Brochure là ấn phẩm giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức chi tiết hơn tờ rơi, thường được gấp từ một tờ giấy hoặc đóng thành cuốn mỏng. Trong hoạt động marketing, brochure đóng vai trò như một tài liệu bán hàng đi kèm với đội ngũ kinh doanh: trình bày đầy đủ thông tin, giữ thông điệp thống nhất và để lại cho khách hàng một bản có thể xem lại khi cần cân nhắc. Bài viết này phân tích vai trò của brochure, so sánh với tờ rơi, nêu các lưu ý về nội dung, giấy in và cách chuẩn bị thông tin để nhận báo giá.
Vai trò của brochure trong marketing và bán hàng
Một bản brochure được thiết kế tốt có thể hỗ trợ bán hàng ở nhiều thời điểm khác nhau, từ lúc khách hàng mới biết đến doanh nghiệp đến lúc họ so sánh các phương án. Có thể tóm tắt những lợi ích chính như sau.
- Không gian trình bày rộng: brochure có nhiều mặt hoặc nhiều trang nên doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm theo từng lớp thông tin, từ lợi ích tổng quát đến thông số chi tiết, kèm hình ảnh minh họa và trường hợp sử dụng.
- Thông tin đặt hàng rõ ràng: quy cách, các gói dịch vụ, cách đặt hàng hoặc liên hệ được sắp xếp mạch lạc, giúp khách hàng tự tra cứu mà không cần chờ nhân viên giải thích từng điểm.
- Phạm vi tiếp cận rộng: một nhân viên kinh doanh mỗi lần chỉ làm việc với một khách hàng, trong khi cùng một nội dung được in thành nhiều bản có thể đến tay nhiều người ở nhiều địa điểm, ví dụ hội chợ, hội thảo hoặc điểm bán.
- Khách hàng chủ động xem lại: brochure có thể mang theo, đọc lại trong cuộc họp nội bộ hoặc chuyển cho người có thẩm quyền quyết định mà không cần liên hệ lại ngay.
- Thông điệp nhất quán: nội dung đã được duyệt trước giúp mọi khách hàng nhận được cùng một thông tin chính xác về sản phẩm, thay vì phụ thuộc vào cách trình bày của từng người tư vấn.
Trong những tình huống khách hàng cần so sánh nhiều phương án, brochure còn giúp doanh nghiệp định hướng thứ tự thông tin: nêu vấn đề của khách hàng trước, sau đó đến giải pháp, năng lực triển khai và cuối cùng là cách liên hệ. Cách sắp xếp này hạn chế việc cuộc trao đổi đi lệch sang những nội dung không liên quan đến sản phẩm. Để tham khảo ví dụ trình bày cụ thể, có thể xem bài tổng hợp mẫu brochure và gợi ý thiết kế để quảng bá doanh nghiệp.
Khi nào nên in brochure, khi nào chỉ cần tờ rơi
Trước khi quyết định in brochure, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu truyền thông. Với chương trình bán hàng ngắn hạn hoặc thông báo cần đến tay nhiều người trong thời gian ngắn, tờ rơi thường là lựa chọn phù hợp vì chỉ cần một tờ khổ A5 hoặc A6 và chi phí in thấp hơn. Brochure cần nhiều giấy hơn, nhiều mặt thiết kế hơn nên phù hợp khi thông tin cần được giải thích sâu.
| Tiêu chí | Tờ rơi | Brochure |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Thông báo nhanh, thu hút chú ý, hướng người nhận đến một hành động | Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc năng lực doanh nghiệp một cách đầy đủ |
| Lượng thông tin | Ngắn gọn, một thông điệp chính | Nhiều lớp thông tin, có hình ảnh và bảng thông số |
| Cấu trúc | Một tờ, một hoặc hai mặt | Tờ gấp nhiều mặt hoặc cuốn mỏng nhiều trang |
| Thời gian người nhận dành để đọc | Ngắn | Dài hơn, thường đọc kỹ khi cân nhắc quyết định |
| Trường hợp phù hợp | Chương trình theo đợt, khai trương, phát tại điểm bán | Sản phẩm mới, hồ sơ giới thiệu, hội chợ, tài liệu cho đối tác |
Brochure đặc biệt phù hợp trong các tình huống sau: giới thiệu sâu về đặc tính của sản phẩm hoặc dịch vụ mới, so sánh nhiều gói dịch vụ trong cùng một nhóm, trình bày bộ sưu tập hoặc danh mục sản phẩm, hoặc thể hiện quy trình và năng lực của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp chỉ cần thu hút chú ý ban đầu, tờ rơi đã đáp ứng được mục đích; có thể xem thêm về dịch vụ in tờ rơi để so sánh phương án.
Chuẩn bị nội dung trước khi thiết kế brochure
Nội dung là phần quyết định bố cục và hình ảnh, nên cần hoàn thiện trước khi thảo luận ý tưởng thiết kế. Trường hợp thường gặp là doanh nghiệp chọn hình ảnh và màu sắc trước, trong khi nội dung được viết song song ở một bộ phận khác; khi ghép lại, hình và chữ không khớp nhau, phải sửa nhiều lần. Việc thống nhất nội dung với người thiết kế ngay từ đầu giúp thông tin và hình ảnh đi cùng một hướng.
Có thể chia việc chuẩn bị nội dung thành các bước sau. Bước đầu tiên là xác định đối tượng đọc và điều họ cần biết để ra quyết định. Bước thứ hai là liệt kê thông tin bắt buộc: tên và logo doanh nghiệp, mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, điểm khác biệt có thể chứng minh, quy cách hoặc gói dịch vụ, thông tin liên hệ. Bước thứ ba là sắp xếp thứ tự đọc theo mặt gấp, đặt thông điệp quan trọng nhất ở mặt ngoài và thông tin liên hệ ở vị trí dễ tìm. Hướng dẫn chi tiết hơn về khâu này có trong bài cách biên tập và chuẩn bị nội dung brochure cho doanh nghiệp.
Về hình ảnh, nên dùng ảnh có độ phân giải đủ cho in ấn (thường 300 dpi ở kích thước thực) và có phong cách đồng nhất giữa các mặt. Với brochure giới thiệu năng lực, ảnh dự án thực tế có giá trị thuyết phục cao hơn ảnh minh họa chung chung, miễn là doanh nghiệp có quyền sử dụng ảnh đó. Các số liệu hoặc nhận định về hiệu quả cần có căn cứ rõ ràng, vì brochure là ấn phẩm được lưu giữ và đối chiếu lâu dài.
Kiểu gấp và khổ brochure phổ biến
Kiểu gấp quyết định cách người đọc tiếp nhận thông tin, nên cần được chọn từ giai đoạn lên ý tưởng. Brochure gấp đôi tạo ra bốn mặt và phù hợp với nội dung ngắn, ví dụ giới thiệu một sản phẩm. Brochure gấp ba, gồm kiểu gấp chữ C và kiểu gấp chữ Z, tạo ra sáu mặt và thường dùng cho giới thiệu dịch vụ hoặc bảng giá. Brochure gấp bốn hoặc gấp cổng cho phép trình bày nhiều thông tin hơn và có hiệu ứng mở bất ngờ, nhưng đòi hỏi tính toán kỹ vị trí đường gấp để nội dung không bị cắt ngang.
Với giấy có định lượng cao, đường gấp thường cần được ấn rãnh trước khi gấp để giấy không bị nứt lớp mực ở mép gấp. Khổ giấy trước khi gấp phổ biến là A4 hoặc A3, tùy số mặt; khổ thành phẩm sau gấp ảnh hưởng đến cách đặt chữ, hình và khoảng cách an toàn với đường gấp. Các thông số này cần được xác nhận khi báo giá để người dàn trang bố trí đúng ngay từ đầu.
Chọn giấy và phương pháp in brochure
Giấy in và phương pháp in ảnh hưởng đến cảm nhận về sản phẩm khi khách hàng cầm brochure lên tay. Giấy quá mỏng, lộ nét chữ mặt sau sẽ làm thấp đi cảm nhận về giá trị của một dịch vụ cao cấp, ngược lại một sản phẩm có mức giá trung bình được in trên giấy tốt với màu sắc rõ ràng thường tạo ấn tượng tích cực hơn. Vì vậy, giấy in nên được chọn cùng với định vị sản phẩm.
Ba loại giấy thường được dùng cho brochure là couche, bristol và ivory. Giấy couche có bề mặt mịn, lên màu tốt, có thể chọn loại bóng hoặc mờ; giấy bristol và ivory cứng cáp hơn, phù hợp với brochure cần giữ form và bền khi mang theo. Định lượng thường chọn theo số mặt gấp và cảm giác cầm: định lượng thấp hơn cho cuốn nhiều trang, định lượng cao hơn cho tờ gấp ít mặt. Xưởng có mẫu giấy thật để khách hàng xem trước khi chọn.
Về phương pháp in, in kỹ thuật số phù hợp với đơn hàng số lượng ít hoặc cần thay đổi nội dung theo từng đợt; in offset thích hợp khi số lượng lớn và cần màu ổn định giữa các lần in. Sau in, cán màng mờ hoặc bóng giúp bề mặt bền hơn; một số brochure cao cấp có thêm ép kim hoặc phủ UV chọn lọc để nhấn vào logo hoặc tiêu đề. Với đơn hàng cần kiểm soát màu, bản in thử giúp hạn chế sai lệch trước khi in toàn bộ số lượng. Khách hàng có thể tham khảo thêm bài những lưu ý khi chọn dịch vụ in brochure cho công ty.
Lỗi thường gặp khi thiết kế và in brochure
- Nhồi quá nhiều thông tin trên mỗi mặt gấp, khiến người đọc không biết bắt đầu từ đâu.
- Đặt chữ hoặc hình quan trọng sát đường gấp, dẫn đến bị che khuất hoặc lệch sau khi gấp.
- Thiếu vùng xén (bleed) khoảng 3 mm ở các mép có nền màu hoặc hình ảnh.
- Dùng ảnh độ phân giải thấp hoặc ảnh chưa chuyển sang hệ màu CMYK.
- Chọn giấy quá mỏng cho brochure gấp nhiều lần hoặc mang theo thường xuyên.
- Không kiểm tra thông tin liên hệ, địa chỉ và mã sản phẩm trước khi gửi in.
Với người lần đầu đặt in brochure, bài tìm hiểu A-Z về thiết kế và in ấn brochure cho người mới bắt đầu trình bày toàn bộ quy trình từ ý tưởng đến thành phẩm.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in brochure
Để xưởng tư vấn phương án và báo giá phù hợp, đơn vị đặt in nên cung cấp các thông tin sau: khổ thành phẩm và kiểu gấp, số mặt hoặc số trang, số lượng cần in, loại giấy và định lượng mong muốn, yêu cầu cán màng, ép kim hoặc phủ UV nếu có, và file thiết kế hoặc nội dung thô nếu cần dàn trang. Trường hợp chưa xác định kiểu gấp, khách hàng có thể gửi nội dung dự kiến để được tư vấn cách chia mặt. Thông tin về dịch vụ có trong trang in brochure tại In An Anh, và về các ấn phẩm marketing khác ở trang in ấn marketing quảng cáo.
Hỏi đáp về in brochure
Brochure và catalogue khác nhau như thế nào?
Brochure thường là tờ gấp hoặc cuốn mỏng, tập trung giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp. Catalogue có số trang nhiều hơn, thường là danh mục đầy đủ sản phẩm kèm thông số. Hai loại có thể kết hợp: brochure dùng để gây chú ý ban đầu, catalogue dùng khi khách hàng cần tra cứu chi tiết; có thể xem thêm trang in catalogue.
Giấy nào phù hợp để in brochure?
Giấy couche, bristol và ivory là các lựa chọn phổ biến. Couche mịn, lên màu tốt; bristol và ivory cứng và dày hơn. Định lượng được chọn theo kiểu gấp, số trang và mục đích sử dụng, nên cầm mẫu giấy thật trước khi quyết định.
Số lượng ít có in brochure được không?
In kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít và cho phép điều chỉnh nội dung giữa các đợt in. Số lượng tối thiểu và chi phí cụ thể phụ thuộc quy cách, nên cần được xác nhận khi báo giá.
Khách hàng gửi quy cách (kích thước, số lượng, chất liệu, file) qua Zalo 0934 510 662 hoặc hotline 0934 510 662 để In An Anh tư vấn và báo giá. Giờ làm việc 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy. Xưởng đặt tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội; giao hàng toàn quốc, xuất hóa đơn VAT.