Một brochure đạt yêu cầu bắt đầu từ việc xác định rõ mục đích sử dụng, sau đó mới đến bố cục, hình ảnh, chất liệu giấy và phương án gia công. Bài viết này tổng hợp các nguyên tắc thiết kế và đặt in brochure dành cho doanh nghiệp, từ khâu chuẩn bị nội dung, chuẩn bị file đến cách cân đối chi phí in mà vẫn giữ được chất lượng cần thiết. Khách hàng có thể dùng nội dung dưới đây như một danh mục kiểm tra trước khi gửi file cho xưởng in.
Trong bối cảnh doanh nghiệp đã sử dụng nhiều kênh quảng bá số, brochure in vẫn là ấn phẩm giới thiệu năng lực và sản phẩm được dùng thường xuyên tại hội chợ, buổi gặp đối tác, đại lý và điểm bán. Ấn phẩm này được cầm trực tiếp trên tay, nên chất giấy, độ sắc nét của hình ảnh và cách trình bày ảnh hưởng nhiều đến ấn tượng về doanh nghiệp. Thông tin về dịch vụ in brochure tại In An Anh có thể tham khảo song song với nội dung hướng dẫn bên dưới.
Xác định mục tiêu của brochure trước khi thiết kế và đặt in
Mọi quyết định về khổ giấy, số trang, kiểu gấp hay kiểu đóng đều phụ thuộc vào mục tiêu sử dụng của ấn phẩm. Trước khi thiết kế, người phụ trách nên trả lời được ba câu hỏi sau.
- Brochure dùng để giới thiệu doanh nghiệp với một thị trường hoặc nhóm đối tác hoàn toàn mới, hay chỉ bổ sung cho nhóm khách hàng hiện có?
- Ấn phẩm đóng vai trò công cụ bán hàng, tức là tập trung vào lợi ích và lời kêu gọi hành động, hay đóng vai trò danh mục sản phẩm cần liệt kê đầy đủ thông số?
- Đối tượng đọc chính là doanh nghiệp khác, đại lý, hay người tiêu dùng cuối?
Brochure giới thiệu năng lực cho đối tác doanh nghiệp thường ít trang, trình bày gọn, nhấn vào lĩnh vực hoạt động, dự án tiêu biểu và thông tin liên hệ. Brochure danh mục sản phẩm có nhiều trang hơn, cần bố cục lặp lại ổn định để người đọc tra cứu nhanh. Brochure dành cho người tiêu dùng thường dùng nhiều hình ảnh hơn và ít thuật ngữ chuyên môn hơn. Việc xác định đúng mục tiêu ngay từ đầu giúp tránh phải chỉnh sửa bố cục khi đã vào giai đoạn dàn trang.
Về nội dung và cách biên soạn văn bản, khách hàng có thể xem thêm bài cách biên tập và chuẩn bị nội dung brochure cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc thiết kế brochure: nội dung, bố cục và hình ảnh
Nội dung ngắn gọn, có trọng tâm
Nội dung brochure nên được chọn lọc: mỗi trang chỉ truyền tải một ý chính, đi kèm hình ảnh hoặc biểu đồ minh họa khi cần. Văn bản dài và nhiều ý trên cùng một trang làm giảm khả năng đọc lướt, trong khi đây là cách phần lớn người nhận xem một ấn phẩm quảng bá. Câu văn ngắn, đúng thông tin và nhất quán về cách xưng hô sẽ giúp ấn phẩm dễ theo dõi hơn. Nên đặt các thông tin quan trọng như tên đơn vị, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm chính và thông tin liên hệ ở những vị trí dễ thấy, thay vì để rải rác nhiều nơi.
Hình ảnh và đồ họa có chức năng rõ ràng
Hình ảnh trong brochure cần có độ phân giải đủ cao và phải phục vụ nội dung, tức là minh họa sản phẩm, quy trình hoặc kết quả thực tế. Khi có số liệu, nên trình bày bằng biểu đồ tròn, biểu đồ cột hoặc bảng sạch sẽ, dễ đọc thay vì đoạn văn liệt kê. Không nên đưa vào những hình chỉ mang tính trang trí nếu chúng không bổ sung thông tin, vì chúng làm trang giấy rối và tăng nguy cơ giảm chất lượng khi in. Nếu dùng ảnh kho (stock), cần chọn ảnh có độ phân giải lớn và phong cách thống nhất với nhau.
Mười lưu ý khi thiết kế brochure
Thiết kế brochure là một phần quan trọng của hoạt động nhận diện thương hiệu, vì ấn phẩm này thể hiện trực tiếp phong cách và năng lực của doanh nghiệp. Mười lưu ý dưới đây giúp người thiết kế hạn chế các lỗi thường gặp trong giai đoạn đầu.
- Độ phân giải hình ảnh: ảnh đưa vào thiết kế cần có độ phân giải cao. Ảnh nhỏ bị phóng lớn sẽ bị vỡ hạt, vì vậy không nên đặt ảnh thấp phân giải ở kích thước lớn trong bất kỳ trang nào.
- Nền các trang đối diện: hai trang nằm cạnh nhau khi mở ra, chẳng hạn trang 2 và trang 3, nên có nền cùng màu hoặc cùng họa tiết để bố cục liền mạch.
- Nền tối và cán màng: khi thiết kế dùng nền tối, nên chọn cán màng bóng hoặc cán màng mờ để bảo vệ bề mặt. Với ấn phẩm có ngân sách hạn chế, nên ưu tiên nền trắng hoặc nền sáng thay vì phủ kín màu đậm.
- Trang bìa: các đường nét hoặc họa tiết trừu tượng thích hợp cho trang bìa vì tạo điểm nhấn mà không cần nhiều thông tin. Trang bìa không nên chứa quá nhiều chi tiết.
- Đối tượng đọc: nếu người đọc là công chúng phổ thông, nên dùng hình ảnh thực tế. Nếu người đọc là nhóm chuyên môn, có thể dùng biểu tượng, sơ đồ hoặc hình vẽ minh họa để truyền đạt thông tin cô đọng hơn.
- Màu sắc và độ tương phản: màu chữ phải đọc rõ trên màu nền. Cần kiểm tra các tổ hợp màu có độ tương phản thấp, nhất là chữ nhỏ.
- Tiêu đề trên dải màu: đặt tiêu đề trang trên một dải màu giúp người đọc nhận ra từng phần nội dung nhanh hơn.
- Hiệu ứng đồ họa: hạn chế các hiệu ứng như chữ dập nổi giả hay chữ chuyển màu, vì chúng làm giảm tính đồng nhất và có thể hiển thị không đồng đều sau khi in.
- Tính nhất quán: giữ nguyên chủ đề về màu sắc, phông chữ và cách trình bày từ trang đầu đến trang cuối, chỉ thay đổi khi có lý do rõ ràng.
- Tỷ lệ chữ và hình: ưu tiên ít chữ và nhiều hình minh họa có chọn lọc, vì bố cục thoáng cho cảm giác gọn gàng và dễ đọc hơn.
Để tham khảo ý tưởng bố cục theo từng ngành, khách hàng có thể xem bài các mẫu brochure và mẹo thiết kế để quảng bá doanh nghiệp.
Chuẩn bị file thiết kế brochure để đặt in
Nhiều trường hợp phải chỉnh sửa lại file là do chuẩn bị chưa đúng kỹ thuật chứ không phải do thiết kế chưa đẹp. Một file brochure đạt yêu cầu in thường cần đáp ứng các điểm sau.
- Chế độ màu CMYK: máy in sử dụng bốn màu mực cơ bản gồm xanh lơ, đỏ tươi, vàng và đen. Nếu file thiết kế ở chế độ màu RGB của màn hình, màu in ra có thể khác so với màu trông thấy trên màn hình, đặc biệt ở các màu rực.
- Độ phân giải ảnh: ảnh nên đạt tối thiểu khoảng 300 dpi ở kích thước thực khi in. Tần số lưới in offset thường dùng cho ấn phẩm trên giấy couche khoảng 175 lpi, do đó ảnh có độ phân giải thấp sẽ lộ rõ khi in.
- Vùng xén (bleed) và lề an toàn: hình hoặc màu nền chạm mép giấy cần được kéo dài ra ngoài đường cắt khoảng 3 mm. Nội dung quan trọng nên cách mép thành phẩm một khoảng đủ lớn, thường từ 5 mm trở lên, để không bị cắt vào khi xén.
- Chuyển chữ thành đường cong hoặc nhúng phông: tránh tình trạng phông chữ bị thay thế khi mở file ở máy khác.
- Thứ tự trang và kiểu gấp: với brochure nhiều trang, cần sắp xếp đúng thứ tự trang và ghi chú kiểu gấp, kiểu đóng để bộ phận chế bản dàn đúng.
- Gáy sách: với brochure đóng keo gáy hoặc may chỉ, độ dày gáy phụ thuộc số trang và định lượng giấy, vì vậy nên xác nhận thông số này với xưởng trước khi hoàn thiện bìa.
Chi tiết về các bước kiểm tra file có thể tham khảo thêm trong bài tìm hiểu A-Z về thiết kế và in ấn brochure.
Chọn giấy, kiểu gấp, kiểu đóng và gia công khi in brochure
Giấy và định lượng
Chất giấy ảnh hưởng đến cảm giác cầm và độ bền của brochure. Giấy couche được dùng phổ biến cho brochure vì bề mặt mịn, lên màu rõ. Định lượng thường được chọn theo từng vị trí: bìa dày hơn ruột để giữ form. Với brochure nhiều trang, có thể dùng giấy ruột mỏng hơn bìa; với brochure ít trang đóng ghim, bìa và ruột có thể dùng cùng một loại giấy để thống nhất cảm giác khi cầm. Định lượng cụ thể cần được chọn theo số trang, kiểu đóng và ngân sách, và nên xem mẫu giấy thật trước khi quyết định.
Kiểu gấp cho brochure ít trang
Brochure gấp đôi hoặc gấp ba từ một tờ khổ A4 là phương án gọn khi lượng thông tin vừa phải. Gấp ba có thể theo kiểu gấp cuộn hoặc gấp chữ Z, mỗi kiểu cho thứ tự đọc khác nhau nên cần được xác định trước khi dàn trang. Khi nội dung không nhiều, cách gấp từ tờ A4 thường là phương án tiết kiệm hơn so với đóng quyển nhiều trang.
Kiểu đóng cho brochure nhiều trang
Lựa chọn kiểu đóng gáy cần dựa trên số trang và mục đích sử dụng.
- Đóng ghim (bấm kim giữa gáy): thường dùng cho dạng tạp chí, tập sách mỏng và tài liệu giới thiệu doanh nghiệp. Kiểu này yêu cầu tổng số trang là bội số của 4.
- May chỉ hoặc keo gáy: phù hợp với brochure, catalogue và báo cáo dày hơn, vì gáy chắc và mở sách thuận tiện.
- Keo gáy: thường dùng cho tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu thuyết trình và tài liệu tham khảo cần có gáy phẳng để in tên trên gáy.
Cán màng, ép kim, phủ UV và bế
Cán màng bóng hoặc cán màng mờ giúp bảo vệ bề mặt, hạn chế trầy xước và làm màu in rõ hơn, nhất là với các trang dùng nền tối. Ép kim và phủ UV dùng để tạo điểm nhấn cho logo, tiêu đề trên bìa. Bế dùng để cắt theo hình đặc biệt hoặc tạo túi, khe cài danh thiếp trên bìa. Tại In An Anh, cán màng, ép kim, UV và bế được thực hiện tại xưởng. Mức độ gia công cần được cân nhắc cùng ngân sách, vì mỗi công đoạn đều làm tăng chi phí và thời gian hoàn thiện.
Cách tối ưu chi phí khi đặt in brochure
Chi phí in brochure phụ thuộc vào khổ, số trang, loại giấy, số màu, số lượng và mức độ gia công. Việc điều chỉnh một số thông số ngay từ khâu thiết kế có thể giúp giảm chi phí mà không làm giảm đáng kể chất lượng ấn phẩm. Mười lưu ý dưới đây dựa trên cách tính thông thường của ngành in.
- Số trang là bội số của 4: với brochure đóng ghim, thiết kế 4, 8, 12 hoặc 16 trang giúp tận dụng tờ in hiệu quả và không phát sinh trang trắng.
- Tránh chọn giấy quá dày cho brochure ít trang: với brochure 8 trang, giấy có định lượng vừa phải ở mức bìa dày cho cảm giác cầm chắc tay mà không cồng kềnh, đồng thời tiết kiệm hơn so với giấy rất dày.
- Phân tầng giấy bìa và ruột: với brochure 12 trang, có thể dùng giấy ruột mỏng hơn cho 8 trang trong và giấy dày hơn cho 4 trang bìa, ví dụ ruột khoảng 150 gsm và bìa khoảng 250 gsm.
- Chỉ cán màng ở bìa: bìa nên được cán màng bóng hoặc mờ để bảo vệ, còn các trang ruột có thể để nguyên bản nếu thiết kế không quá nhiều màu đậm. Cán màng toàn bộ ruột làm tăng chi phí đáng kể.
- Ưu tiên nền trắng hoặc nền sáng: nền sáng ít cần phủ bóng hoặc cán màng ruột, đồng thời cho cảm giác nhẹ và dễ đọc.
- Cân nhắc brochure gấp: khi nội dung ít, brochure gấp hai hoặc gấp ba từ khổ A4 thường tiết kiệm hơn so với đóng quyển.
- Chọn khổ thành phẩm theo khổ giấy: khổ thành phẩm phù hợp với khổ giấy in giúp giảm phần giấy thừa phải cắt bỏ. Với tờ gấp ba, khổ A4 là lựa chọn quen thuộc.
- Chọn phương pháp in theo số lượng: in kỹ thuật số thường phù hợp khi số lượng ít hoặc cần nhiều phiên bản nội dung. In offset thường hiệu quả hơn về đơn giá khi số lượng lớn. In An Anh thực hiện cả hai phương pháp và có thể tư vấn điểm cân đối theo số lượng cụ thể.
- Gộp nhiều nội dung trong cùng một lần in: khi cùng khổ và cùng loại giấy, việc thống nhất thông số giúp giảm thao tác đổi cấu hình và dễ báo giá.
- Với brochure từ 20 trang trở lên: nên cân đối giấy ruột có định lượng thấp hơn, khoảng 130 gsm, và giấy bìa khoảng 220 gsm có cán màng, để tổng độ dày gáy hợp lý và chi phí không tăng quá nhiều.
Các định lượng nêu trên chỉ mang tính tham khảo. Thông số phù hợp phụ thuộc vào loại giấy cụ thể, số trang, kiểu đóng và yêu cầu của từng đơn hàng, nên cần được xác nhận khi báo giá. Khách hàng có thể xem thêm những kinh nghiệm đặt in ấn và thiết kế brochure để so sánh các phương án.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in brochure
Để xưởng tính được chi phí chính xác và đề xuất phương án sản xuất phù hợp, khách hàng nên cung cấp đầy đủ các thông tin sau ngay từ lần trao đổi đầu tiên.
- Khổ thành phẩm (ví dụ A4, A5, khổ vuông) và kiểu gấp nếu là brochure gấp.
- Số trang, gồm cả bìa, nếu là brochure dạng quyển, cùng kiểu đóng mong muốn.
- Số lượng cần in và dự kiến số phiên bản nội dung (nếu có nhiều phiên bản).
- Loại giấy và định lượng mong muốn cho bìa và ruột, hoặc yêu cầu về cảm giác cầm để xưởng đề xuất.
- Yêu cầu gia công: cán màng bóng hoặc mờ, ép kim, phủ UV, bế hình.
- File thiết kế hoàn chỉnh hoặc nội dung và hình ảnh nếu cần hỗ trợ dàn trang, cùng logo và tài liệu thương hiệu.
- Yêu cầu duyệt màu: có cần bản in thử để kiểm tra màu trước khi in số lượng lớn hay không.
- Địa chỉ nhận hàng, nếu giao hàng ngoài khu vực Hà Nội.
Với brochure có yêu cầu kiểm soát màu sắc, xưởng có bản in thử để khách hàng duyệt trước khi in số lượng lớn. Bản in thử giúp hạn chế sai lệch màu giữa thiết kế và thành phẩm, nhưng không thay thế việc chuẩn bị file đúng chế độ màu ngay từ đầu.
Với các đơn vị đã có sẵn thiết kế, ấn phẩm liên quan như in catalogue hay hồ sơ giới thiệu in profile công ty cũng có thể được báo giá cùng lúc để thống nhất giấy và màu giữa các ấn phẩm.
Câu hỏi thường gặp khi thiết kế và đặt in brochure
Nên chọn in kỹ thuật số hay in offset cho brochure?
Lựa chọn phụ thuộc chủ yếu vào số lượng và yêu cầu về màu. In kỹ thuật số thích hợp với số lượng ít, cần nhiều phiên bản nội dung hoặc cần có sản phẩm nhanh để kiểm tra. In offset thường được chọn khi số lượng lớn vì đơn giá thấp dần theo số lượng và màu sắc ổn định giữa các bản in. Khi đặt hàng, khách hàng nên cho xưởng biết số lượng dự kiến và tần suất đặt lại để được tư vấn phương án phù hợp.
Brochure có cần cán màng toàn bộ không?
Không bắt buộc. Bìa nên được cán màng bóng hoặc mờ để bảo vệ bề mặt và hạn chế trầy xước trong quá trình cầm nắm. Các trang ruột có thể để nguyên giấy nếu thiết kế dùng nền sáng và không có mảng màu đậm lớn. Nếu ruột có nhiều mảng màu đậm, nên cân nhắc cán màng hoặc phủ bảo vệ để tránh lem và trầy khi sử dụng.
Có thể thiết kế brochure tại xưởng không?
Khách hàng có thể cung cấp nội dung, hình ảnh, logo và tài liệu minh chứng để In An Anh thống nhất cấu trúc, thiết kế hoặc dàn trang theo phạm vi đã thỏa thuận và chuẩn bị file đầu ra. Xưởng không viết nội dung và không dịch tài liệu, nên văn bản cần được hoàn thiện từ phía khách hàng. Nếu đã có sẵn file thiết kế, xưởng sẽ kiểm tra kỹ thuật như chế độ màu, vùng xén và độ phân giải ảnh trước khi sản xuất.
Gửi quy cách để nhận tư vấn và báo giá
Khách hàng gửi quy cách brochure gồm kích thước, số trang, số lượng, chất liệu giấy và file thiết kế qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662 để được tư vấn và báo giá miễn phí. Xưởng In An Anh đặt tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, giao hàng toàn quốc và xuất hóa đơn VAT.