Kích thước tiêu chuẩn của ấn phẩm in offset được xây dựng dựa trên khổ giấy và khổ máy in thông dụng, từ card visit, tờ rơi, phong bì, voucher, menu đến catalogue, kẹp file và túi giấy. Dùng đúng kích thước chuẩn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa khổ giấy, hạn chế hao hụt, dễ đồng bộ bộ ấn phẩm và dự trù chi phí chính xác hơn. Bài viết tổng hợp kích thước thành phẩm phổ biến của từng loại ấn phẩm, kèm các lưu ý khi thiết kế để người phụ trách marketing, hành chính hoặc thu mua có thể chọn quy cách trước khi gửi yêu cầu báo giá.
Vì sao cần chọn kích thước chuẩn khi thiết kế và in ấn
Giấy in được sản xuất theo các khổ chuẩn, và máy in offset cũng được thiết kế để vận hành trên những khổ giấy tương ứng. Khi thành phẩm có kích thước phù hợp khổ giấy, nhiều sản phẩm có thể được xếp cùng lúc trên một tờ in, công đoạn này gọi là bình trang. Kích thước lệch chuẩn dù chỉ vài milimét có thể làm giảm số sản phẩm trên mỗi tờ, từ đó thay đổi chi phí. Dưới đây là bốn nhóm vấn đề thường gặp khi chọn sai kích thước.
Mất thời gian chỉnh lại file thiết kế
Khi file được dựng sai kích thước, bộ phận chế bản phải yêu cầu chỉnh sửa hoặc dựng lại, làm chậm tiến độ giao hàng. Với tài liệu cần dùng cho hội nghị, hội thảo hoặc đợt phát hành đúng lịch, việc chậm trễ ở khâu file có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch của đơn vị đặt in.
Chi phí in tăng ngoài dự kiến
Một chênh lệch nhỏ về kích thước, chẳng hạn rộng thêm vài milimét, có thể khiến sản phẩm không còn nằm vừa số lượng dự kiến trên mỗi tờ in, và khi đó chi phí giấy, chi phí in được tính trên khổ lớn hơn. Đây là lý do nhiều thiết kế viên không chuyên thường gặp báo giá cao hơn dự tính.
Không đồng bộ với các ấn phẩm trong bộ nhận diện
Ấn phẩm sai kích thước chuẩn thường khó sử dụng chung với sản phẩm khác. Giấy tiêu đề không đúng khổ A4 sẽ không đưa vừa vào máy in văn phòng, danh thiếp lệch khổ không vừa ví hoặc hộp đựng danh thiếp, kẹp file lệch khổ không chứa vừa tài liệu A4. Vì vậy khi làm cả bộ ấn phẩm văn phòng, nên chọn kích thước chuẩn của từng loại ngay từ đầu.
Chi phí không ổn định theo số lượng
Với kích thước nhỏ, số lượng sản phẩm trên mỗi tờ in có thể lên tới hàng chục hoặc hàng trăm, vì vậy một thay đổi nhỏ về kích thước hoặc số lượng đặt in có thể tạo ra khác biệt đáng kể về đơn giá. Đơn vị đặt in nên trao đổi với xưởng về số lượng dự kiến trước khi chốt kích thước cuối cùng.
Khổ giấy A và nguyên tắc chọn kích thước thành phẩm
Hầu hết ấn phẩm văn phòng và quảng cáo được xây dựng trên dãy khổ giấy A. Mỗi khổ có diện tích bằng một nửa khổ liền trước: gấp đôi tờ A3 theo chiều dài sẽ cho hai trang A4, gấp đôi A4 sẽ cho hai trang A5. Quy luật này giúp việc gấp, cắt và đóng cuốn thuận tiện, đồng thời giữ nguyên tỷ lệ các cạnh.
| Khổ giấy | Kích thước (mm) | Ứng dụng thường gặp |
|---|---|---|
| A0 | 841 x 1189 | Bản vẽ, poster cỡ lớn |
| A1 | 594 x 841 | Poster, bảng thông tin |
| A2 | 420 x 594 | Poster, áp phích |
| A3 | 297 x 420 | Tờ rơi lớn, menu, catalogue khổ trải |
| A4 | 210 x 297 | Giấy tiêu đề, tờ rơi, hồ sơ, catalogue |
| A5 | 148 x 210 | Tờ rơi, menu, sổ tay, brochure |
| A6 | 105 x 148 | Thiệp, phiếu, thẻ lớn |
| A7 | 74 x 105 | Thẻ nhỏ, phiếu nhỏ |
Nguyên tắc chọn kích thước thành phẩm gồm ba điểm. Thứ nhất, ưu tiên khổ trong dãy A khi ấn phẩm cần chứa vừa tài liệu hoặc đi cùng ấn phẩm khác. Thứ hai, với ấn phẩm nhỏ như thẻ, danh thiếp, voucher, chọn kích thước sao cho nhiều sản phẩm nằm gọn trên khổ giấy in. Thứ ba, tính thêm vùng xén (bleed) khoảng 3 mm quanh mép khi dựng file. Chi tiết về các khổ giấy có trong bài các kích thước khổ giấy A0 đến A7 dùng để in ấn.
Kích thước chuẩn của ấn phẩm văn phòng và giao dịch
Card visit, name card, danh thiếp
Danh thiếp thường có hai khổ chuẩn. Khổ 8,8 x 5,3 cm là khổ phổ biến khi bình trang nhiều danh thiếp trên một tờ in; khổ 9 x 5,5 cm thường dùng khi in riêng hoặc in kỹ thuật số. Cả hai khổ đều vừa với ví, hộp đựng danh thiếp và tay gấp của folder thông dụng. Khi cần danh thiếp có khổ khác, cần trao đổi trước để biết ảnh hưởng đến chi phí.
Giấy tiêu đề, tiêu đề thư
Giấy tiêu đề (letterhead) dùng khổ A4, tức 21 x 29,7 cm, để tương thích với máy in văn phòng và phong bì A4 gấp ba. Khi thiết kế, nên để nội dung tiêu đề, logo và thông tin liên hệ nằm trong vùng an toàn cách mép tối thiểu vài milimét, để không bị cắt khi in hoặc xén.
Phong bì thư
| Loại phong bì | Kích thước | Dùng cho |
|---|---|---|
| Phong bì lớn | 25 x 35 cm | Tờ A4 không gấp |
| Phong bì vừa | 16 x 23 cm | Tờ A4 gấp đôi |
| Phong bì nhỏ | 12 x 22 cm | Tờ A4 gấp ba |
Khi đặt in phong bì, nên kiểm tra thêm kiểu nắp, vị trí dán keo và có cần cửa sổ hay không. Thông tin về các loại phong bì xưởng nhận in có trong trang in phong bì thư theo yêu cầu.
Phiếu thu, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho
Các kích thước thường dùng cho quyển phiếu thu, hóa đơn bán lẻ và phiếu xuất kho gồm 10,3 x 14,5 cm, 14 x 20 cm, 13,5 x 29,3 cm và 20,5 x 29,5 cm. Khổ nhỏ phù hợp hóa đơn bán lẻ tại quầy, khổ lớn phù hợp phiếu xuất kho và chứng từ nội bộ. Với quyển nhiều liên, cần xác định số liên, loại giấy từng liên và cách đánh số trước khi báo giá.
Folder, kẹp file, bìa hồ sơ
Kích thước chuẩn của folder đựng vừa tờ A4 là 22 x 31 cm, tay gấp 7 cm. Khổ này đủ rộng để tài liệu A4 không bị cấn mép, phần tay gấp giữ tài liệu không tuột. Khi kẹp file đi cùng danh thiếp, cần thiết kế thêm khe cài danh thiếp trên tay gấp, và kích thước khe nên theo khổ danh thiếp ở trên.
Kích thước ấn phẩm in offset cho quảng cáo và truyền thông
Voucher, phiếu quà tặng
Voucher và phiếu quà tặng thường có kích thước 7 x 15 cm, 10 x 15 cm hoặc 10 x 20 cm. Các khổ này nằm gọn trên khổ giấy in, đồng thời đủ chỗ cho tên chương trình, giá trị, điều kiện sử dụng và mã nhận diện. Bài những lưu ý quan trọng khi thiết kế và in ấn voucher có thêm hướng dẫn về nội dung cần ghi.
Menu nhà hàng
Menu dạng tờ thường dùng khổ A5 (14,8 x 21 cm, làm tròn 15 x 21 cm), A4 (21 x 29,7 cm), A3 (29,7 x 42 cm, làm tròn 30 x 42 cm) hoặc khổ đứng 16 x 30 cm. Menu bồi bìa cứng, gáy lò xo thường dùng A4 hoặc A3. Nếu kích thước vượt khổ chuẩn, chi phí thường được tính theo khổ giấy lớn hơn, vì vậy nên cân đối giữa số món cần trình bày và khổ menu.
Thiệp mời, thư mời, thiệp cưới
Kích thước thành phẩm phổ biến của thiệp là 10 x 20 cm, 15 x 15 cm, 15 x 21 cm và 20 x 20 cm. Với thiệp gấp đôi, khổ trải thường gặp là 10 x 40 cm (mở đôi ngang), 20 x 20 cm (mở đôi đứng) và 30 x 21 cm. Thiệp cũng có thể làm theo khổ A4, A5, A6. Nội dung chi tiết về cách chọn thời điểm đặt thiệp, số lượng và cách kiểm tra nội dung có trong bài 6 điều cần lưu ý để có tấm thiệp mời hoàn hảo.
Tờ rơi, tờ gấp, brochure, poster
| Loại | Kích thước thành phẩm |
|---|---|
| Tờ rơi A3 | 420 x 297 mm |
| Tờ rơi A4 | 297 x 210 mm |
| Tờ rơi A5 | 210 x 148 mm |
| Tờ rơi vuông | 20 x 20 cm |
| Tờ rơi nhỏ | 10 x 10 cm |
| Tờ gấp đôi trên khổ 20 x 20 cm | Khi gấp: 10 x 20 cm |
| Tờ gấp đôi trên khổ A4 | Khổ trải 29,7 x 21 cm; khi gấp: 14,85 x 21 cm |
| Tờ gấp ba trên khổ A4 | Khổ trải 29,7 x 21 cm; mỗi phần khoảng 9,9 x 21 cm |
| Brochure | A5 (14,8 x 21 cm), A4 (21 x 29,7 cm), A3 (29,7 x 42 cm) |
Với tờ gấp ba, phần gấp vào trong thường được thu hẹp một chút so với hai phần còn lại để tờ gấp phẳng, vì vậy kích thước chi tiết từng phần cần được thống nhất với xưởng khi dựng khuôn bế gấp. Kinh nghiệm đặt in và thiết kế brochure được tổng hợp tại bài kinh nghiệm đặt in ấn và thiết kế brochure.
Catalogue, hồ sơ năng lực
Catalogue được chia thành hai dạng chính. Catalogue A4 đứng có kích thước trang 21 x 29,7 cm, khổ trải khi mở hai trang là 42 x 29,7 cm. Catalogue A4 ngang có kích thước trang 29,7 x 21 cm, khổ trải là 59,4 x 21 cm. Hồ sơ năng lực thường làm theo khổ A4 đứng vì dễ lưu trữ và dễ gửi kèm trong folder. Số trang, loại giấy ruột, giấy bìa và kiểu đóng gáy (keo gáy, khâu chỉ, lò xo) cần xác định cùng lúc với khổ. Bài cần chuẩn bị những gì khi đặt in profile liệt kê các thông tin này.
Thẻ bài, thẻ treo quần áo, tem nhãn
Thẻ treo quần áo thường có kích thước 8,8 x 5,3 cm, 8,8 x 4 cm hoặc 4 x 4 cm (vuông hoặc tròn). Những kích thước nhỏ hơn 8,8 x 5,3 cm thường nằm gọn hơn trên khổ giấy in. Các quy cách chi tiết về nhãn mác thời trang được trình bày trong bài kích thước nhãn mác quần áo chuẩn. Đối với tem dán sản phẩm, chai lọ hoặc hộp, kích thước phụ thuộc diện tích bề mặt dán và nội dung bắt buộc, có thể tham khảo bài kích thước tem nhãn sản phẩm chuẩn.
Lịch Tết để bàn chữ A
Lịch Tết để bàn dạng chữ A thường có kích thước 14 x 30 cm, 18 x 24 cm hoặc 15 x 20 cm. Với lịch dạng này, cần xác định chiều cao phần đế, kiểu chân đỡ và số tờ lịch trước khi chốt khổ, vì các yếu tố đó ảnh hưởng đến cách bế và độ chắc của lịch.
Kích thước túi giấy và bao bì thường dùng
Kích thước túi giấy phụ thuộc vào sản phẩm đựng bên trong, nên không có một khổ cố định cho mọi trường hợp. Các khổ túi phổ biến gồm: túi khổ ngang loại 1 (ngang 21,5 x cao 30 x hông 10 cm), túi khổ ngang loại 2 (ngang 27 x cao 37 x hông 10 cm) và túi khổ đứng (ngang 23 x cao 31,5 x hông 10 cm). Khi chọn kích thước, cần đo sản phẩm cùng bao bì trong của sản phẩm, cộng thêm khoảng dư để đưa vào và lấy ra thuận tiện. Thông tin chi tiết về túi giấy có trong trang in túi giấy theo yêu cầu.
Túi giấy kraft ghép màng nhôm thường dùng đựng thực phẩm khô, cà phê, trà. Hai quy cách tham khảo: túi dùng cho khoảng 250 g có kích thước cao 25 x ngang 9 x hông 6 cm; túi dùng cho khoảng 500 g có kích thước cao 30 x ngang 11 x hông 7,5 cm. Cấu tạo mẫu gồm giấy kraft 100 gsm, in offset bốn màu, ghép màng nhôm, tạo túi bốn cạnh, ép đáy và cán màng mờ, độ dày khoảng 160 micron. Kích thước và cấu tạo có thể thay đổi tùy sản phẩm, và xưởng xác nhận cấu hình cụ thể khi báo giá. Với bao bì dạng hộp, xem thêm trang in hộp giấy theo yêu cầu.
Các lỗi thường gặp khi chọn kích thước ấn phẩm
- Dựng file theo kích thước tự đặt mà không kiểm tra khổ giấy in, dẫn đến lãng phí giấy khi bình trang.
- Thiếu vùng xén ở mép file, làm lộ viền trắng sau khi cắt xén.
- Đặt nội dung sát mép thành phẩm, dễ bị cắt mất chữ hoặc logo khi xén lệch nhẹ.
- Không tính chiều gáy của catalogue, sổ, hồ sơ năng lực khi số trang thay đổi.
- Chọn kích thước ấn phẩm không khớp ấn phẩm đi kèm, ví dụ phong bì không chứa vừa tờ thư đã gấp.
- Nhầm giữa kích thước thành phẩm và khổ trải của ấn phẩm gấp.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in ấn phẩm
Để báo giá chính xác, khách hàng nên cung cấp kích thước thành phẩm (hoặc tên loại ấn phẩm nếu muốn dùng khổ chuẩn), số lượng, loại giấy và định lượng, số mặt in và số màu, gia công sau in (cán màng, ép kim, UV, bế), kiểu đóng gáy nếu là ấn phẩm nhiều trang, và file thiết kế hoặc nhu cầu hỗ trợ dàn trang. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem trước khi chọn, và có bản in thử duyệt màu trước khi in số lượng lớn.
Hỏi đáp về kích thước ấn phẩm in offset
Kích thước chuẩn có bắt buộc không?
Kích thước chuẩn không bắt buộc, nhưng giúp chi phí ổn định và ấn phẩm dễ sử dụng chung với các sản phẩm khác. Khi cần kích thước riêng, đơn vị đặt in có thể trao đổi để xưởng đánh giá ảnh hưởng đến khổ giấy và chi phí.
Làm sao biết kích thước phù hợp với sản phẩm cần đựng hoặc kèm theo?
Nên đo thực tế sản phẩm hoặc ấn phẩm đi kèm, sau đó cộng thêm khoảng dư cần thiết. Với phong bì, kẹp file, túi giấy, nên kiểm tra mẫu hoặc bản in thử trước khi in số lượng để chắc chắn sản phẩm vừa khít.
Có thể in ấn phẩm khổ không nằm trong bảng trên không?
Xưởng nhận in theo kích thước khách hàng yêu cầu. Kích thước ngoài khổ chuẩn thường ảnh hưởng đến chi phí và cách gia công, vì vậy nên gửi kích thước và số lượng dự kiến để nhận phương án phù hợp.
Đơn vị cần tư vấn kích thước ấn phẩm có thể gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file thiết kế) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội; tư vấn và báo giá miễn phí, giao hàng toàn quốc, email baogiainananh@gmail.com.