Phong bì thư của doanh nghiệp được chọn dựa trên ba yếu tố: kích thước phù hợp với tài liệu cần đựng, kiểu dáng phù hợp với mục đích gửi và chất liệu giấy phù hợp với hình ảnh thương hiệu. Bài viết này trình bày các kích thước phổ biến của phong bì thư, những kiểu dáng thường dùng, đặc điểm của từng loại giấy và danh sách thông tin cần chuẩn bị khi đặt in. Các bài liên quan khác có trong mục các bài về in phong bì thư.
Kích thước tiêu chuẩn của phong bì thư doanh nghiệp
Kích thước phong bì được xác định theo khổ tài liệu cần gửi. Một nguyên tắc chung là phong bì lớn hơn tài liệu khoảng một đến hai centimet mỗi chiều để dễ cho tài liệu vào và lấy ra mà không làm nhàu mép giấy. Doanh nghiệp, từ cơ sở nhỏ đến tập đoàn, thường dùng ba nhóm kích thước sau.
| Kích thước (rộng x cao) | Nắp | Tài liệu thường đựng |
|---|---|---|
| 25 x 34 cm | 3,5 cm | Tài liệu khổ A4 để phẳng: báo giá, hợp đồng, hồ sơ dự thầu, báo cáo, catalogue |
| 16 x 23 cm | 3 cm | Khổ A5 hoặc A4 gấp đôi: thư mời khai trương, thư chúc Tết, thiệp mời |
| 12 x 22 cm | 3 cm | Hóa đơn, giấy tờ, văn bản khổ A4 gấp ba, tiền |
Khi tài liệu dày hơn thông thường, như một bộ hồ sơ nhiều tờ hoặc cuốn catalogue có bìa cứng, cần cộng thêm độ dày vào kích thước phong bì để nắp đóng được mà không bị căng. Doanh nghiệp có thể gửi bản mẫu tài liệu thực tế để xưởng đối chiếu kích thước. Với các tài liệu giới thiệu như catalogue, tham khảo thêm dịch vụ in catalogue theo yêu cầu để chọn khổ phù hợp với phong bì.
Các kiểu dáng phong bì thư phổ biến
Kiểu dáng phong bì liên quan đến chức năng sử dụng và cảm nhận của người nhận. Nhiều đơn vị mặc định chọn phong bì nắp vuông, tuy nhiên còn nhiều kiểu khác phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.
Phong bì nắp vuông
Đây là kiểu dùng phổ biến nhất vì đường cắt vuông vức, dễ sản xuất và dễ sử dụng. Phong bì nắp vuông phù hợp với hầu hết các hoạt động trao đổi thông tin hằng ngày: thư thông báo, thư chúc mừng, gửi báo giá, hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ.
Phong bì nắp chữ V
Nắp hình tam giác tạo cảm giác trang trọng và tinh tế hơn nắp vuông. Kiểu này thường dùng cho thiệp cưới, thiệp tri ân khách hàng hoặc thư mời trong các dịp đặc biệt, nơi hình thức của phong bì cũng là một phần của thông điệp.
Phong bì nắp gài đựng hồ sơ
Loại phong bì này dùng để lưu trữ và vận chuyển hồ sơ dày. Chất liệu cứng, chịu lực tốt; nắp thường có móc và dây quấn để đóng chặt, hạn chế bung khi đựng bộ hồ sơ hàng trăm trang. Giấy duplex hoặc giấy bìa có định lượng cao thường được chọn cho kiểu này.
Phong bì đựng đĩa
Phong bì có dạng gần vuông với kích thước tính theo đường kính đĩa CD hoặc DVD, giúp cố định đĩa, hạn chế xê dịch và trầy xước trong quá trình vận chuyển. Kiểu này vẫn gặp ở nhu cầu lưu trữ và gửi đĩa dữ liệu.
Phong bì nắp hình thang và nắp bán nguyệt
Đây là các kiểu nắp cách điệu, tạo đường nét mềm mại, phù hợp với thư mời sự kiện hoặc quà tặng. Các kiểu này cần khuôn bế riêng, vì vậy phương án khuôn và số lượng tối thiểu được xác nhận khi báo giá theo mẫu thực tế.
Để nắm thêm về lý do doanh nghiệp đầu tư vào phong bì in thương hiệu, tham khảo bài vì sao doanh nghiệp cần in phong bì thư.
Các loại giấy in phong bì thư
Chất liệu giấy ảnh hưởng đến chất lượng bản in, cảm giác khi cầm phong bì, khả năng viết hoặc in thêm thông tin người nhận và chi phí của đơn hàng. Bảng sau tóm tắt đặc điểm các loại giấy thường dùng.
| Loại giấy | Đặc điểm | Thường dùng cho |
|---|---|---|
| Giấy offset | Bề mặt mịn, bám mực tốt, dễ viết và in địa chỉ | Phong bì thư văn phòng, thư thông báo, thư hành chính |
| Giấy Ford | Bề mặt hơi nhám, màu in dịu, hút mực tốt nên dễ ghi thêm thông tin | Phong bì văn phòng dùng số lượng lớn |
| Couche bóng (gloss) | Bề mặt sáng, mịn, màu in tươi | Phong bì thư chúc Tết, thư mời, ấn phẩm sự kiện |
| Couche mờ (matt) | Bề mặt mờ, phẳng, không lóa | Phong bì thư cảm ơn, thư báo giá, phong bì đựng tiền |
| Giấy kraft | Màu nâu tự nhiên, cảm giác mộc, thân thiện môi trường | Phong bì thiệp cưới phong cách vintage, thiệp mời, thư tay |
| Giấy duplex | Độ dày và độ cứng cao, bền | Phong bì A4 nắp gài đựng tài liệu dày |
| Giấy mỹ thuật | Có vân, gân nổi, mang đặc điểm riêng | Phong bì gửi khách hàng quan trọng, thiệp cưới, ấn phẩm cao cấp |
Một lưu ý thực tế là bề mặt giấy ảnh hưởng đến việc in địa chỉ người nhận. Phong bì giấy offset hoặc Ford thuận tiện khi in địa chỉ bằng máy in văn phòng hoặc viết tay, trong khi giấy couche bóng hoặc bề mặt cán màng có thể khiến mực in thông thường khó bám và dễ lem. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu in địa chỉ riêng cho từng người nhận, nên trao đổi trước với xưởng để chọn giấy và phương án gia công phù hợp.
Định hướng chọn nhanh: phong bì dùng trong hoạt động văn phòng nên ưu tiên giấy offset hoặc Ford; phong bì dành cho thư mời, thư tri ân hoặc thương hiệu muốn thể hiện sự chỉn chu có thể chọn couche mờ hoặc giấy mỹ thuật. Độ dày giấy cũng ảnh hưởng đến khả năng che nội dung bên trong, nên với giấy tờ cần kín đáo, doanh nghiệp nên chọn giấy có định lượng đủ dày.
Thiết kế và nội dung in trên phong bì thư
Phong bì thư doanh nghiệp thường in tên và logo ở góc trên bên trái hoặc phần nắp, kèm địa chỉ, số điện thoại, email và website. Phần giữa mặt trước cần để trống để ghi hoặc in thông tin người nhận. Một số điểm cần lưu ý khi thiết kế:
- Màu in nên nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu trên danh thiếp, tiêu đề thư và tài liệu khác để các ấn phẩm văn phòng đồng bộ.
- Không đặt chữ hoặc logo gần mép nắp và đường gấp, vì vùng này bị cong hoặc bị keo che.
- Chừa vùng xén (bleed) khoảng 3 mm quanh mép khai triển nếu thiết kế có nền màu hoặc hình ảnh sát mép.
- Với phong bì có hình ảnh hoặc màu nền lớn, kiểm tra kỹ vị trí keo dán và đường gấp để thiết kế không bị lệch sau gia công.
Phong bì thường đi cùng các ấn phẩm văn phòng khác của doanh nghiệp. Nếu cần đồng bộ nhận diện trên toàn bộ ấn phẩm gửi khách hàng, tham khảo thêm in ấn marketing quảng cáo.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in phong bì thư
Chi phí in phong bì phụ thuộc vào kích thước, loại giấy và định lượng, số màu in, kiểu nắp, khuôn bế và số lượng. Để xưởng báo giá chính xác, đơn vị đặt in nên chuẩn bị:
- Tài liệu sẽ đựng, khổ và độ dày để xác định kích thước phong bì; hoặc mẫu phong bì đang dùng.
- Kiểu nắp mong muốn: nắp vuông, nắp chữ V, nắp gài hay kiểu nắp khác.
- Chất liệu giấy hoặc yêu cầu về cảm giác để xưởng đề xuất, kèm yêu cầu về việc in hoặc viết địa chỉ lên bề mặt.
- Số lượng đặt in và số mẫu thiết kế khác nhau, ví dụ phong bì cho từng phòng ban hoặc từng chi nhánh.
- File thiết kế (AI, PDF hoặc bản vector của logo), hệ màu CMYK; nếu chưa có file, gửi logo và thông tin liên hệ để xưởng dàn trang theo phạm vi đã thỏa thuận.
- Địa điểm nhận hàng và yêu cầu chứng từ như hóa đơn VAT.
Về những việc cần trao đổi khi làm việc với xưởng in lần đầu, doanh nghiệp có thể đọc thêm bài kinh nghiệm khi đặt in phong bì thư tại nhà in. Phần hướng dẫn chung về quy trình thiết kế và in cho doanh nghiệp được trình bày trong bài cách thiết kế và in ấn phong bì thư doanh nghiệp.
Xưởng in phong bì thư tại Hà Nội
In An Anh là xưởng in tại Hà Nội, 13 năm làm nghề, sử dụng công nghệ in offset và in kỹ thuật số, thực hiện bế, cán màng, ép kim và UV tại xưởng. Phong bì được in kèm bản in thử để duyệt màu, khách hàng làm việc trực tiếp với xưởng, được xem mẫu giấy thật trước khi chọn, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT. Các kiểu nắp đặc biệt hoặc phong bì có cửa sổ, giấy lót chống nhìn xuyên được xác nhận khi báo giá. Thông tin chi tiết về dịch vụ có tại trang dịch vụ in phong bì thư tại In An Anh.
Hỏi đáp về kích thước, kiểu dáng và giấy in phong bì thư
Phong bì đựng giấy A4 cần kích thước bao nhiêu?
Với giấy A4 để phẳng, phong bì khổ 25 x 34 cm, nắp 3,5 cm là lựa chọn thường dùng. Khi gấp ba tờ A4, phong bì 12 x 22 cm phù hợp; khi gấp đôi, phong bì khổ A5 như 16 x 23 cm. Nếu hồ sơ dày, nên tăng kích thước và thử với bộ hồ sơ thực tế.
Nên chọn giấy offset, Ford hay couche cho phong bì văn phòng?
Giấy offset và Ford phù hợp với phong bì dùng hằng ngày vì dễ in hoặc viết địa chỉ lên bề mặt. Giấy couche mờ hoặc giấy mỹ thuật phù hợp khi phong bì cần thể hiện hình ảnh thương hiệu cao hơn, ví dụ gửi thư tri ân hoặc thư mời.
Có thể in phong bì với số lượng ít không?
Số lượng tối thiểu phụ thuộc vào kiểu phong bì, giấy và gia công, nên được xác nhận khi báo giá theo quy cách cụ thể. Doanh nghiệp nên gửi kích thước và số lượng dự kiến để được tư vấn phương án phù hợp.
Gửi quy cách để nhận tư vấn in phong bì
Doanh nghiệp có thể gửi kích thước, kiểu nắp, số lượng, chất liệu và file thiết kế qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để nhận tư vấn và báo giá miễn phí. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội; email baogiainananh@gmail.com.