màu và phông chữ, hoặc dùng in tờ rơi khi cần giới thiệu bảng dịch vụ chi tiết hơn so với không gian trên thẻ nhỏ.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in phiếu hẹn
Để xưởng báo giá chính xác, khách hàng nên chuẩn bị các nội dung sau:
- Số lượng thẻ cần in và số mẫu khác nhau nếu có nhiều chi nhánh hoặc nhiều ngành dịch vụ.
- Kích thước thẻ mong muốn, in một hay hai mặt.
- Loại giấy và các gia công như cán màng, ép kim, UV, bo góc.
- Nội dung in trên thẻ hoặc file thiết kế; nếu chưa có file, xưởng nhận dàn trang từ nội dung khách hàng cung cấp.
- Địa chỉ nhận hàng và nhu cầu xuất hóa đơn VAT.
Thời gian sản xuất phụ thuộc số lượng và quy cách, được thỏa thuận khi xác nhận đơn hàng.
Câu hỏi thường gặp về in phiếu hẹn và thẻ hẹn
Thẻ hẹn nên in một mặt hay hai mặt?
Nếu cần cả thông tin đơn vị và vùng ghi lịch, in hai mặt sẽ tiện hơn vì không phải thu nhỏ chữ. Khi chỉ cần thẻ đơn giản, in một mặt và để mặt sau trống cho ghi tay cũng là lựa chọn hợp lý.
Thẻ hẹn có viết tay được không nếu đã cán màng?
Màng bóng khiến mực bút bi khó bám, còn màng mờ và giấy không cán thường viết dễ hơn. Khách hàng nên chọn bề mặt cho vùng viết tay và thử bằng mẫu giấy tại xưởng trước khi chốt.
Có thể in nhiều mẫu thẻ cho nhiều chi nhánh không?
Có thể in nhiều mẫu, mỗi mẫu thay đổi địa chỉ hoặc số điện thoại tương ứng từng chi nhánh. Khi báo giá, khách hàng nên nêu số mẫu và số lượng của từng mẫu.
Khách hàng gửi quy cách, số lượng và nội dung thẻ qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline cùng số này để nhận tư vấn và báo giá miễn phí. Thời gian làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.