Thiết kế và in phong bì thư doanh nghiệp là công việc gồm bốn nhóm quyết định: nội dung và bố cục trên từng mặt phong bì, kích thước theo loại tài liệu cần đựng, loại giấy phù hợp với việc ghi chú và bảo vệ giấy tờ, và công nghệ in theo số lượng đặt. Bài viết trình bày từng nhóm theo thứ tự thực hiện để đơn vị đặt in chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi làm việc với xưởng. Với nhu cầu tìm hiểu rộng hơn, độc giả có thể xem thêm các bài về in phong bì thư trên website này.
Phong bì thư doanh nghiệp là gì và vai trò trong hoạt động kinh doanh
Khái niệm thiết kế phong bì thư doanh nghiệp
Phong bì thư doanh nghiệp là ấn phẩm văn phòng dùng để đựng công văn, báo giá, hợp đồng, hóa đơn, thư mời hoặc tiền thưởng cho nhân viên. Khác với phong bì trơn, mặt ngoài phong bì doanh nghiệp được in tên công ty, logo, địa chỉ và thông tin liên hệ, nhờ đó mỗi lần gửi tài liệu cũng là một lần giới thiệu thương hiệu đến người nhận.
Thiết kế phong bì là việc sắp xếp thông tin công ty, logo và các vùng chức năng trên bề mặt phong bì sao cho rõ ràng, gọn gàng và nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu. Một thiết kế được tính toán kỹ vừa bảo đảm đơn vị vận chuyển và người nhận đọc được thông tin gửi nhận, vừa thể hiện được định vị của doanh nghiệp.
Ba lợi ích khi đầu tư thiết kế và in phong bì thư
- Tăng khả năng nhận diện thương hiệu: bố cục đúng định vị, màu sắc và logo đồng nhất với các ấn phẩm khác giúp đối tác dễ nhận ra thư của doanh nghiệp giữa nhiều loại thư từ khác.
- Thể hiện sự chỉn chu trong giao dịch: thư từ, báo giá, hợp đồng gửi trong phong bì có in thông tin thường tạo ấn tượng về tính chuyên nghiệp cao hơn so với phong bì viết tay hoặc trình bày tùy hứng.
- Đồng bộ giữa trụ sở và chi nhánh: với doanh nghiệp có nhiều cơ sở, dùng chung một mẫu phong bì giúp mọi tài liệu gửi đi từ trụ sở chính đến chi nhánh nhỏ đều có diện mạo thống nhất. Phong bì thường được đặt cùng các ấn phẩm văn phòng khác như giấy tiêu đề và danh thiếp, xem thêm tại ấn phẩm văn phòng in tại In An Anh.
Cấu tạo và kích thước phong bì thư cần xác định trước khi thiết kế
Cấu tạo chuẩn của một phong bì thư
Một phong bì thư thường có bốn phần chính: mặt trước dùng để in thông tin công ty và ghi địa chỉ, mặt sau (mặt lưng), nắp phong bì và tai dán. Với phong bì đựng hồ sơ dày, tài liệu hàng trăm trang, cần tính thêm phần hông gấp nở và khuy có dây buộc để giữ nắp, tránh phong bì bung trong quá trình vận chuyển.
Trên file thiết kế, bốn phần này được thể hiện trên một mặt phẳng, tức là bản triển khai của phong bì. File được in trên tờ giấy, sau đó bế theo khuôn, gấp và dán keo ở tai để thành phong bì hoàn chỉnh. Vì vậy vị trí đường gấp, đường bế và vùng dán keo phải được xác định chính xác ngay từ khi dựng file, nếu không nội dung dễ bị lệch hoặc bị đè lên phần dán.
Các kích thước phong bì thư thường dùng
Kích thước phong bì được chọn theo khổ giấy của tài liệu bên trong và theo việc tài liệu được gấp hay để phẳng. Các nhóm thường gặp gồm:
| Loại phong bì | Kích thước tham khảo | Thường dùng để đựng |
|---|---|---|
| Khổ lớn cho giấy A4 để phẳng | Khoảng 25 x 34 cm | Hồ sơ, hợp đồng, tài liệu không gấp |
| Khổ trung theo A5 | Khoảng 16 x 23 cm | Thư từ, hóa đơn, giấy A4 gấp đôi |
| Khổ nhỏ dài | Khoảng 12 x 22 cm | Thư mời, tiền thưởng, giấy A4 gấp ba |
Kích thước cụ thể có thể thay đổi theo khuôn và theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, vì vậy khi đặt in nên gửi kích thước mong muốn hoặc mẫu phong bì đang dùng để xưởng xác nhận khuôn bế phù hợp. Nếu cần tìm hiểu kỹ hơn về kiểu dáng và chất liệu, độc giả có thể tham khảo bài kích thước, kiểu dáng, chất liệu giấy chuẩn của phong bì thư.
Nội dung cần có khi thiết kế phong bì thư doanh nghiệp
Thông tin trên mặt trước phong bì
Mặt trước phong bì cần có tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ, khẩu hiệu thương hiệu (nếu có) và khoảng trống để ghi thông tin người gửi, người nhận. Cách bố trí thường dùng như sau:
- Thông tin công ty: đặt ở góc trên bên phải hoặc chính giữa phần trên. Đây là vị trí mắt người nhận thường dừng lại đầu tiên khi cầm phong bì.
- Khẩu hiệu thương hiệu: đặt ở phía trên cùng hoặc góc dưới của mặt trước, dùng kiểu chữ trang nhã, dễ đọc.
- Vùng ghi người gửi và người nhận: đặt phía dưới thông tin công ty, hai vùng tách biệt rõ ràng để không nhầm lẫn khi viết tay hoặc dán nhãn địa chỉ.
Khi có yêu cầu in địa chỉ bằng máy hoặc dán nhãn địa chỉ, cần để vùng địa chỉ đủ rộng và không có hình nền đậm bên dưới để thông tin dễ đọc.
Mặt sau và nắp phong bì
Mặt sau có thể in một câu thông điệp ngắn, địa chỉ website hoặc để trống tùy phong cách của doanh nghiệp. Nắp phong bì thường được phủ màu thương hiệu để tăng nhận diện khi người nhận nhìn thấy phong bì từ phía sau. Cần tránh đặt thông tin quan trọng sát đường gấp của nắp vì phần này dễ bị che hoặc lệch khi gấp dán.
Tiêu chí đánh giá một mẫu phong bì thư chuyên nghiệp
- Màu sắc nhất quán: màu chữ, đường kẻ và màu nắp cần thống nhất và khớp với màu logo, vì mục đích chính của phong bì in là truyền tải hình ảnh thương hiệu.
- Kiểu chữ rõ ràng: nên dùng kiểu chữ đứng, có chân hoặc không chân tùy tinh thần doanh nghiệp, nét chữ rõ và dễ đọc. Các kiểu chữ quá cầu kỳ làm giảm tính nghiêm túc của ấn phẩm và khó đọc ở cỡ nhỏ.
- Màu nền hỗ trợ khả năng đọc: nền trắng hoặc vàng nhạt là lựa chọn phổ biến vì làm nổi bật logo và chữ. Nền quá tối gây khó khăn cho người nhận và đơn vị vận chuyển khi đọc thông tin gửi nhận, cũng như khó viết bút lên trên.
- Vùng an toàn và vùng xén: thiết kế cần có phần tràn lề (bleed, vùng nền kéo dài ra ngoài đường cắt) đầy đủ và các thông tin quan trọng nằm cách mép một khoảng an toàn để không bị cắt xén trong quá trình bế và gia công.
Chọn giấy in phong bì thư doanh nghiệp
Phong bì có nhiệm vụ bảo vệ giấy tờ bên trong, vì vậy giấy cần đủ dày và cứng cáp. Mặt giấy cũng cần bắt mực tốt để người gửi có thể ghi chú thông tin mà không bị lem. Hai loại giấy thường được cân nhắc cho phong bì là giấy Ford và giấy Couche.
Giấy Ford
Giấy Ford là loại giấy văn phòng quen thuộc, bề mặt xốp nhẹ, bắt mực tốt và dễ viết bằng nhiều loại bút. Đây là chất liệu thường dùng cho phong bì thư đơn giản, in một hoặc hai màu, đặt số lượng lớn để dùng lâu dài.
Giấy Couche
Giấy Couche có bề mặt tráng phủ, sáng, mịn, giúp hình ảnh và màu sắc sắc nét. Loại giấy này phù hợp với phong bì có thiết kế nhiều màu, nhiều chi tiết và yêu cầu thẩm mỹ cao. Do bề mặt láng, việc ghi chú bằng bút bi thường phù hợp hơn bút mực nước vì mực nước dễ bị nhòe, nên cần cân nhắc nếu phong bì chủ yếu được viết tay.
Giấy mỹ thuật cho thương hiệu cao cấp
Với doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm cao cấp, phong bì có thể sử dụng giấy mỹ thuật có vân hoặc hoa văn để thể hiện sự tinh tế tương xứng với định vị thương hiệu. Loại giấy này thường có chi phí cao hơn giấy Ford và Couche, nên cần xác định ngay từ đầu để phù hợp ngân sách. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem và cảm nhận trước khi chọn.
Chọn kỹ thuật in phong bì thư theo số lượng đặt
Hai công nghệ in phổ biến cho phong bì là in kỹ thuật số và in offset, mỗi loại phù hợp với một nhóm nhu cầu khác nhau.
In phong bì thư bằng công nghệ kỹ thuật số
In kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít và nhu cầu cần có sản phẩm sớm, thường được các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn. Với phương án này, phong bì thường được in trên phôi có sẵn đã tra keo và làm nắp, nên không phải qua khâu bế, gấp, dán, màu sắc rõ nét và chi phí thấp hơn so với dựng khuôn riêng. Hạn chế là kích thước và kiểu nắp bị giới hạn theo phôi hiện có.
In phong bì thư bằng công nghệ offset
In offset được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi cần chất lượng ổn định, màu đều giữa các bản in và chủ động thiết kế phần tai, nắp theo ý đồ riêng. Với số lượng lớn, đơn giá mỗi phong bì giảm đáng kể so với in số lượng nhỏ, nên đây là phương án hợp lý khi doanh nghiệp đặt một lần để sử dụng trong thời gian dài. Xưởng In An Anh thực hiện cả in offset và in kỹ thuật số, đồng thời có bản in thử để duyệt màu trước khi in số lượng lớn.
Quy trình gia công phong bì thư sau in
- Phong bì in trên phôi có sẵn: sau khi in xong có thể sử dụng ngay vì phôi đã được gấp dán từ trước.
- Phong bì in offset theo thiết kế riêng: sau khi in trên khổ giấy lớn, tờ in được bế theo khuôn có kích thước đã thống nhất, sau đó gấp và tra keo để hoàn thiện. Phương án gia công cụ thể cho từng kiểu phong bì được xác nhận khi báo giá.
Khi đã xác định được phương án in, nên kiểm tra bản in thử về màu sắc, vị trí chữ và vùng dán trước khi sản xuất toàn bộ số lượng. Khâu bế được thực hiện tại xưởng, còn cán màng được cân nhắc theo mục đích sử dụng: màng giúp bề mặt bền hơn, nhưng với phong bì cần ghi chú bằng tay thì không nên cán toàn bộ mặt trước.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in phong bì thư
Để xưởng tư vấn phương án và báo giá chính xác, đơn vị đặt in nên chuẩn bị các thông tin sau:
- Kích thước phong bì (hoặc khổ giấy tài liệu cần đựng) và kiểu nắp mong muốn.
- Số lượng cần in và tần suất sử dụng dự kiến.
- Loại giấy dự kiến hoặc mô tả mục đích sử dụng để xưởng đề xuất.
- Số màu in, vị trí in mặt trước, mặt sau và nắp.
- File logo định dạng vector (AI, PDF, CDR) và nội dung cần in; nếu chưa có thiết kế, cần cung cấp thông tin công ty để xưởng hỗ trợ dàn trang.
- Yêu cầu gia công thêm như cán màng, dây buộc, khuy cài hoặc keo dán đặc biệt (xác nhận khi báo giá).
Để hiểu quy trình đặt in từ khâu chuẩn bị đến nhận hàng, độc giả có thể xem thêm bài kinh nghiệm khi đặt in phong bì thư tại nhà in và bài lý do doanh nghiệp cần in phong bì thư. Với doanh nghiệp cần thêm danh thiếp đi kèm, có thể tham khảo dịch vụ in card visit.
Câu hỏi thường gặp khi in phong bì thư doanh nghiệp
Nên chọn in kỹ thuật số hay in offset cho phong bì?
Số lượng ít và cần sử dụng sớm thì in kỹ thuật số trên phôi sẵn thường phù hợp. Khi cần thiết kế nắp và tai riêng, màu đồng đều và số lượng lớn, in offset là phương án thích hợp hơn. Quyết định cuối cùng nên dựa trên số lượng và kiểu phong bì cụ thể, được xác nhận khi báo giá.
Phong bì in logo có nên cán màng không?
Cán màng giúp bề mặt bền và màu sắc nổi bật hơn, nhưng làm bề mặt khó viết. Nếu phong bì cần ghi địa chỉ bằng tay, nên cân nhắc chỉ cán các phần không cần viết hoặc không cán màng.
Cần cung cấp những gì nếu chưa có thiết kế phong bì?
Doanh nghiệp cần cung cấp logo bản vector, thông tin liên hệ cần in và màu thương hiệu. Xưởng có thể hỗ trợ thiết kế, dàn trang dựa trên nội dung khách hàng cung cấp và chuẩn bị file đầu ra phù hợp.
Gửi quy cách để nhận tư vấn và báo giá
Tại xưởng In An Anh, Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, khách hàng được tư vấn và báo giá miễn phí, xuất hóa đơn VAT và nhận giao hàng toàn quốc. Đơn vị đặt in có thể xem thêm thông tin về dịch vụ in phong bì thư của In An Anh và gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file thiết kế) qua Zalo 0934 510 662 hoặc hotline 0934 510 662. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.
