Biên tập nội dung brochure là bước quyết định brochure có được người nhận đọc đến cuối và hành động theo hay không. Một brochure (tờ gấp) thường chỉ có vài trăm chữ, nên mỗi câu phải phục vụ một mục tiêu rõ ràng: giới thiệu năng lực, giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ, và dẫn người đọc đến bước liên hệ tiếp theo. Bài viết tổng hợp tám nguyên tắc biên tập, danh mục nội dung nên cân nhắc đưa vào brochure và những thông tin cần chuẩn bị để đơn vị in tư vấn đúng quy cách.
Trong bối cảnh doanh nghiệp tăng cường tiếp thị trực tuyến, ấn phẩm in vẫn có vai trò riêng trong một chiến lược truyền thông cân đối. Một brochure được đầu tư nghiêm túc cho thấy doanh nghiệp có tổ chức và chú trọng chi tiết. Brochure cũng là công cụ linh hoạt: có thể phát tại triển lãm, đặt trong giá trưng bày, gửi kèm thư hoặc hồ sơ báo giá, và có thể đăng tải bản điện tử trên website. Nhiều người nhận thích tự đọc một tập tài liệu theo nhịp riêng hơn là nghe giới thiệu trực tiếp từ nhân viên kinh doanh.
Lập kế hoạch nội dung brochure theo đối tượng người đọc
Hầu hết brochure tuân theo một cấu trúc quen thuộc. Mặt trước hiển thị logo và dòng tiêu đề của doanh nghiệp. Các mặt bên trong trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ cùng thông tin, số liệu và hình ảnh hỗ trợ. Mặt cuối chứa thông tin liên hệ và lời kêu gọi hành động. Với brochure gấp ba, mỗi mặt gấp là một khung nội dung riêng, nên thứ tự đọc cần được tính ngay từ khi lập dàn ý.
Trước khi viết, người phụ trách nên mô tả rõ nhóm người đọc mục tiêu: lĩnh vực hoạt động, vai trò trong tổ chức, độ tuổi, khu vực, mối quan tâm và khó khăn thường gặp. Thông tin này quyết định giọng điệu, mức độ dùng thuật ngữ và loại lời kêu gọi hành động. Ví dụ, một đề nghị tải tài liệu chuyên môn phù hợp với người quản lý doanh nghiệp, trong khi một chương trình dành cho sinh viên cần cách diễn đạt gần gũi hơn.
Cần xác định thêm người đọc đang ở giai đoạn nào của quá trình mua hàng. Nếu brochure dành cho khách hàng đã từng làm việc với doanh nghiệp, phần giới thiệu lịch sử công ty có thể rút ngắn để dành chỗ cho thông tin sản phẩm mới. Trình độ hiểu biết của người đọc về chủ đề cũng cần được cân nhắc: người mới cần giải thích thuật ngữ, còn người đã quen với lĩnh vực cần thông số và so sánh cụ thể. Khi chưa chắc về nhóm người đọc, nên viết cho nhóm có quyền quyết định mua, vì đó là người sẽ giữ brochure lại và chuyển cho các bộ phận liên quan.
Đối với doanh nghiệp đang cân nhắc đơn vị thực hiện, bài những lưu ý khi chọn dịch vụ in brochure cho công ty trình bày các tiêu chí đánh giá đơn vị in.
Biên tập tiêu đề và nội dung ngắn gọn cho brochure
Tiêu đề cần nói rõ nội dung và lợi ích
Tiêu đề quyết định người nhận có mở brochure ra đọc hay đặt sang một bên. Những tiêu đề chung chung, chẳng hạn một câu khẳng định về ấn tượng tốt, không cho người đọc biết brochure nói về điều gì và dành cho ai. Tiêu đề hiệu quả nêu trực tiếp đối tượng và lợi ích, đồng thời gợi sự quan tâm mà không mơ hồ. Một số cách viết thường dùng gồm đặt câu hỏi về vấn đề người đọc đang gặp, nêu số lượng lý do hoặc bước thực hiện, hoặc giới thiệu một danh sách kiểm tra gắn với một mục tiêu cụ thể.
Các từ có sức nặng như nhanh chóng, dễ dàng, kết quả hay đã được kiểm chứng có thể dùng khi doanh nghiệp có căn cứ chứng minh. Nếu thiếu căn cứ, người đọc dễ nghi ngờ và giảm mức tin cậy của toàn bộ brochure, vì vậy nên ưu tiên số liệu và dữ kiện cụ thể hơn là tính từ nhấn mạnh.
Mỗi brochure tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ
Một brochure gấp ba chỉ chứa được khoảng vài trăm chữ. Vì vậy mỗi ấn phẩm nên xoay quanh một sản phẩm, một dòng dịch vụ hoặc một thông điệp chính. Câu, đoạn và từ cần ngắn gọn, ưu tiên thông tin phù hợp nhất với mục tiêu và chừa khoảng trắng cho hình ảnh. Một khối chữ liền mạch dài sẽ làm người đọc ngại bắt đầu, nên cần ngắt bằng tiêu đề phụ, danh sách gạch đầu dòng, bảng hoặc hình minh họa sau mỗi hai hoặc ba đoạn văn.
Khi có nhiều dòng sản phẩm, doanh nghiệp có thể làm một brochure chung giới thiệu tổng quan năng lực và các brochure riêng cho từng nhóm. Nếu cần trình bày đầy đủ danh mục sản phẩm với nhiều trang, ấn phẩm phù hợp hơn là catalogue; xem thêm dịch vụ in catalogue. Với thông tin ngắn dành cho phát tại chỗ, in tờ rơi là lựa chọn gọn nhẹ hơn.
Chọn kiểu chữ, màu sắc và bố cục dễ đọc
Kiểu chữ cần dễ đọc và nhất quán với nhận diện thương hiệu. Một brochure nên giới hạn ở một hoặc hai họ chữ. Cách ghép thường gặp là dùng chữ có chân (serif) cho tiêu đề phụ và chữ không chân (sans-serif) cho nội dung, hoặc ngược lại, để hai cấp thông tin phân biệt rõ nhưng không tạo cảm giác rối. Kích thước chữ nội dung nên đủ lớn để đọc thoải mái khi cầm tay, khoảng cách dòng vừa phải và độ tương phản giữa chữ với nền đủ cao.
Về màu sắc, nên giữ bảng màu của thương hiệu và tránh dùng quá nhiều màu nhấn trên cùng một mặt gấp. Chữ nhỏ in trên nền ảnh hoặc nền màu đậm dễ khó đọc, đặc biệt khi in ra giấy có bề mặt không bóng. Những lưu ý này nên được kiểm tra trên bản in thử, vì màu hiển thị trên màn hình và màu in thực tế có thể khác nhau.
Tạo giá trị lưu giữ và lời kêu gọi hành động rõ ràng
Đưa vào brochure thông tin có giá trị tham khảo lâu dài
Brochure có tuổi thọ cao hơn nếu người nhận thấy có thông tin cần giữ lại. Tùy lĩnh vực, đó có thể là bảng thông số, bảng quy đổi kích thước, quy trình làm việc theo từng bước, danh sách kiểm tra, sơ đồ chỉ đường hoặc danh mục câu hỏi thường gặp. Khi người đọc giữ brochure để tra cứu, doanh nghiệp có thêm cơ hội được nhắc đến vào thời điểm họ có nhu cầu. Ngoài ra, in trên giấy chất lượng tốt với bề mặt phù hợp sẽ nâng cảm nhận về giá trị của tài liệu.
Xác định bước tiếp theo cho người đọc
Mục tiêu của brochure bán hàng là dẫn người đọc đến một hành động cụ thể. Lời kêu gọi thường nằm ở mặt cuối, cùng thông tin liên hệ. Một số hành động thường được sử dụng gồm:
- Đăng ký nhận tài liệu hoặc bản tin qua email.
- Truy cập website để xem chi tiết sản phẩm hoặc đăng ký tư vấn.
- Gọi điện hoặc nhắn tin để đặt lịch trao đổi.
- Quét mã QR để xem hồ sơ năng lực, danh mục sản phẩm hoặc biểu mẫu liên hệ.
- Ghé thăm văn phòng, cửa hàng hoặc nhà máy theo lịch hẹn.
Mỗi brochure nên có một hành động chính để người đọc không phải lựa chọn giữa nhiều hướng. Nếu dùng mã khuyến khích, quà tặng kèm hoặc chính sách dành cho khách hàng lần đầu, cần ghi rõ điều kiện và thời hạn để tránh hiểu nhầm. Mã QR cần được quét thử trên bản in thử, đặt ở kích thước đủ lớn và có nền tương phản để thiết bị đọc được dễ dàng.
Hiệu đính và rà soát thông tin trước khi in brochure
Dù thông điệp và thiết kế được đầu tư kỹ, lỗi chính tả hoặc thông tin mâu thuẫn trong ấn phẩm in có thể làm giảm độ tin cậy của doanh nghiệp. Khác với ấn phẩm thông tin thường viết ở ngôi thứ ba, brochure bán hàng thường dùng cách xưng hô trực tiếp với người đọc để tạo mối liên hệ, nhưng giọng điệu cần nhất quán từ đầu đến cuối và phù hợp với nhận diện thương hiệu. Nếu doanh nghiệp đã có quy định về cách viết số, ngày tháng, tên riêng và tiêu đề, nên áp dụng thống nhất cho toàn bộ ấn phẩm. Cuối cùng cần soát chính tả, dấu câu và ngữ pháp theo từng mặt gấp.
Trước khi gửi in, người phụ trách cần đối chiếu lại logo và thông tin liên hệ, đồng thời kiểm tra những nhóm thông tin dễ bị bỏ sót dưới đây.
| Nhóm thông tin | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Thông tin mua hàng | Cách đặt hàng, hình thức thanh toán, chính sách bảo hành, đổi trả, giao hàng |
| Thông tin khách đến làm việc | Địa chỉ, chỉ đường, giờ làm việc, lịch hẹn, điều kiện tham quan |
| Thông tin pháp lý | Tên pháp nhân, mã số thuế, nhãn hiệu, bản quyền hình ảnh, nội dung cần ghi chú |
Doanh nghiệp thường xuyên phát hành brochure có thể xây dựng mẫu trình bày chuẩn với các mục cố định, giúp mỗi dự án mới không bỏ sót thông tin quan trọng và giữ đồng bộ nhận diện. Mẫu này cũng giúp rút ngắn thời gian trao đổi với đơn vị in và thiết kế.
Các loại nội dung thường có trong brochure
Khi chưa biết nên trình bày điều gì trong những mặt gấp bên trong, doanh nghiệp có thể cân nhắc các nhóm nội dung phổ biến dưới đây và chọn hai đến ba nhóm phù hợp nhất với mục tiêu của ấn phẩm.
- Mô tả sản phẩm, dịch vụ, triển lãm hoặc điểm tham quan.
- Tính năng, lợi ích và thông số kỹ thuật của sản phẩm.
- Bảng giá hoặc bảng phân loại gói dịch vụ, nếu doanh nghiệp công bố giá công khai.
- Ưu điểm và hạn chế của từng phương án, giúp người đọc tự so sánh.
- Hành trình hoặc lịch trình, ví dụ chương trình tham quan hoặc lộ trình triển khai dự án.
- Câu chuyện thương hiệu, lịch sử hình thành và định hướng phát triển.
- Cách sản phẩm vận hành hoặc cách dịch vụ được cung cấp theo từng bước.
- Hướng dẫn thực hiện một công việc cụ thể liên quan đến sản phẩm.
- Danh sách kiểm tra, bảng câu hỏi tự đánh giá.
- Hình ảnh, minh họa, biểu đồ, đồ thị và bản đồ.
- Câu hỏi thường gặp.
- Bằng chứng xã hội: dự án tiêu biểu, nhận xét của khách hàng, danh sách đối tác, tiểu sử lãnh đạo, với điều kiện đã có sự đồng ý của các bên.
Doanh nghiệp nên thử nghiệm với một số hạng mục trong danh sách này, xem xét phản hồi của người đọc rồi điều chỉnh ở các lần phát hành sau. Nhiều đơn vị nhận ra dung lượng nội dung đã đầy rất nhanh khi đưa vào quá nhiều nhóm thông tin, vì vậy việc chọn lọc luôn cần thiết.
Chuẩn bị file và thông tin để nhận báo giá in brochure
Sau khi hoàn thiện nội dung, bước tiếp theo là chọn quy cách in. Với brochure gấp, thường dùng giấy couche có định lượng trung bình đến cao, khoảng 150 đến 200 g/m2, kết hợp cán màng mờ hoặc bóng để tăng độ bền và độ cứng. Kiểu gấp phổ biến là gấp đôi, gấp ba hoặc gấp chữ Z, mỗi kiểu có thứ tự đọc khác nhau nên cần được xác định trước khi thiết kế. Các thông số này mang tính tham khảo và được xác nhận theo từng đơn hàng khi báo giá.
- Khổ thành phẩm sau khi gấp và khổ mở ra.
- Kiểu gấp và số mặt gấp.
- Số lượng brochure.
- Chất liệu và định lượng giấy mong muốn.
- Gia công: cán màng bóng hoặc mờ, phủ UV, ép kim, bế.
- File thiết kế định dạng AI, CDR hoặc PDF; ảnh đặt ở độ phân giải khoảng 300 dpi, hệ màu CMYK, có vùng xén 2 đến 3 mm.
- Địa chỉ nhận hàng nếu giao đến tỉnh, thành khác.
Khi cần kiểm soát màu thương hiệu, doanh nghiệp nên đề nghị in bản thử để duyệt trước khi sản xuất số lượng lớn. Trường hợp chưa có thiết kế, In An Anh nhận dàn trang từ nội dung, hình ảnh và logo khách hàng cung cấp theo phạm vi đã thỏa thuận. Xưởng chỉ dàn trang trên nội dung đã có, không viết nội dung thay khách hàng.
Ngoài bài này, bộ tài liệu hướng dẫn về brochure trên website gồm tổng quan từ A đến Z về thiết kế và in brochure, hướng dẫn thiết kế và đặt in brochure, kinh nghiệm đặt in và thiết kế brochure và 15 mẫu brochure tham khảo kèm mẹo thiết kế.
Câu hỏi thường gặp về biên tập và in brochure
Brochure doanh nghiệp nên dài bao nhiêu chữ?
Không có con số cố định, nhưng với brochure gấp ba, nội dung thường nằm trong khoảng vài trăm chữ, kèm hình ảnh và khoảng trắng. Nếu cần trình bày nhiều thông tin hơn, doanh nghiệp nên tách thành nhiều ấn phẩm hoặc chuyển sang dạng catalogue hay hồ sơ năng lực để mỗi ấn phẩm vẫn dễ đọc.
Có nên đặt thông tin liên hệ ở nhiều vị trí trong brochure không?
Thông tin liên hệ đầy đủ nên đặt ở mặt cuối cùng cùng lời kêu gọi hành động. Một dòng liên hệ ngắn có thể xuất hiện thêm ở mặt trước hoặc chân các mặt trong để người đọc không cần lật tìm. Cần giữ thông tin nhất quán giữa các vị trí để tránh nhầm lẫn.
Cần chuẩn bị gì để in brochure theo đúng thiết kế?
Doanh nghiệp cần cung cấp file thiết kế đã có vùng xén, hệ màu CMYK và hình ảnh đủ độ phân giải, cùng thông tin về khổ, kiểu gấp, chất liệu và số lượng. Xưởng kiểm tra file trước khi sản xuất và có thể in bản thử để duyệt màu theo đề nghị của khách hàng.
Để nhận tư vấn và báo giá in brochure tại In An Anh, khách hàng gửi quy cách gồm khổ, kiểu gấp, số lượng, chất liệu và file qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, giao hàng toàn quốc. Khách hàng cần bộ hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp đầy đủ hơn có thể tham khảo dịch vụ in profile công ty, hoặc xem chuyên mục in brochure của website.