Đặt in phong bì thư đạt hiệu quả khi doanh nghiệp quyết định đúng sáu việc: mẫu thiết kế, nội dung thể hiện, kích thước, loại giấy và định lượng, bản in thử và kế hoạch số lượng. Phong bì là ấn phẩm đi ra ngoài doanh nghiệp, đến tay đối tác, khách hàng và cơ quan, nên hình thức của nó góp phần tạo ấn tượng về đơn vị gửi. Bài viết tổng hợp kinh nghiệm sản xuất phong bì thư offset và các điểm cần kiểm tra trước khi đặt in. Các bài khác về chủ đề này được tập hợp tại mục các bài về in phong bì thư.
Thiết kế mẫu phong bì thư phù hợp nhận diện thương hiệu
Phong bì thư (bao thư) dùng để đựng tài liệu, thư mời sự kiện, báo giá, hợp đồng hoặc chứng từ. Từ trước đến nay, phong bì có nhiều kiểu dáng như hình chữ nhật mở nắp, nắp nhọn, nắp thoi hoặc nắp cánh diều. Xu hướng hiện nay trong môi trường doanh nghiệp là phong cách tinh giản, trang nhã, ưu tiên khả năng sử dụng và sự đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu.
Một mẫu phong bì được thiết kế tốt cần thống nhất màu sắc, vị trí logo và kiểu chữ với danh thiếp, tiêu đề thư và các ấn phẩm khác của doanh nghiệp. Khi người nhận cầm phong bì, họ nhìn thấy trước tiên logo và tên đơn vị, nên phần thiết kế nên tập trung vào các yếu tố này thay vì thêm quá nhiều họa tiết. Phong bì dùng cho chiến dịch gửi thư trực tiếp hoặc thư mời có thể thêm màu nền hoặc họa tiết riêng, nhưng vẫn cần chừa vùng trống để ghi địa chỉ người nhận.
Về nguyên tắc thiết kế và các hạng mục thường có trên một bộ phong bì doanh nghiệp, khách hàng có thể xem thêm bài cách thiết kế và in ấn phong bì thư doanh nghiệp. Lý do doanh nghiệp nên đầu tư bộ phong bì riêng được phân tích tại bài vì sao doanh nghiệp cần in phong bì thư.
Nội dung cần thể hiện trên phong bì thư
Trước khi in, cần chuẩn bị đầy đủ thông tin liên hệ của đơn vị gửi: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email và trang web nếu có. Logo thường đặt ở góc trên bên trái hoặc phía trên của mặt trước, kèm thông tin liên hệ ở dưới hoặc ở mặt sau nắp. Thông tin cần sắp xếp rõ ràng, chữ đủ lớn để đọc, tương phản tốt với màu nền của phong bì.
Về kỹ thuật in, màu của logo cần được kiểm soát để phù hợp với các ấn phẩm khác. Cùng một mã màu in trên giấy trắng, giấy vàng hoặc giấy kraft sẽ cho kết quả hiển thị khác nhau, nên nếu doanh nghiệp đang dùng nhiều loại giấy cho cùng bộ nhận diện thì cần duyệt màu trên từng loại. Phần dành cho địa chỉ người nhận cần để trống, không đặt họa tiết đậm phía sau vì sẽ khó đọc khi viết tay hoặc in nhãn dán.
Chọn kích thước phong bì thư theo tài liệu bên trong
Phong bì có nhiều kích thước để phù hợp với tài liệu, chứng từ hoặc hóa đơn bên trong. Bảng dưới đây liệt kê các kích thước thường gặp; kích thước thực tế có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.
| Loại phong bì | Kích thước tham khảo | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Phong bì thiệp, thư mời | Khoảng 12 x 22 cm | Thiệp chúc mừng, thư mời, giấy tờ gấp ba |
| Phong bì A5 | Khoảng 16 x 23 cm | Tài liệu cỡ nhỏ, thư giới thiệu, hóa đơn |
| Phong bì A4 | Khoảng 25 x 34 cm | Hợp đồng, hồ sơ, tài liệu không gấp |
Khi chọn kích thước, cần đo tài liệu cùng độ dày của cả xấp, vì phong bì quá khít sẽ khó nhét và dễ rách mép. Nên chừa mỗi bên khoảng vài milimét. Nếu doanh nghiệp gửi tài liệu gấp, cần xác định cách gấp (gấp đôi, gấp ba) trước khi chốt kích thước. Bảng kích thước và kiểu dáng đầy đủ hơn có trong bài kích thước, kiểu dáng, chất liệu giấy chuẩn của phong bì thư.
Chọn giấy và định lượng giấy in phong bì thư
Giấy làm phong bì cần phù hợp với mục đích sử dụng và với cách in. Nếu doanh nghiệp còn in thêm địa chỉ người nhận bằng máy in laser, cần chọn loại giấy chịu được nhiệt của máy in và cho nét in rõ. Với sản xuất số lượng lớn, giấy in offset là lựa chọn phổ biến vì bề mặt ổn định, nhận mực tốt. Trong môi trường văn phòng, các loại giấy thường dùng gồm giấy offset, giấy couche và giấy kraft; với sự kiện hoặc thư mời cần cảm giác cao cấp, có thể cân nhắc giấy mỹ thuật có vân hoặc màu đặc biệt. Phong bì đựng hồ sơ, phong bì bệnh án và phong bì khổ lớn thường dùng giấy duplex hoặc giấy kraft loại dày.
| Nhóm phong bì | Loại giấy thường dùng | Định lượng tham khảo |
|---|---|---|
| Phong bì nhỏ A6, A5 | Giấy offset; giấy couche khi cần mặt bóng mịn | Offset khoảng 100 đến 120 gsm; couche khoảng 120 đến 150 gsm |
| Phong bì đựng hồ sơ từ A4 trở lên | Giấy offset dày, couche, duplex, kraft dày | Khoảng 150 đến 250 gsm |
| Phong bì sự kiện, thư mời cao cấp | Giấy mỹ thuật | Tùy loại giấy, xác nhận khi báo giá |
Định lượng (gsm, số gam trên một mét vuông) thể hiện độ dày của giấy. Định lượng thấp làm phong bì mỏng, dễ lộ hình tài liệu bên trong; định lượng quá cao làm nắp khó gấp và tăng chi phí. In An Anh có mẫu giấy thật để khách hàng xem và cầm thử trước khi chọn, giúp đánh giá độ dày và cảm quan phù hợp.
In thử phong bì thư trước khi sản xuất số lượng lớn
In thử là bước kiểm tra bản in có đúng với file thiết kế hay không trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt. Với phong bì, cần kiểm tra các điểm sau trên bản in thử:
- Màu logo và màu nền so với bộ nhận diện thương hiệu hiện có.
- Vị trí các thành phần trên mặt trước và mặt sau, nhất là khi phong bì được gấp và dán thành hình.
- Chữ nhỏ như địa chỉ, số điện thoại có đọc được không.
- Vùng xén và đường gấp: nội dung không nằm sát mép cắt hoặc sát đường gấp.
- Độ bám của mực khi in thêm địa chỉ bằng máy in văn phòng.
In An Anh có bản in thử để khách hàng duyệt màu trước khi in số lượng lớn. Bản in thử giúp hạn chế sai lệch màu và sai sót kỹ thuật, nhưng việc xác nhận bố cục cuối cùng vẫn thuộc về khách hàng trước khi sản xuất.
Lập kế hoạch số lượng để tối ưu chi phí in phong bì thư
Chi phí in phong bì phụ thuộc vào kích thước, loại giấy, số màu in, gia công và số lượng. Cùng một mẫu, số lượng lớn thường làm chi phí trên mỗi chiếc giảm vì các khâu chế bản, lên máy và bế được chia cho nhiều sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp có nhu cầu dùng ổn định nên lập kế hoạch in theo nhu cầu cả năm, kết hợp đặt in cùng lúc với các ấn phẩm khác trong cùng bộ nhận diện như tiêu đề thư và danh thiếp.
Tuy vậy, nếu thông tin liên hệ có thể thay đổi trong năm (địa chỉ, số điện thoại, tên đơn vị), nên cân nhắc số lượng vừa phải để tránh tồn kho lỗi thời. Doanh nghiệp cũng cần tính điều kiện bảo quản: phong bì để nơi ẩm có thể bị dính keo hoặc cong nắp. Nhu cầu cụ thể xem tại trang in phong bì thư tại xưởng In An Anh, còn các dịch vụ đi kèm xem tại trang ấn phẩm văn phòng. Khách hàng muốn biết quy trình đặt in từ đầu có thể xem bài dịch vụ in phong bì thư tại xưởng In An Anh.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in phong bì thư
- Kích thước phong bì thành phẩm hoặc kích thước tài liệu cần đựng, kèm cách gấp.
- Số lượng dự kiến và số mẫu phong bì khác nhau, nếu có.
- Loại giấy và định lượng mong muốn; nếu chưa rõ, nêu mục đích sử dụng để xưởng tư vấn.
- File thiết kế hoặc logo, thông tin liên hệ cần in.
- Số màu in và các gia công đặc biệt, nếu có; kiểu dáng ngoài phong bì thông thường được xác nhận khi báo giá.
- Phong bì có in thêm địa chỉ bằng máy in laser hay không, để chọn giấy phù hợp.
Hỏi đáp về đặt in phong bì thư
Phong bì thư nên chọn định lượng bao nhiêu?
Phong bì nhỏ như A6, A5 thường dùng giấy khoảng 100 đến 120 gsm, phong bì đựng hồ sơ từ A4 trở lên thường dùng từ khoảng 150 đến 250 gsm. Định lượng phù hợp còn phụ thuộc loại giấy và độ dày xấp tài liệu bên trong.
Có cần in thử phong bì trước khi sản xuất không?
Nên có, nhất là với đơn hàng số lượng lớn hoặc logo có màu quy định. Bản in thử giúp phát hiện sớm sai lệch màu, lỗi vị trí hoặc chữ quá nhỏ trước khi sản xuất toàn bộ số lượng.
Phong bì in offset có in thêm địa chỉ bằng máy in văn phòng được không?
Được, với điều kiện chọn giấy phù hợp. Cần cho biết trước khi đặt in để xưởng tư vấn loại giấy và bề mặt in chịu được nhiệt của máy in laser, đồng thời nên in thử vài chiếc để kiểm tra độ bám của mực.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để In An Anh tư vấn và báo giá in phong bì thư. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.