Một quyển hóa đơn bán lẻ hoặc quyển order đạt yêu cầu cần có tối thiểu các phần sau: thông tin đơn vị bán, tên chứng từ, thông tin khách hàng, bảng kê hàng hóa, phần tổng tiền và phần xác nhận của hai bên. Bài viết này liệt kê từng thành phần, hướng dẫn bố cục, quy cách giấy và khổ thường dùng, đồng thời nêu những lỗi thiết kế hay gặp để cửa hàng, công ty và nhà hàng chuẩn bị nội dung trước khi đặt in. Các bài cùng nhóm nằm trong chuyên mục in quyển order nhà hàng.
Hóa đơn bán lẻ, phiếu bán hàng và quyển order khác nhau như thế nào
Trong thực tế kinh doanh, ba tên gọi này thường được dùng lẫn nhau nhưng mục đích có khác biệt. Hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu bán hàng ghi lại một giao dịch mua bán nhỏ giữa cửa hàng và khách, thường dùng ở tạp hóa, cửa hàng vật liệu, cửa hàng thời trang hoặc đại lý. Quyển order là biểu mẫu ghi yêu cầu gọi món hoặc đặt hàng, thường dùng ở nhà hàng, quán ăn, quán cà phê hoặc bộ phận bán hàng tại chỗ, và là căn cứ để bếp chuẩn bị và thu ngân tính tiền.
Cần phân biệt các loại phiếu in sẵn này với hóa đơn có giá trị pháp lý về thuế. Việc đơn vị nào phải sử dụng hóa đơn theo quy định, loại hóa đơn nào được chấp nhận và nội dung bắt buộc của hóa đơn do cơ quan thuế quy định và có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Vì vậy, trước khi thiết kế, doanh nghiệp nên xác nhận với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý về loại chứng từ phù hợp, rồi mới chọn mẫu in. Trang in biểu mẫu hóa đơn của In An Anh tổng hợp các nhóm biểu mẫu thường được đặt in.
Thông tin cần có trên mẫu hóa đơn bán lẻ, quyển order
Dù là phiếu bán hàng hay quyển order, các phần dưới đây nên có để chứng từ đầy đủ thông tin và thuận tiện đối chiếu.
- Logo và tên đơn vị bán: đặt ở phía trên, rõ ràng, là phần nhận diện quan trọng nhất của chứng từ.
- Thông tin liên hệ: địa chỉ, số điện thoại, email hoặc website để khách hàng liên hệ khi cần đối chiếu hoặc đổi trả.
- Tên chứng từ: ví dụ hóa đơn bán hàng, phiếu bán hàng, giấy mua hàng, phiếu xuất hàng. Tên này thường là dòng chữ lớn nhất trên mẫu và dùng kiểu chữ dễ đọc.
- Thông tin khách hàng: họ tên hoặc tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại.
- Bảng kê hàng hóa: số thứ tự, tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Với quyển order nhà hàng, bảng gồm tên món, số lượng và ghi chú, kèm số bàn và ngày giờ.
- Phần thanh toán: tổng tiền ghi bằng số và bằng chữ, số tiền đã thanh toán và số còn lại nếu thanh toán nhiều lần.
- Ghi chú: dòng chữ nhỏ về chính sách đổi trả, bảo hành hoặc lưu ý cho khách hàng.
- Phần xác nhận: chữ ký người mua và người bán, thể hiện hai bên đã thống nhất nội dung giao dịch.
Số quyển, số thứ tự phiếu và ngày lập cũng nên được xác định trước, vì chúng ảnh hưởng đến cách quản lý và đối chiếu sau này. Nếu cần đánh số thứ tự tự động trên từng phiếu, doanh nghiệp nên xác nhận khả năng thực hiện khi nhận báo giá.
Cách bố trí bố cục của mẫu hóa đơn bán lẻ
Một mẫu hóa đơn dễ dùng thường chia thành ba vùng: vùng đầu chứa thông tin đơn vị bán và tên chứng từ, vùng giữa là bảng kê hàng hóa, vùng cuối chứa tổng tiền và chữ ký. Việc phân vùng rõ ràng giúp người viết biết ngay cần điền ở đâu và giúp khách hàng đọc nhanh khi nhận phiếu.
Với bảng kê hàng hóa, chiều cao mỗi dòng cần tính theo chữ viết tay thực tế, thường rộng hơn chữ in. Số dòng nên dựa trên số mặt hàng trung bình của một giao dịch: cửa hàng bán lẻ ít mặt hàng có thể dùng khổ nhỏ với ít dòng, còn đại lý hoặc cửa hàng vật liệu cần nhiều dòng hơn và khổ lớn hơn. Cột số lượng, đơn giá và thành tiền nên đủ rộng cho các số hàng nghìn và hàng triệu. Phần thông tin đơn vị bán cần đặt logo ở kích thước và vị trí cân đối với các mục còn lại, tránh chiếm quá nhiều chỗ khiến bảng kê bị thu hẹp.
Khoảng trống dành cho thông tin điền tay như tên khách, địa chỉ, số điện thoại cần đủ rộng cho một dòng chữ viết tay, tránh để người viết phải viết tắt hoặc viết đè lên đường kẻ.
Quy cách giấy, khổ và mực in quyển hóa đơn, quyển order
Về khổ giấy, hóa đơn bán lẻ thường được in ở các khổ A4, A5 và A6. Quyển order nhà hàng thường dùng khổ nhỏ hơn, phổ biến như 7 x 10 cm, 7,5 x 10,5 cm hoặc 8 x 12 cm để phù hợp bỏ túi và ghi nhanh tại bàn. Khổ cụ thể nên chọn theo lượng thông tin cần ghi và cách người dùng cầm bút khi ghi.
Về chất liệu, giấy Bãi Bằng định lượng khoảng 58 gsm thường được dùng cho hóa đơn một liên do dễ viết và chi phí hợp lý. Khi cần nhiều liên để giao khách một bản và lưu một bản, có thể dùng giấy than hoặc giấy nhiều lớp tự sao chép, tuy nhiên đây là yêu cầu cần xác nhận khi báo giá để biết khả năng thực hiện, số liên tối đa và loại giấy phù hợp. Giấy quá mỏng dễ nhăn và lem khi viết bằng bút bi, còn giấy quá dày làm giảm độ rõ của các liên bên dưới.
Về mực in, hóa đơn và order thường in một hoặc hai màu, trong đó màu đen hoặc xanh được dùng cho chữ và đường kẻ, màu thương hiệu dùng cho logo. Mực cần bám tốt để chữ in không bị nhòe khi tay người viết chạm vào.
Đóng quyển và các yêu cầu gia công đi kèm
Các quyển hóa đơn và order thường được đóng bằng keo gáy hoặc ghim, có bìa bảo vệ để không bị cong mép khi mang theo. Mỗi quyển có số lượng tờ cố định, ví dụ 50 hoặc 100 tờ, tùy nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp nên chọn số tờ trên quyển theo tần suất lập phiếu để tránh quyển quá dày gây khó dùng hoặc quá mỏng khiến phải thay liên tục.
Một số yêu cầu như rãnh xé để tách phiếu dễ dàng, đánh số thứ tự nhảy theo từng liên, hoặc bìa có in thông tin riêng là các gia công cần xác nhận khi báo giá, vì khả năng thực hiện phụ thuộc quy cách cụ thể của từng đơn. Doanh nghiệp nên nêu rõ các yêu cầu này ngay từ đầu để xưởng tính phương án sản xuất phù hợp.
Thiết kế quyển order cho nhà hàng, quán ăn
Với nhà hàng, quán ăn và quán cà phê, quyển order cần thuận tiện cho nhân viên ghi nhanh khi khách gọi món. Nên có dòng ghi số bàn, số khách, thời gian và tên nhân viên phục vụ; phần bảng gồm tên món, số lượng và ghi chú như ít đường, không cay, mang đi. Cột ghi chú thường bị bỏ qua khi thiết kế nhưng lại cần thiết trong thực tế vận hành.
Trường hợp nhà hàng dùng một liên cho bếp và một liên cho thu ngân, cần thiết kế để nội dung hai liên đồng nhất và khổ giấy đủ chỗ cho thông tin cần thiết. Nhà hàng cũng nên thống nhất tên món và cách viết tắt để nhân viên bếp và phục vụ đọc cùng một cách. Đơn vị đang chuẩn bị thực đơn có thể xem thêm dịch vụ in menu của In An Anh và bài hướng dẫn thiết kế và in ấn menu, thực đơn để thống nhất phong cách giữa menu và quyển order.
Lỗi thường gặp khi thiết kế hóa đơn bán lẻ và quyển order
- Ô ghi thông tin quá nhỏ so với chữ viết tay, khiến phiếu khó đọc và dễ nhầm số tiền.
- Chữ in trên mẫu quá nhỏ hoặc nền có hình chìm quá đậm, làm khó đọc khi photo hoặc quét.
- Thiếu dòng tổng tiền bằng chữ hoặc phần chữ ký, làm phiếu thiếu căn cứ khi cần đối chiếu.
- Chọn giấy quá mỏng nên mực bút bi lem hoặc thấm sang mặt sau.
- Không chừa lề đóng gáy, làm chữ ở sát mép bị che khi quyển được đóng.
- Thay đổi thông tin liên hệ sau khi đã in số lượng lớn, dẫn đến phải in lại hoặc dán đè.
Để có bộ thông tin đầy đủ cho từng loại ấn phẩm bán hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài in hóa đơn cao cấp và danh sách thông tin cần có khi thiết kế tờ rơi, vốn dùng cách rà soát tương tự.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá
- Loại chứng từ: hóa đơn bán lẻ, phiếu bán hàng hay quyển order.
- Khổ giấy và số liên (một liên hoặc nhiều liên).
- Số tờ trên mỗi quyển và số quyển cần in.
- Logo đơn vị bán dạng file vector hoặc ảnh độ phân giải cao và nội dung cần in cố định.
- Yêu cầu bìa, keo gáy, rãnh xé hoặc đánh số thứ tự.
- Màu in dự kiến: một màu, hai màu hoặc màu theo nhận diện thương hiệu.
- Địa chỉ nhận hàng.
Câu hỏi thường gặp
Khổ nào phù hợp nhất cho quyển hóa đơn bán lẻ?
Khổ A5 phù hợp với phần lớn cửa hàng vì đủ chỗ cho bảng kê vài chục mặt hàng và vẫn cầm gọn trên quầy. Khổ A6 hợp với cửa hàng ít mặt hàng trong mỗi giao dịch, còn khổ A4 hợp với đại lý hoặc đơn vị cần kê nhiều dòng.
Quyển order nhà hàng cần có những thông tin nào?
Nên có số bàn, số khách, ngày giờ, bảng ghi tên món kèm số lượng và ghi chú, cùng tên nhân viên phục vụ. Nếu thu ngân dùng chung phiếu này để tính tiền, cần thêm cột đơn giá và tổng tiền.
Có thể đặt in hóa đơn nhiều liên không?
Hóa đơn nhiều liên là loại chứng từ cần xác nhận quy cách, loại giấy và số liên khi báo giá. Doanh nghiệp nên gửi mẫu hoặc mô tả cách sử dụng từng liên để xưởng tư vấn phương án phù hợp.
Đơn vị cần in quyển hóa đơn bán lẻ hoặc quyển order có thể gửi mẫu, khổ giấy, số liên và số lượng qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 trong giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.