In tờ rơi gấp là nhu cầu phát sinh khi doanh nghiệp cần ấn phẩm cho một buổi họp, hội thảo hoặc đợt phát hành đã sát lịch mà số lượng hiện có không đủ. Cách làm hiệu quả là chọn đúng công nghệ in, chuẩn bị file đúng kỹ thuật ngay từ lần gửi đầu tiên và thống nhất rõ quy cách để hạn chế việc chỉnh sửa lại. Bài viết trình bày các điểm cần cân nhắc khi in tờ rơi gấp bằng in kỹ thuật số, cách gửi file, quy trình đặt in từ xa và thông tin cần cung cấp để nhận báo giá.
Khi nào doanh nghiệp cần in tờ rơi gấp
Các đơn hàng in tờ rơi gấp thường rơi vào vài tình huống quen thuộc. Phòng marketing cần bản tờ rơi mẫu để lãnh đạo duyệt trước một cuộc họp. Bộ phận tổ chức sự kiện phát hiện số tờ rơi chuẩn bị cho hội thảo hoặc triển lãm không đủ so với lượng khách đăng ký. Một chiến dịch quảng bá tại điểm bán bị gián đoạn vì tờ rơi hết trước thời điểm kết thúc chương trình. Ngoài ra, nhiều đơn vị cần in thử vài bản để kiểm tra nội dung và màu sắc trước khi đặt số lượng lớn theo phương pháp in offset.
Điểm chung của các tình huống này là số lượng thường không lớn, nội dung đã hoàn chỉnh và thời gian xử lý bị rút ngắn. Với những đơn hàng như vậy, in kỹ thuật số là lựa chọn phổ biến vì máy in nhận dữ liệu trực tiếp từ file thiết kế, không phải làm khuôn in. Nhu cầu in tờ rơi theo từng đợt, có thể điều chỉnh nội dung giữa các lần in, cũng phù hợp với phương án này. Doanh nghiệp có kế hoạch phát hành dài hạn có thể tham khảo thêm dịch vụ in ấn marketing quảng cáo để phối hợp tờ rơi với các ấn phẩm khác trong cùng chiến dịch.
In kỹ thuật số và in offset khi in tờ rơi số lượng ít hoặc cần gấp
Hai công nghệ này đều cho thành phẩm tốt, nhưng khác nhau ở quy trình chuẩn bị và mức phù hợp theo số lượng. In offset phải làm bản in, pha màu và chạy thử cho đến khi màu ổn định, nên công đoạn chuẩn bị mất nhiều thời gian và phát sinh lượng giấy hao hụt ngay từ đầu. Chi phí chuẩn bị đó được chia đều khi số lượng lớn, do đó offset thường kinh tế với đơn hàng nhiều nghìn tờ. In kỹ thuật số không cần bản in, màu được xử lý trên máy theo dữ liệu file, vì vậy phù hợp với số lượng ít đến trung bình và đơn hàng cần chuyển nhanh sang sản xuất.
| Tiêu chí | In kỹ thuật số | In offset |
|---|---|---|
| Chuẩn bị trước khi in | Không cần làm bản in; máy nhận dữ liệu từ file | Cần làm bản in, pha màu và chạy thử |
| Số lượng phù hợp | Ít đến trung bình, kể cả đơn hàng vài bản | Trung bình đến lớn |
| Hao hụt giấy khi khởi động | Thấp | Cao hơn do phải chạy cân màu |
| Điều chỉnh nội dung giữa các lần in | Thuận tiện | Phải làm lại bản in |
| Ổn định màu khi số lượng lớn | Tốt ở số lượng vừa phải | Rất phù hợp khi in số lượng lớn |
Cả hai công nghệ đều được thực hiện tại xưởng In An Anh. Người phụ trách chọn phương án sau khi cân nhắc số lượng, loại giấy, yêu cầu màu và mốc thời gian cần sử dụng. Với đơn hàng cần kiểm soát màu chặt, có thể yêu cầu in bản thử để duyệt trước khi sản xuất số lượng chính thức.
Chuẩn bị file để in tờ rơi gấp không phải làm lại
Phần lớn thời gian kéo dài ở các đơn hàng gấp không nằm ở máy in mà ở khâu chỉnh file. Một file đạt yêu cầu có thể chuyển thẳng vào sản xuất, còn file thiếu vùng xén hoặc sai hệ màu thường phải gửi lại nhiều lần. Các điểm cần kiểm tra trước khi gửi gồm:
- Kích thước theo thành phẩm: khổ thường dùng là A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm) hoặc khổ DL (99 x 210 mm).
- Vùng xén (bleed) 3 mm ở cả bốn cạnh đối với nền màu hoặc hình ảnh sát mép, giúp thành phẩm không bị viền trắng sau khi cắt.
- Vùng an toàn: chữ và logo cách mép thành phẩm từ 3 đến 5 mm để không bị cắt vào nội dung.
- Hệ màu CMYK; file thiết kế ở hệ RGB cần chuyển đổi trước và kiểm tra lại, vì màu in có thể khác màu hiển thị trên màn hình.
- Hình ảnh có độ phân giải khoảng 300 dpi ở kích thước in thực tế; ảnh tải từ website thường có độ phân giải thấp và dễ bị vỡ hạt khi in.
- Font chữ được chuyển thành đường (outline) hoặc nhúng vào file PDF để tránh lỗi thay font.
- Mã QR có kích thước đủ lớn và tương phản tốt với nền; nên quét thử trên bản in thử trước khi in số lượng chính.
Định dạng được ưu tiên là PDF xuất từ phần mềm thiết kế, kèm file gốc nếu có (AI, PSD, INDD hoặc CDR). Khách hàng chưa có file hoàn chỉnh có thể gửi nội dung, logo và hình ảnh để xưởng hỗ trợ dàn trang theo phạm vi đã thỏa thuận; nội dung văn bản do khách hàng cung cấp và chịu trách nhiệm.
Chọn giấy, cán màng và kiểu gấp cho tờ rơi
Loại giấy ảnh hưởng đến cảm quan, độ bền và cả khả năng xử lý nhanh của đơn hàng. Giấy couche là lựa chọn thông dụng cho tờ rơi nhờ bề mặt mịn, thể hiện hình ảnh rõ nét; định lượng thường dùng cho tờ rơi phát tay nằm trong khoảng từ 100 đến 150 gsm, còn tờ rơi cần cảm giác cứng cáp hơn có thể dùng định lượng cao hơn. Giấy Ford không tráng phủ có bề mặt hơi nhám, thuận tiện khi người nhận cần viết thêm lên tờ rơi, ví dụ phiếu đăng ký hoặc phiếu khảo sát. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem và cầm thử trước khi chọn.
Cán màng giúp bề mặt chống xước, hạn chế ẩm và làm màu sắc nổi hơn, nhưng thêm một công đoạn sản xuất nên cần tính vào kế hoạch thời gian. Tờ rơi phát một lần tại sự kiện thường không cần cán màng, trong khi tờ rơi dùng lâu như bảng giá, hướng dẫn sử dụng nên cân nhắc. Với tờ gấp, kiểu gấp (gấp đôi, gấp ba hay gấp cuốn) cần được xác nhận khi báo giá để thống nhất cách bố trí nội dung trên từng mặt. Trường hợp nội dung nhiều và cần trình bày thành nhiều trang, doanh nghiệp có thể xem thêm dịch vụ in brochure.
Quy trình đặt in tờ rơi gấp từ xa
Khách hàng không nhất thiết phải đến xưởng để đặt in. Quy trình làm việc từ xa thường gồm các bước sau.
- Khách hàng gửi yêu cầu qua điện thoại hoặc Zalo, kèm kích thước, số lượng, loại giấy dự kiến và file thiết kế.
- Bộ phận kỹ thuật kiểm tra file về vùng xén, hệ màu, độ phân giải và font chữ, sau đó phản hồi các điểm cần chỉnh.
- Xưởng báo giá theo quy cách đã thống nhất; khách hàng xác nhận phương án giấy, gia công và thời điểm cần nhận hàng.
- Khi cần kiểm tra màu và chất liệu, xưởng in bản thử để khách hàng duyệt trước khi sản xuất số lượng chính.
- Sản xuất, cắt và gia công theo quy cách đã duyệt, sau đó kiểm tra thành phẩm.
- Giao hàng đến địa chỉ khách hàng yêu cầu; xưởng giao hàng toàn quốc và có thể xuất hóa đơn VAT.
Với đơn hàng gấp, người phụ trách nên cử một đầu mối duy nhất làm việc với xưởng để việc xác nhận file, mẫu và địa chỉ giao nhận không bị gián đoạn. Cách này giúp tránh tình trạng hai bộ phận đưa ra hai yêu cầu chỉnh sửa khác nhau cho cùng một file.
Yếu tố ảnh hưởng thời gian hoàn thành và chi phí in tờ rơi
Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào số lượng, khổ giấy, in một mặt hay hai mặt, có cán màng hoặc gấp hay không, chất lượng file và địa điểm giao hàng. Xưởng chỉ xác nhận mốc thời gian cụ thể sau khi nhận đủ quy cách và file, vì cùng một yêu cầu về số lượng nhưng khác nhau về gia công có thể cho kết quả rất khác. Doanh nghiệp nên thông báo sớm thời điểm cần sử dụng thực tế, kể cả thời điểm cần nhận bản duyệt, để xưởng sắp xếp lịch sản xuất.
Về chi phí, các yếu tố chính gồm loại giấy và định lượng, số lượng, số mặt in, gia công sau in và cách giao hàng. In số lượng nhỏ có đơn giá mỗi tờ cao hơn in số lượng lớn do chi phí khởi động máy được chia cho ít tờ hơn. Nếu nội dung có thể chia thành nhiều đợt, doanh nghiệp nên đặt in số lượng vừa đủ cho đợt đầu bằng in kỹ thuật số, đồng thời đánh giá mức tiêu thụ thực tế để quyết định có chuyển sang offset cho các đợt sau hay không.
Để hạn chế sai sót khi đặt in gấp, người phụ trách có thể tham khảo bài những điểm cần lưu ý khi in tờ rơi gấp. Về phần nội dung và bố cục, bài 10 hướng dẫn để có một tờ rơi quảng cáo doanh nghiệp và bài 5 bí quyết thiết kế và in ấn tờ rơi trình bày các nguyên tắc trình bày giúp tờ rơi dễ đọc và dễ hành động hơn. Doanh nghiệp muốn khai thác tờ rơi lâu dài hơn có thể xem bài nâng cao giá trị tờ rơi cho doanh nghiệp.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in tờ rơi
Để xưởng báo giá và xác nhận kế hoạch sản xuất chính xác ngay từ lần trao đổi đầu, khách hàng nên cung cấp đủ các thông tin sau.
- Kích thước thành phẩm và kiểu gấp (nếu có).
- Số lượng cần in và số lượng đợt, nếu chia làm nhiều lần giao.
- Loại giấy và định lượng dự kiến; nếu chưa chọn, nêu mục đích sử dụng để xưởng tư vấn.
- In một mặt hay hai mặt, có cán màng hay gia công khác.
- File thiết kế (ưu tiên PDF kèm file gốc) hoặc nội dung, hình ảnh, logo để dàn trang.
- Địa chỉ giao hàng, người nhận và thời điểm cần có hàng.
- Yêu cầu đặc biệt như in bản thử, xuất hóa đơn VAT hoặc giao thành nhiều địa điểm.
Câu hỏi thường gặp khi in tờ rơi gấp
In tờ rơi với số lượng rất ít có được không?
Có thể in số lượng ít bằng công nghệ in kỹ thuật số, kể cả khi doanh nghiệp chỉ cần vài bản để duyệt nội dung hoặc phát thử. Đơn giá mỗi tờ ở số lượng nhỏ thường cao hơn so với đơn hàng lớn, nên xưởng sẽ báo giá theo đúng số lượng và quy cách khách hàng cung cấp.
Có cần đến xưởng để duyệt mẫu không?
Khách hàng có thể duyệt mẫu từ xa qua file hoặc ảnh bản thử gửi qua email hoặc Zalo, hoặc đến xưởng nếu muốn xem trực tiếp bản in và mẫu giấy thật. Với đơn hàng yêu cầu màu chặt, nên xem bản in thử trên giấy thật vì màu trên màn hình và màu in có thể khác nhau.
Khi nào nên chuyển từ in kỹ thuật số sang in offset?
Khi số lượng tăng đến mức chi phí chuẩn bị bản in được chia đều trên nhiều tờ, in offset thường cho đơn giá mỗi tờ thấp hơn và độ ổn định màu cao. Điểm chuyển cụ thể phụ thuộc loại giấy, khổ và gia công, nên xưởng sẽ so sánh hai phương án khi báo giá để khách hàng lựa chọn.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để được tư vấn và báo giá. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy; xưởng tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội.