Thiết kế và in brochure cho doanh nghiệp: hướng dẫn từ A đến Z

Brochure là ấn phẩm gấp dùng để giới thiệu đầy đủ về sản phẩm, dịch vụ hoặc năng lực của doanh nghiệp, thường gấp đôi hoặc gấp ba từ một tờ giấy khổ A4 hoặc A3. Với đơn vị lần đầu thực hiện, việc chuẩn bị gồm ba nhóm công việc chính: xác định nội dung và bố cục từng mặt, thiết kế đúng quy cách kỹ thuật của nhà in, rồi chọn giấy, công nghệ in và gia công theo mục đích sử dụng và số lượng. Bài viết này trình bày lần lượt từng nhóm công việc đó, từ khái niệm đến thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in brochure.

Thiết kế brochure là gì và brochure đóng vai trò gì trong truyền thông doanh nghiệp

Khái niệm brochure

Brochure là dạng tờ gấp quảng cáo, thường gấp đôi hoặc gấp ba, cung cấp thông tin chuyên sâu hơn tờ rơi về một sản phẩm, một dịch vụ, một sự kiện hoặc một chương trình của doanh nghiệp. Thiết kế brochure là quá trình chọn lọc những thông tin đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng mục tiêu, sắp xếp chúng thành một mạch đọc rõ ràng trên các mặt gấp, đồng thời giữ cho hình thức nhất quán với nhận diện thương hiệu. Một brochure hiệu quả không cố đưa mọi thông tin vào, mà giúp người đọc nắm được giá trị cốt lõi và biết bước tiếp theo cần thực hiện.

Vai trò của brochure

Brochure hỗ trợ truyền thông và bán hàng ở nhiều khâu. Trong các cuộc gặp khách hàng, hội thảo, triển lãm hoặc buổi giới thiệu sản phẩm, đây là tài liệu để người phụ trách kinh doanh trao tay, giúp khách hàng xem lại thông tin sau cuộc trao đổi. Với những dịch vụ cần giải thích nhiều, như giáo dục, y tế, bất động sản hay thiết bị công nghiệp, brochure cho phép trình bày quy trình, đặc điểm kỹ thuật và lợi ích một cách có hệ thống mà tờ rơi một mặt khó đáp ứng.

Ngoài ra, brochure còn góp phần củng cố nhận diện thương hiệu. Khi màu sắc, kiểu chữ, hình ảnh và chất lượng giấy in đồng nhất với các ấn phẩm khác như danh thiếp, catalogue hay hồ sơ năng lực, người nhận dễ hình dung doanh nghiệp là một đơn vị có tổ chức. Về cách xây dựng nội dung, bài vai trò của brochure trong hoạt động marketing trình bày thêm các tình huống sử dụng cụ thể.

Kích thước và kiểu gấp brochure phổ biến

Trước khi thiết kế cần chốt khổ thành phẩm và kiểu gấp, vì hai yếu tố này quyết định bố cục từng mặt và cách chia nội dung. Brochure thường được in trên giấy khổ A4 hoặc A3 rồi gấp, và bảng dưới đây tóm tắt các lựa chọn thường gặp.

Brochure gấp ba được dùng nhiều khi doanh nghiệp cần chia nội dung thành các nhóm riêng và để khách hàng đọc theo thứ tự mở từng mặt. Với kiểu gấp cuốn, một mặt gấp vào trong thường hẹp hơn một chút so với hai mặt còn lại để tờ giấy gấp phẳng và không bị chồng nếp, nên người thiết kế cần trao đổi với xưởng để có bản dàn mặt chính xác. Kích thước gọn, vừa lòng bàn tay giúp khách hàng dễ mang theo; ngược lại khổ quá lớn thường phát sinh chi phí giấy và gia công cao hơn mà không tăng đáng kể giá trị sử dụng.

Cấu trúc nội dung từng mặt của brochure

Nội dung brochure nên được chia theo chức năng của từng mặt thay vì dồn đều vào mọi trang. Cách sắp xếp dưới đây phù hợp với phần lớn brochure gấp ba và có thể điều chỉnh cho kiểu gấp đôi.

• Mặt bìa ngoài: nêu thông điệp quan trọng nhất cùng một hình ảnh hỗ trợ. Người nhận thường quyết định có mở brochure hay không chỉ sau vài giây, vì vậy thông tin trên bìa cần rõ về đối tượng và nội dung chính, ví dụ tên chương trình, tên dịch vụ hoặc lợi ích cốt lõi.
• Các mặt trong: mỗi mặt tập trung vào một nhóm nội dung. Có thể trả lời lần lượt bốn câu hỏi: dịch vụ có đặc điểm gì, khách hàng nhận được lợi ích nào, điều kiện hoặc quy trình tham gia ra sao, và vì sao nên chọn đơn vị này thay vì lựa chọn khác dựa trên năng lực thực tế.
• Mặt cuối: thông tin doanh nghiệp, địa chỉ, kênh liên hệ và lời kêu gọi hành động cụ thể, chẳng hạn quét mã QR để đăng ký tư vấn hoặc liên hệ người phụ trách.

Lấy ví dụ brochure giới thiệu dịch vụ tư vấn du học. Mặt trong đầu tiên có thể trình bày phạm vi hỗ trợ như hồ sơ, thủ tục, đón tiếp và chỗ ở. Mặt thứ hai nêu rõ điều kiện tham gia và các mốc thực hiện. Mặt thứ ba giới thiệu năng lực của đơn vị, kèm thông tin để khách hàng đăng ký. Cách chia này giúp người đọc theo dõi mạch nội dung mà không phải tìm kiếm thông tin.

Khi brochure được dùng để dẫn khách hàng tới địa điểm hoặc kênh trực tuyến, nên thêm mã QR hoặc đường dẫn ngắn để đo được số lượt phản hồi. Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng đợt phát hành. Việc biên tập nội dung trước khi dàn trang được hướng dẫn kỹ hơn trong bài cách biên tập và chuẩn bị nội dung brochure cho doanh nghiệp.

Tiêu chí đánh giá một thiết kế brochure đạt yêu cầu

Sau khi có bản thiết kế, người phụ trách có thể rà soát theo các tiêu chí sau trước khi gửi file cho xưởng in.

• Hình ảnh bìa phù hợp đối tượng: hình ảnh và màu sắc cần đúng với tinh thần sản phẩm và thị hiếu của khách hàng mục tiêu. Brochure dịch vụ thể thao dành cho người trẻ cần phong cách năng động, trong khi brochure dịch vụ tài chính hoặc y tế cần bố cục điềm đạm, rõ ràng.
• Màu sắc nhất quán: từ bìa đến mặt cuối nên dùng một bảng màu cố định, thường gồm một màu chủ đạo, một đến hai màu phụ và màu chữ. Việc dùng quá nhiều màu làm giảm tính thống nhất của ấn phẩm.
• Kiểu chữ đơn giản: thông thường chỉ nên dùng một đến hai họ chữ, phân cấp rõ giữa tiêu đề, đề mục và nội dung. Cỡ chữ nội dung thường từ 9 đến 11 pt để dễ đọc khi in.
• Hình ảnh thật, rõ nét: ảnh chụp thực tế sản phẩm, công trình hoặc đội ngũ tạo độ tin cậy hơn hình minh họa chung chung. Ảnh dùng để in cần đủ độ phân giải, thông thường 300 dpi ở kích thước thực tế.
• Bố cục có nhịp: không nhất thiết phải chia cột đều như báo in, nhưng cần có khoảng trắng, điểm nhấn và thứ tự đọc rõ để thông điệp chính không bị loãng.
• Giữ khoảng an toàn: chữ và logo nên cách mép cắt tối thiểu vài milimet, còn hình nền hoặc màu nền phải tràn ra ngoài đường cắt (vùng xén hay bleed) để thành phẩm không bị viền trắng khi cắt.

Để tham khảo nhiều phong cách bố cục theo ngành nghề, doanh nghiệp có thể xem thêm bài 15 mẫu brochure và mẹo thiết kế để quảng bá doanh nghiệp.

Cách chọn giấy in brochure theo ngành hàng và mục đích sử dụng

Giấy ảnh hưởng trực tiếp đến cảm quan của brochure, vì vậy cần chọn theo nội dung và đối tượng nhận thay vì chỉ theo giá. Các loại giấy thường dùng gồm:

• Giấy couche matt (mờ): bề mặt mịn, không phản chiếu ánh sáng, phù hợp brochure có nhiều chữ cần đọc kỹ như giáo dục, du học, y tế, dược phẩm, mỹ phẩm. Người đọc ít bị chói khi xem trong thời gian dài.
• Giấy couche gloss (bóng): bề mặt bóng, giúp màu ảnh tươi và đậm hơn, phù hợp brochure ẩm thực, du lịch, khách sạn, nhà hàng, nơi hình ảnh là yếu tố chính. Khi in kèm nhiều chữ nhỏ, cần cân nhắc vì mặt bóng dễ phản chiếu.
• Giấy Bristol: giấy cứng, mặt mịn, độ bền cao, thường dùng cho brochure cao cấp trong lĩnh vực bất động sản, ô tô, trang sức hoặc các sản phẩm giá trị lớn, nơi cảm giác cầm tay cũng là một phần của hình ảnh thương hiệu.

Về định lượng, brochure gấp thường in trên giấy khoảng 150 đến 250 g/m2 tùy kiểu gấp và mức độ cao cấp mong muốn. Giấy quá mỏng dễ bị nhăn ở nếp gấp và lộ hình mặt sau, còn giấy quá dày khó gấp nếu không bế rãnh trước. Khách hàng nên đề nghị xem mẫu giấy thật tại xưởng để cảm nhận độ dày và bề mặt trước khi quyết định. Xưởng có sẵn mẫu giấy để khách hàng đối chiếu cùng thiết kế dự kiến.

In brochure bằng công nghệ nào: in kỹ thuật số hay in offset

Hai công nghệ phổ biến cho brochure là in kỹ thuật số và in offset, mỗi loại phù hợp một nhóm số lượng. In kỹ thuật số không cần làm bản in nên chi phí chuẩn bị thấp, phù hợp đơn vị cần in brochure số lượng ít, in thử để duyệt mẫu hoặc thay đổi nội dung theo từng đợt. In offset cần chế bản và căn chỉnh máy, vì vậy phù hợp số lượng lớn, khi chi phí chuẩn bị được chia đều cho nhiều bản và đơn giá mỗi bản giảm xuống.

Ngoài số lượng, yêu cầu về màu sắc cũng ảnh hưởng đến lựa chọn. Với những brochure cần đồng nhất màu thương hiệu qua nhiều lần in, doanh nghiệp nên thống nhất tiêu chí màu và duyệt bản in thử trước khi sản xuất toàn bộ. Xưởng có bản in thử để khách hàng duyệt màu, giúp hạn chế sai lệch giữa file thiết kế và thành phẩm. Doanh nghiệp đang cân nhắc giữa in brochure với catalogue có thể tham khảo thêm dịch vụ in catalogue tại In An Anh để so sánh quy cách.

Gia công brochure: cán màng, ép kim, UV, bế và tạo nếp gấp

Gia công quyết định độ bền và cảm quan của brochure sau khi in. Các phương án thường gặp gồm:

• Cán màng: phủ một lớp màng mỏng (bóng hoặc mờ) lên bề mặt giúp chống trầy, chống ẩm nhẹ và tăng độ cứng cho giấy. Màng mờ cho cảm giác sang và hạn chế vân tay, màng bóng làm màu sắc nổi bật hơn.
• Phủ UV hoặc UV cục bộ: tạo điểm nhấn bóng trên logo, tiêu đề hoặc hình ảnh cụ thể, thường kết hợp với cán màng mờ để tăng độ tương phản.
• Ép kim: dùng lá kim loại ép lên logo hoặc tên thương hiệu trên bìa, phù hợp brochure cao cấp.
• Bế: cắt theo hình dạng riêng thay vì chỉ cắt thẳng, dùng khi brochure có cửa sổ, bìa bo góc hoặc hình dáng đặc biệt.
• Tạo nếp gấp: với giấy có định lượng cao, cần tạo đường rãnh trước khi gấp để nếp gấp thẳng, không nứt lớp mực và brochure mở ra, gấp lại dễ dàng. Doanh nghiệp nên nêu rõ kiểu gấp khi đặt in để xưởng tính phương án gấp phù hợp, nội dung này được xác nhận cụ thể khi báo giá.

Cán màng, ép kim, UV và bế được thực hiện tại xưởng, nên các yêu cầu gia công được trao đổi trực tiếp cùng bộ phận kỹ thuật. Doanh nghiệp cần hiểu rằng mỗi công đoạn gia công làm tăng chi phí và thời gian xử lý, vì vậy chỉ nên chọn những công đoạn thực sự nâng cao giá trị cho mục đích sử dụng.

Lỗi thường gặp khi thiết kế và in brochure

1. Thiết kế sai hệ màu: file dựng ở hệ màu RGB dùng cho màn hình thường cho màu in kém rực hơn so với hình dung. Cần chuyển sang CMYK từ đầu và kiểm tra lại các màu thương hiệu quan trọng.
2. Thiếu vùng xén: nền không tràn ra ngoài đường cắt dẫn đến viền trắng mảnh ở mép khi cắt. Cần thêm tối thiểu 3 mm mỗi cạnh.
3. Chữ nằm quá sát mép hoặc nếp gấp: phần chữ bị cắt hoặc bị che bởi nếp gấp. Nội dung quan trọng nên cách mép và đường gấp vài milimet.
4. Ảnh độ phân giải thấp: ảnh tải từ web thường chỉ 72 dpi, khi in sẽ bị vỡ hạt. Cần dùng ảnh gốc hoặc ảnh đã chụp ở độ phân giải đủ lớn.
5. Chưa chốt kiểu gấp trước khi thiết kế: dẫn đến việc phải dàn lại các mặt trong, nhất là khi gấp cuốn có mặt gấp vào trong hẹp hơn.
6. Không in thử: bỏ qua bước duyệt bản in thử làm tăng rủi ro phát hiện sai lệch màu hoặc lỗi nội dung sau khi đã in toàn bộ số lượng.

Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in brochure

Để xưởng tư vấn phương án và báo giá chính xác, đơn vị đặt in nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau:

• Kiểu gấp và kích thước thành phẩm (gấp đôi, gấp ba, A4 hay A5 sau gấp).
• Số lượng cần in và số lượng dự kiến cho các lần in tiếp theo.
• Loại giấy và định lượng mong muốn, hoặc mục đích sử dụng để xưởng đề xuất.
• Số mặt in (in một mặt hay hai mặt) và yêu cầu về màu sắc.
• Phương án gia công: cán màng mờ hoặc bóng, phủ UV, ép kim, bế.
• File thiết kế định dạng PDF hoặc AI đã chuyển font thành đường dẫn, hệ màu CMYK, có vùng xén; nếu chưa có file, khách hàng có thể cung cấp nội dung, hình ảnh, logo để xưởng thiết kế hoặc dàn trang theo phạm vi thỏa thuận.
• Địa chỉ nhận hàng nếu cần giao hàng.

Chi phí in brochure phụ thuộc vào bốn nhóm yếu tố chính là số lượng, loại giấy và định lượng, số màu và số mặt in, cùng mức độ gia công. Khi tăng số lượng, đơn giá mỗi bản thường giảm; khi bổ sung ép kim hoặc bế hình, chi phí tăng tương ứng. Vì vậy khách hàng nên gửi đủ thông tin để so sánh được phương án cơ bản và phương án cao cấp.

Chọn đơn vị in brochure cần lưu ý những gì

Khi so sánh các đơn vị in, doanh nghiệp nên xem xét khả năng tư vấn kỹ thuật, việc có mẫu giấy thật và bản in thử hay không, cũng như phạm vi gia công thực hiện được tại chỗ. Đơn vị làm việc trực tiếp với xưởng in thuận tiện hơn trong trao đổi yêu cầu kỹ thuật và xử lý phát sinh. Các tiêu chí đánh giá chi tiết hơn được tổng hợp trong bài những lưu ý khi chọn dịch vụ in brochure cho công ty. Trong trường hợp cần in nhiều loại ấn phẩm cùng bộ nhận diện, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm in tờ rơi để phục vụ các đợt phát hành ngắn ngày, còn brochure dùng cho tài liệu giới thiệu có thời gian sử dụng dài hơn.

Với doanh nghiệp muốn tham khảo hướng dẫn dành riêng cho giai đoạn đặt in và chi phí, bài hướng dẫn thiết kế và đặt in brochure cho doanh nghiệp trình bày thêm các bước thực hiện.

Câu hỏi thường gặp về thiết kế và in brochure

Brochure và tờ rơi khác nhau ở điểm nào?

Tờ rơi thường là một tờ giấy in một hoặc hai mặt, nội dung ngắn, dùng để phát nhanh và truyền một thông điệp. Brochure được gấp thành nhiều mặt, chứa nhiều thông tin hơn và thường dùng làm tài liệu giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng có nhu cầu tìm hiểu kỹ. Tùy mục tiêu, doanh nghiệp có thể dùng kết hợp cả hai loại.

Nên chọn kiểu gấp đôi hay gấp ba cho brochure?

Gấp đôi phù hợp khi nội dung gọn, ít nhóm thông tin và cần khổ thành phẩm lớn để trình bày hình ảnh. Gấp ba phù hợp khi cần chia nội dung thành nhiều nhóm riêng và muốn brochure dễ cầm tay, dễ đặt trong kệ trưng bày. Lựa chọn nên dựa trên lượng nội dung thực tế và cách phân phát brochure.

In brochure số lượng ít có thực hiện được không?

In kỹ thuật số cho phép in số lượng ít do không cần làm bản in, phù hợp để in thử mẫu hoặc phục vụ một sự kiện nhỏ. Khi số lượng tăng lên, in offset thường cho đơn giá thấp hơn trên mỗi bản. Xưởng sẽ tư vấn phương án phù hợp sau khi nhận quy cách và số lượng cụ thể.

Doanh nghiệp cần tư vấn về quy cách, giấy in hoặc phương án gia công có thể gửi thông tin về kích thước, số lượng, chất liệu và file thiết kế qua Zalo 0934 510 662 hoặc gọi hotline 0934 510 662. Xưởng làm việc từ 8h00–18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy, và nhận tư vấn, báo giá miễn phí. Thông tin chi tiết về quy cách in có tại trang in brochure tại In An Anh.