Quyển phiếu thu, phiếu chi là ấn phẩm văn phòng dùng để ghi nhận các khoản tiền vào và ra của doanh nghiệp, trường học, cơ sở dịch vụ. Khi đặt in, đơn vị cần quyết định trước một số nội dung: khổ phiếu, số liên mỗi bộ, cách đánh số, loại giấy và kiểu đóng quyển. Bài viết này trình bày các lựa chọn kỹ thuật thường gặp, những lưu ý khi chuẩn bị file mẫu và thông tin cần cung cấp để xưởng báo giá chính xác ngay từ lần trao đổi đầu tiên.
Phiếu thu, phiếu chi dùng để làm gì
Phiếu thu ghi nhận khoản tiền doanh nghiệp nhận vào, ví dụ thu học phí, thu tiền đặt cọc hoặc thu hồi công nợ. Phiếu chi ghi nhận khoản tiền chi ra, ví dụ chi mua vật tư, chi lương hoặc chi tạm ứng. Cả hai đều là chứng từ nội bộ phục vụ công tác kế toán, giúp người phụ trách quỹ đối chiếu số tiền thực tế với sổ sách và là căn cứ khi kiểm tra cuối kỳ.
Cần phân biệt phiếu thu, phiếu chi với hóa đơn bán hàng. Phiếu thu là xác nhận đã nhận tiền, không thay thế hóa đơn trong những giao dịch thuộc diện phải xuất hóa đơn theo quy định. Về mẫu biểu, mỗi đơn vị áp dụng chế độ kế toán khác nhau nên các thông tin bắt buộc trên phiếu có thể khác; đơn vị đặt in nên trao đổi với bộ phận kế toán để chốt nội dung trước khi gửi file cho xưởng.
Các quy cách in quyển phiếu thu, phiếu chi thường gặp
Quyển phiếu thu, phiếu chi được đặt in theo nhiều quy cách tùy mục đích lưu trữ và quy trình luân chuyển chứng từ. Bảng dưới đây tóm tắt các nhóm quy cách phổ biến.
| Hạng mục | Lựa chọn thường gặp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Số liên | 2 liên, 3 liên hoặc 4 liên mỗi bộ | Mỗi liên giao cho một bộ phận: người nộp, quỹ, kế toán; thường dùng màu giấy hoặc màu chữ khác nhau để phân biệt |
| Khổ phiếu | Khổ nhỏ như A5 hoặc khổ A4 chia đôi, theo mẫu của đơn vị | Cần đủ chỗ ghi số tiền bằng chữ và chữ ký |
| Màu in | Một màu hoặc nhiều màu theo file thiết kế | Mẫu có logo màu cần thống nhất màu trước khi in |
| Cách ghi | Viết tay hoặc in dữ liệu nếu đơn vị có yêu cầu | Phiếu viết tay cần dòng kẻ rõ, khoảng cách đủ rộng |
| Đánh số | Số thứ tự liên tục theo quyển | Kiểu đánh số nhảy hoặc theo dãy được xác nhận khi báo giá |
| Đóng quyển | Bìa bồi, keo gáy hoặc kiểu đóng phổ biến khác | Số tờ mỗi quyển nên thống nhất để dễ quản lý |
Giấy in và số liên cho quyển phiếu thu
Giấy là yếu tố ảnh hưởng đến độ rõ nét của chữ viết tay và khả năng lưu trữ lâu dài. Giấy in thông thường như giấy Ford phù hợp với phiếu thu cần ghi bút bi, bề mặt giấy không quá bóng nên mực bút bám tốt. Với bộ phiếu nhiều liên, mỗi liên có thể dùng giấy màu khác nhau để mỗi bộ phận nhận biết nhanh liên tương ứng.
Nếu đơn vị muốn ghi một lần mà các liên đều có chữ, có thể cân nhắc giấy nhiều liên tự nhân bản (giấy than hoặc giấy không cần than). Đây là loại giấy chuyên dụng, quy cách và khả năng cung cấp cần được xác nhận khi báo giá. Trong trường hợp không dùng loại này, mỗi liên có thể điền riêng hoặc dùng bút ấn mạnh với tờ than xen giữa.
Khi chọn số liên, đơn vị nên xem xét quy trình thực tế: liên nào gửi cho người nộp tiền, liên nào lưu quỹ, liên nào chuyển kế toán. Số liên nhiều hơn nhu cầu làm tăng chi phí giấy và thời gian ghi chép; số liên ít hơn lại không đủ cho đối chiếu.
Chuẩn bị file mẫu phiếu thu, phiếu chi để in
File mẫu rõ ràng giúp hạn chế phải in lại. Một phiếu thu hoặc phiếu chi thường có các mục sau: tên và địa chỉ đơn vị, tên chứng từ, mẫu số hoặc số quyển, ngày tháng, họ tên người nộp hoặc người nhận, lý do, số tiền bằng số và bằng chữ, chữ ký các bên. Các mục này cần có khoảng trống đủ lớn để ghi tay.
- Xuất file ở định dạng PDF hoặc file thiết kế gốc, chữ đã chuyển thành đường nét để tránh lỗi font.
- Chừa vùng xén theo yêu cầu và không đặt nội dung quan trọng sát mép giấy.
- Thống nhất vị trí đánh số và cách đánh số trước khi in, vì khó chỉnh sau khi sản xuất.
- Nếu có logo màu, cung cấp mã màu hoặc mẫu in cũ để đối chiếu.
- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung chữ trước khi gửi file, vì lỗi chính tả trên chứng từ phải sửa bằng cách in lại.
Khách hàng chưa có file có thể gửi mẫu phiếu đang sử dụng để xưởng chuẩn bị file đầu ra theo mẫu đó. Phạm vi hỗ trợ chỉnh sửa và dàn trang được thống nhất khi báo giá. Tham khảo thêm các ấn phẩm văn phòng khác tại trang ấn phẩm văn phòng của In An Anh.
Quy trình đặt in quyển phiếu thu, phiếu chi tại In An Anh
- Trao đổi quy cách: khách hàng gửi mẫu phiếu, số liên, khổ, số lượng và cách đóng quyển qua Zalo hoặc điện thoại để xưởng tư vấn phương án.
- Gửi file và kiểm tra kỹ thuật: khách hàng gửi file qua email baogiainananh@gmail.com hoặc Zalo, xưởng kiểm tra vùng xén, màu, độ rõ của dòng kẻ.
- Duyệt bản thử: với đơn hàng có yêu cầu về màu hoặc bố cục, xưởng có thể in bản thử để khách hàng duyệt trước khi sản xuất toàn bộ.
- Sản xuất và đóng quyển: in, đánh số, đóng quyển theo quy cách đã chốt.
- Kiểm tra và giao hàng: khách hàng kiểm tra số lượng và chất lượng khi nhận hàng; xưởng giao hàng toàn quốc.
Thời gian sản xuất và giao hàng được thống nhất theo số lượng, quy cách và địa điểm nhận. Với đơn hàng cần dùng gấp, người đặt in nên nêu rõ thời điểm cần sử dụng ngay từ đầu để xưởng sắp xếp.
Yếu tố ảnh hưởng chi phí in quyển phiếu thu, phiếu chi
- Số lượng quyển và số tờ trong mỗi quyển.
- Số liên mỗi bộ và loại giấy (giấy thường hoặc giấy nhiều liên chuyên dụng).
- Khổ phiếu và số màu in.
- Yêu cầu đánh số, kiểu đóng quyển và loại bìa.
- Số mẫu phiếu khác nhau trong cùng một đơn, vì mỗi mẫu cần được kiểm tra và xuất file riêng.
- Địa điểm giao hàng.
Doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách chuẩn hóa một mẫu phiếu cho nhiều bộ phận, đặt in theo kế hoạch sử dụng cả năm thay vì từng đợt nhỏ và chọn khổ giấy phù hợp để hạn chế hao hụt khi cắt.
Các ấn phẩm liên quan và nên đặt in cùng
Ngoài quyển phiếu thu, phiếu chi, các đơn vị bán hàng và dịch vụ thường cần thêm ấn phẩm quản lý khác. Có thể tham khảo in hóa đơn cao cấp, in quyển order cho nhà hàng, quán cà phê và bài dịch vụ in giấy biên nhận. Với đơn vị tổ chức sự kiện, bài in vé xe, vé vào cửa giới thiệu các nội dung cần lưu ý khi đặt in vé. Trang in biểu mẫu hóa đơn tại In An Anh tổng hợp các biểu mẫu mà xưởng nhận in.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá quyển phiếu thu, phiếu chi
- Loại phiếu: phiếu thu, phiếu chi hoặc cả hai, kèm mẫu đang dùng (ảnh hoặc file).
- Số liên mỗi bộ và màu giấy hoặc màu chữ từng liên.
- Khổ phiếu, số tờ mỗi quyển và số quyển cần in.
- Yêu cầu đánh số: bắt đầu từ số nào, có nhảy số hay không.
- Kiểu đóng quyển và loại bìa mong muốn.
- File thiết kế hoặc yêu cầu hỗ trợ dàn trang.
- Địa chỉ nhận hàng, hình thức xuất hóa đơn VAT nếu cần.
Câu hỏi thường gặp về in quyển phiếu thu, phiếu chi
Có thể in ít quyển để dùng thử không?
Khách hàng có thể trao đổi về số lượng nhỏ để dùng thử mẫu. Số lượng tối thiểu và cách tính chi phí phụ thuộc vào quy cách, được xác nhận khi báo giá.
Có in được phiếu có số thứ tự không lặp giữa các quyển không?
Về nguyên tắc, mỗi quyển có thể đánh số theo dãy riêng để không trùng. Cách đánh số cụ thể, bao gồm đánh số nhảy theo bước, được xác nhận khi báo giá.
Phiếu thu có cần cán màng bìa không?
Quyển phiếu thu thường dùng bìa bồi hoặc bìa giấy dày. Nếu quyển được dùng thường xuyên, có thể cân nhắc cán màng bìa để hạn chế bẩn và trầy; phương án này thực hiện tại xưởng và được thống nhất khi báo giá.
Gửi quy cách để nhận báo giá quyển phiếu thu, phiếu chi
Khách hàng gửi mẫu phiếu, số liên, số lượng và yêu cầu đóng quyển qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để nhận tư vấn và báo giá. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT.