Cách tạo catalogue hiệu quả bắt đầu từ việc xác định mục đích sử dụng, đối tượng nhận và danh mục sản phẩm cần giới thiệu, sau đó mới đến ảnh, nội dung, bố cục và quy cách in. Một cuốn catalogue được chuẩn bị theo trình tự này giúp bộ phận kinh doanh có tài liệu thống nhất để trao đổi với khách hàng, đồng thời hạn chế việc phải chỉnh sửa file khi chuyển sang giai đoạn in. Bài viết trình bày từng bước để doanh nghiệp tự xây dựng catalogue sản phẩm hoặc phối hợp với nhà thiết kế và xưởng in.
Xác định mục đích và đối tượng đọc trước khi tạo catalogue
Catalogue là tài liệu bán hàng dạng in, vì vậy trước khi chọn bố cục cần trả lời ba câu hỏi: ai là người nhận, cuốn catalogue được dùng trong tình huống nào và người nhận cần đưa ra quyết định gì sau khi đọc. Catalogue gửi cho đại lý hoặc nhà phân phối thường cần thông số kỹ thuật, quy cách đóng gói và điều kiện hợp tác. Catalogue đặt tại showroom hoặc phát tại hội chợ lại ưu tiên hình ảnh sản phẩm và thông điệp thương hiệu.
Bước tiếp theo là hệ thống hóa các yếu tố nhận diện thương hiệu: logo, bảng màu, phông chữ, câu giới thiệu doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và nhóm khách hàng mục tiêu. Nếu doanh nghiệp chưa có logo hoặc quy định màu sắc, nên hoàn thiện trước khi dàn trang, vì các yếu tố này lặp lại trên từng trang và quyết định mức độ nhất quán của cả ấn phẩm. Những thông tin trên cũng ảnh hưởng đến việc chọn sản phẩm đưa vào catalogue, định dạng và độ dài của cuốn tài liệu.
Kênh phát hành cũng cần được xác định sớm. Catalogue gửi qua đường bưu điện cần cân nhắc trọng lượng và khổ phù hợp với bao bì vận chuyển, trong khi catalogue phát trực tiếp cho khách tham quan có thể chọn khổ lớn hơn để trình bày hình ảnh rõ nét. Với doanh nghiệp đã có hồ sơ năng lực hoặc ấn phẩm giới thiệu công ty, có thể tham khảo thêm dịch vụ in profile công ty để thống nhất ngôn ngữ thiết kế giữa các tài liệu. Về lý do doanh nghiệp nên đầu tư ấn phẩm này, xem thêm bài 7 lý do nên in catalogue sản phẩm.
Cách tạo catalogue sản phẩm: chọn danh mục và xây dựng cấu trúc
Phạm vi sản phẩm cần được chốt trước khi thiết kế. Có hai hướng phổ biến: catalogue tổng thể giới thiệu toàn bộ dải sản phẩm, có thể dày vài chục đến hơn một trăm trang, và catalogue chọn lọc chỉ giới thiệu một dòng sản phẩm, một bộ sưu tập hoặc một số dự án tiêu biểu. Lựa chọn phụ thuộc vào mục đích sử dụng và khả năng cập nhật nội dung của doanh nghiệp, vì catalogue tổng thể cần được in lại mỗi khi danh mục thay đổi.
Sau khi chọn phạm vi, nên lập một bảng kiểm kê sản phẩm, thường là file bảng tính, gồm mã sản phẩm, tên, nhóm, kích thước, chất liệu, màu sắc, trạng thái ảnh và trạng thái mô tả. Bảng này giúp theo dõi tiến độ từng mục và là nguồn dữ liệu thống nhất khi chuyển cho nhà thiết kế, tránh tình trạng mỗi trang dùng một cách ghi khác nhau.
Về cấu trúc, một catalogue sản phẩm tiêu chuẩn thường gồm các phần sau:
- Bìa trước: tên thương hiệu, tên bộ sưu tập hoặc năm phát hành, một hình ảnh đại diện.
- Trang giới thiệu doanh nghiệp: lĩnh vực hoạt động, năng lực, thông điệp chính.
- Mục lục hoặc bản đồ nhóm sản phẩm, giúp người đọc tìm nhanh phần cần xem.
- Các trang sản phẩm, sắp xếp theo nhóm hàng, theo ứng dụng hoặc theo dòng sản phẩm.
- Trang thông tin bổ sung: bảng thông số, quy cách đóng gói, điều kiện đặt hàng, hỏi đáp.
- Bìa sau: thông tin liên hệ đầy đủ, địa chỉ, website, mã QR dẫn đến trang sản phẩm trực tuyến.
Sản phẩm chủ lực nên đặt ở những vị trí dễ thấy, chẳng hạn trang đầu của mỗi nhóm hoặc trang lẻ nằm bên phải khi lật. Các sản phẩm cùng nhóm cần có cách bố trí lặp lại để người đọc quen nhịp xem và so sánh nhanh các thông số.
Ảnh và mô tả sản phẩm trong catalogue
Ảnh sản phẩm quyết định phần lớn cảm nhận về chất lượng của catalogue. Ảnh cần chụp ở độ phân giải cao, trên nền đồng nhất, với ánh sáng nhất quán giữa các sản phẩm và có đủ góc nhìn mà khách hàng quan tâm, chẳng hạn mặt trước, chi tiết hoàn thiện và ảnh sản phẩm trong môi trường sử dụng. Với doanh nghiệp có ngân sách phù hợp, thuê nhiếp ảnh gia chuyên chụp sản phẩm giúp rút ngắn thời gian xử lý ảnh. Trường hợp tự chụp, có thể dùng thiết bị phổ thông nếu kiểm tra được chất lượng ảnh ở kích thước in thực tế.
Về kỹ thuật, ảnh trong file in nên đạt khoảng 300 dpi ở kích thước hiển thị trên trang. Ảnh lấy từ website thường có độ phân giải thấp, khi phóng to sẽ bị vỡ hạt và mờ cạnh. Ngoài ra, ảnh từ máy ảnh thường ở hệ màu RGB, còn máy in sử dụng hệ màu CMYK, nên một số màu rực như xanh lục, xanh lam hoặc cam sáng có thể xuất hiện kém tươi hơn trên bản in. Vì vậy, với những sản phẩm yêu cầu màu chính xác, doanh nghiệp nên trao đổi về phương án duyệt bản in thử trước khi sản xuất số lượng lớn.
Phần mô tả sản phẩm cần đầy đủ thông tin nhưng ngắn gọn. Các sản phẩm tương tự nên dùng chung một khuôn mẫu trình bày, ví dụ gồm tên, mã, chất liệu, kích thước, màu sắc hiện có, ứng dụng và quy cách đóng gói. Chẳng hạn, catalogue về phụ kiện cấp nước thường nêu chất liệu, kích thước, khả năng tương thích với hệ thống ống, cách lắp đặt, lớp hoàn thiện bề mặt và màu sắc có sẵn. Phần mô tả quá dài sẽ làm người đọc mất tập trung, trong khi mô tả quá ngắn khiến họ phải liên hệ lại để hỏi thông tin cơ bản.
Giá bán là thông tin thay đổi theo thời điểm. Nhiều doanh nghiệp tách bảng giá thành tờ rời hoặc phụ lục có ngày hiệu lực, nhờ đó phần catalogue chính có thể dùng trong thời gian dài mà không cần in lại. Toàn bộ mô tả nên được lưu trong một tài liệu thống nhất, soát lỗi chính tả và kiểm tra đơn vị đo trước khi chuyển sang dàn trang. Nếu doanh nghiệp không có sẵn nhân sự biên tập, có thể giao bước này cho người chuyên viết nội dung.
Kích thước, số trang và hình thức đóng catalogue
Kích thước ảnh hưởng đồng thời đến cảm nhận của người đọc, chi phí in và chi phí vận chuyển. Catalogue quá lớn gây bất tiện khi mang theo, trong khi catalogue quá nhỏ hạn chế không gian hiển thị ảnh và bảng thông số. Bảng dưới đây tóm tắt một số khổ thành phẩm thường dùng.
| Khổ thành phẩm | Đặc điểm | Phù hợp với |
|---|---|---|
| A4 đứng (210 x 297 mm) | Diện tích lớn, hiển thị ảnh rõ và nhiều thông số trên một trang | Catalogue kỹ thuật, catalogue nhiều sản phẩm, tài liệu gửi đại lý |
| A5 (148 x 210 mm) | Gọn, dễ mang theo, tiết kiệm giấy hơn | Catalogue chọn lọc, tài liệu gửi kèm hồ sơ hoặc phát tại sự kiện |
| Khổ vuông (ví dụ 210 x 210 mm) | Tạo ấn tượng thẩm mỹ, cần kiểm tra khổ giấy để hạn chế hao phí | Thời trang, nội thất, quà tặng, sản phẩm thiên về hình ảnh |
| A4 ngang (297 x 210 mm) | Thuận lợi cho ảnh ngang và bảng thông số dài | Catalogue dự án, công trình, bảng so sánh nhiều cột |
Số trang cần được tính cùng với hình thức đóng. Với catalogue đóng ghim giữa hoặc đóng gáy keo, tổng số trang thường phải là bội số của 4 vì các tờ in được gấp thành thếp. Catalogue ít trang thường đóng ghim giữa, catalogue nhiều trang thường dùng gáy keo hoặc khâu chỉ để gáy chắc và phẳng hơn, còn đóng lò xo phù hợp với tài liệu cần mở phẳng khi tra cứu. Số trang dư hoặc thiếu so với bội số này sẽ tạo ra trang trắng ngoài ý muốn, vì vậy cần chốt số trang trước khi hoàn thiện nội dung.
Độ dày cũng liên quan đến mục đích marketing. Catalogue quá dày chứa được nhiều thông tin nhưng dễ khiến người nhận bỏ qua, nhất là khi họ chỉ cần tham khảo nhanh một nhóm sản phẩm. Trong trường hợp danh mục lớn, doanh nghiệp có thể chia thành nhiều cuốn theo nhóm hàng hoặc kết hợp một cuốn tổng quan với các tờ thông số riêng.
Chọn giấy, công nghệ in và gia công bề mặt cho catalogue
Bìa catalogue thường dùng giấy couche có định lượng cao, dao động khoảng 250 đến 300 g/m2, cán màng mờ hoặc bóng để tăng độ bền và hạn chế trầy xước khi vận chuyển. Ruột thường dùng giấy couche mỏng hơn, khoảng 120 đến 150 g/m2, cho màu in sắc nét và bề mặt đều. Giấy mỹ thuật có vân phù hợp với catalogue thiên về cảm giác chạm, còn giấy Ford có bề mặt không tráng, thuận tiện khi cần ghi chú nhưng cho màu ảnh nhẹ hơn. Khi cân nhắc chất liệu, khách hàng có thể xem mẫu giấy thật tại xưởng để đánh giá độ dày, độ phản quang và cảm giác khi lật trang.
Về công nghệ in, in offset thích hợp với catalogue số lượng lớn vì màu ổn định và chi phí mỗi cuốn giảm khi số lượng tăng. In kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít, in thử mẫu hoặc các đợt in nhỏ cần cập nhật nội dung thường xuyên. In An Anh thực hiện cả hai phương pháp, nên doanh nghiệp có thể chọn theo số lượng và tiến độ cần dùng. Thông tin chi tiết về quy cách được trình bày tại trang in catalogue theo yêu cầu, và có thể xem thêm bài tìm hiểu dịch vụ in catalogue nhanh để biết điều kiện áp dụng từng phương pháp.
Gia công sau in giúp bìa catalogue có diện mạo riêng. Các phương án thường dùng gồm cán màng mờ để tạo cảm giác sang trọng, cán màng bóng để tăng độ rực của hình ảnh, ép kim cho logo hoặc tên bộ sưu tập, phủ UV cục bộ để làm nổi bật một chi tiết và bế theo hình khi bìa có dạng đặc biệt. Các công đoạn cán màng, ép kim, UV và bế đều được thực hiện tại xưởng. Cần lưu ý không đặt ép kim hoặc UV sát vùng gáy và các nếp gấp, vì bề mặt có thể nứt khi gập nhiều lần.
Đối với đơn hàng yêu cầu kiểm soát màu sắc, bản in thử giúp đối chiếu màu sắc thực tế với thiết kế trên màn hình và hạn chế sai lệch trước khi in số lượng lớn.
Bố cục, phối màu và phối hợp với nhà thiết kế
Ngoài ảnh và mô tả sản phẩm, catalogue thường có thêm nội dung phụ như lời giới thiệu doanh nghiệp, chính sách bán hàng, biểu mẫu đặt hàng và phần hỏi đáp. Những nội dung này cần được sắp xếp theo logic rõ ràng và giữ cùng một giọng văn từ đầu đến cuối. Người đọc khi lướt qua cuốn catalogue nên cảm nhận được sự chuyển tiếp hợp lý giữa các trang, không bị ngắt quãng bởi những trang trống hoặc những trang có mật độ thông tin chênh lệch quá lớn.
Phối màu là cách đơn giản để phân loại nội dung. Chẳng hạn, trang sản phẩm có thể dùng nền sáng để làm nổi ảnh, còn trang thông tin, trang chính sách dùng một màu nền khác để người đọc nhận ra chuyển đổi. Đây là điểm đặc biệt hữu ích với catalogue dài. Cần kiểm tra không gian trống trên từng trang, đồng thời xem lại các cặp trang đối diện khi mở sách vì người đọc luôn nhìn hai trang cùng lúc.
Thông tin liên hệ nên xuất hiện ở ít nhất ba vị trí: bìa sau, trang giới thiệu và chân trang của các trang nội dung, gồm số điện thoại, website và địa chỉ. Chân trang chỉ cần dòng chữ nhỏ, đủ để khách hàng liên hệ ngay khi quan tâm đến sản phẩm đang xem mà không phải lật về cuối cuốn.
Về công cụ, catalogue ít trang có thể dàn bằng phần mềm văn phòng, nhưng với nhiều trang và nhiều ảnh, phần mềm dàn trang chuyên dụng như Adobe InDesign giúp quản lý trang mẫu, kiểu chữ và hệ màu chặt chẽ hơn. Khi sản phẩm nhiều, bố cục phức tạp hoặc doanh nghiệp chưa có nhân sự thiết kế, nên phối hợp với nhà thiết kế đồ họa. Nhà thiết kế sẽ chuyển toàn bộ nội dung thành bố cục thống nhất với nhận diện thương hiệu, đồng thời hỗ trợ chuẩn bị file đầu ra đúng yêu cầu in. Để việc phối hợp thuận lợi, doanh nghiệp cung cấp logo bản vector, ảnh gốc, nội dung đã duyệt và thỏa thuận rõ phạm vi thiết kế từ đầu. In An Anh có thể dàn trang trên cơ sở nội dung và hình ảnh khách hàng cung cấp, phạm vi cụ thể được thống nhất khi báo giá.
Lỗi thường gặp khi tạo catalogue
Qua quá trình tiếp nhận file in catalogue, một số lỗi lặp lại thường ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm và tiến độ:
- Ảnh có độ phân giải thấp hoặc bị kéo giãn, dẫn đến vỡ hạt khi in.
- Nội dung chưa được duyệt hoàn chỉnh trước khi dàn trang, khiến phải sửa nhiều lần và dễ phát sinh lỗi chính tả.
- File không có vùng xén (bleed) khoảng 3 mm, làm xuất hiện viền trắng sau khi xén thành phẩm.
- Chữ và đường kẻ đặt sát mép giấy hoặc sát gáy, có thể bị mất một phần khi xén hoặc đóng.
- Cỡ chữ trong bảng thông số quá nhỏ, khó đọc khi in.
- Nhiều phông chữ, nhiều kiểu trình bày cho các sản phẩm cùng nhóm.
- Tổng số trang không phù hợp với hình thức đóng đã chọn.
- Bỏ qua bước xem bản in thử khi sản phẩm yêu cầu màu sắc chính xác.
Phần lớn các lỗi trên có thể kiểm tra từ giai đoạn xây dựng bảng kiểm kê và khung trang mẫu, trước khi nhân rộng ra toàn bộ cuốn catalogue.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in catalogue
Để xưởng in đề xuất phương án và báo giá phù hợp, khách hàng nên chuẩn bị các thông tin sau. Tài liệu về những thông tin xưởng in và gia công cần khách hàng cung cấp khi in catalogue trình bày chi tiết hơn từng mục.
- Khổ thành phẩm và số trang của bìa, ruột.
- Số lượng cần in, có thể kèm số lượng dự kiến cho các lần in tiếp theo.
- Loại giấy bìa và giấy ruột, hoặc mô tả cảm quan mong muốn để được tư vấn.
- Số màu in, yêu cầu về màu thương hiệu nếu có.
- Phương án gia công: cán màng, ép kim, phủ UV, bế.
- Hình thức đóng: ghim giữa, gáy keo, khâu chỉ hoặc lò xo.
- Tình trạng file: đã hoàn chỉnh để in hay cần hỗ trợ dàn trang.
- Địa điểm nhận hàng và thời điểm cần sử dụng.
Hỏi đáp về cách tạo catalogue
Catalogue nên có bao nhiêu trang?
Số trang phụ thuộc vào số lượng sản phẩm và mức độ chi tiết cần trình bày. Catalogue giới thiệu một dòng sản phẩm thường chỉ cần vài chục trang, trong khi catalogue tổng thể có thể dày hơn nhiều. Khi chốt số trang, cần lưu ý tổng số trang phải phù hợp với hình thức đóng, thường là bội số của 4.
Nên in catalogue bằng offset hay kỹ thuật số?
In offset phù hợp với số lượng lớn và nhu cầu màu ổn định, còn in kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít hoặc in thử trước khi sản xuất đại trà. Việc chọn phương pháp nên dựa trên số lượng, thời điểm cần dùng và yêu cầu về màu sắc, và có thể trao đổi trực tiếp với xưởng để được tư vấn.
File gửi in cần ở định dạng nào?
File thường được gửi dưới dạng PDF chuẩn in, hệ màu CMYK, ảnh khoảng 300 dpi, có vùng xén 3 mm và phông chữ đã nhúng hoặc chuyển thành đường nét. Nếu cần chỉnh sửa sau khi kiểm tra, khách hàng nên gửi kèm file thiết kế gốc và thư mục ảnh liên kết để xưởng xử lý nhanh hơn.
Đặt in catalogue tại In An Anh
In An Anh là xưởng in có 13 năm làm nghề, trực tiếp sản xuất tại Cụm Sản Xuất Tân Triều, Thanh Liệt, Hà Nội, thực hiện in offset và in kỹ thuật số, cán màng, ép kim, UV và bế ngay tại xưởng, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT. Với nhu cầu ấn phẩm giới thiệu sản phẩm theo dạng gấp gọn hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ in brochure giới thiệu doanh nghiệp, hoặc xem mục in catalogue và in brochure trên website này. Với chiến dịch truyền thông gồm nhiều loại ấn phẩm, trang in ấn marketing quảng cáo tổng hợp các quy cách thường được đặt cùng nhau.
Khách hàng gửi quy cách gồm kích thước, số trang, số lượng, chất liệu giấy và file thiết kế qua Zalo 0934 510 662 hoặc hotline 0934 510 662 để nhận tư vấn và báo giá. Giờ làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.