Khi chọn dịch vụ in brochure cho công ty, doanh nghiệp cần cân nhắc ba nhóm vấn đề: mục đích và đối tượng của tài liệu, chất lượng nội dung cùng file thiết kế, và năng lực thực tế của xưởng in về công nghệ, gia công, kiểm tra file và duyệt mẫu. Brochure là ấn phẩm trình bày năng lực và dịch vụ của doanh nghiệp, nên sai sót ở một khâu, từ lỗi chính tả đến lệch màu logo, đều có thể làm thấp đi giá trị của toàn bộ tài liệu. Bài viết tổng hợp những lưu ý quan trọng và sáu câu hỏi nên làm rõ với xưởng trước khi đặt in.
Vai trò của brochure đối với doanh nghiệp
Brochure, hay tờ gấp giới thiệu, là tài liệu in cô đọng thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khuôn khổ dễ cầm, dễ phát và dễ lưu giữ. Khác với website cần người dùng chủ động tìm đến, brochure được trao trực tiếp cho khách hàng tại buổi gặp, hội chợ, hội thảo hoặc gửi kèm hồ sơ chào hàng, nên thường là điểm tiếp xúc đầu tiên mang tính thương hiệu. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài brochure và hiệu quả marketing để hiểu rõ hơn vai trò này trong kế hoạch truyền thông.
Về lợi ích, brochure giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu đến nhóm khách hàng mục tiêu bằng một thông điệp thống nhất. Một tài liệu có bố cục rõ, hình ảnh chọn lọc và nội dung chính xác tạo cảm nhận chuyên nghiệp về doanh nghiệp, đồng thời giúp nhân viên kinh doanh có bộ tài liệu chuẩn để tự tin cung cấp thông tin. Brochure in trên giấy với số lượng lớn có chi phí trên mỗi bản hợp lý so với nhiều hình thức quảng bá khác, và chi phí này có thể kiểm soát được thông qua việc chọn khổ, giấy và gia công.
Brochure cũng góp phần tạo sự tin cậy khi mô tả mục tiêu, giá trị và năng lực của doanh nghiệp một cách ngắn gọn, rõ ràng. Thông điệp nên đủ súc tích để người đọc hiểu doanh nghiệp làm gì và có thể giúp ích gì cho họ chỉ sau vài phút xem. Để hiểu đầy đủ quy trình từ ý tưởng đến thành phẩm, có thể đọc bài tìm hiểu A-Z về thiết kế và in ấn brochure cho người mới bắt đầu.
Xác định mục đích và đối tượng trước khi in brochure
Trước khi liên hệ xưởng in, doanh nghiệp nên có bản tóm tắt ngắn về mục tiêu và đối tượng của brochure. Mục tiêu có thể là giới thiệu năng lực với đối tác, giới thiệu một dòng sản phẩm mới, hỗ trợ đội kinh doanh tại hội chợ hoặc cung cấp thông tin cho nhà đầu tư. Mỗi mục tiêu kéo theo yêu cầu khác nhau về giọng văn, mức độ chi tiết, hình ảnh và quy cách in.
Đối tượng người đọc quyết định ngôn ngữ và cách trình bày. Brochure cho nhà thầu, đối tác kỹ thuật cần nhiều thông số và hình ảnh dự án, trong khi brochure cho khách hàng cuối thiên về hình ảnh sản phẩm, lợi ích sử dụng và kênh liên hệ. Cách phát hành cũng ảnh hưởng đến khổ và chất liệu: tài liệu gửi qua bưu điện cần cân nhắc trọng lượng, tài liệu phát tại quầy cần dễ cầm và dễ đọc khi đứng. Việc xác định rõ các điểm này từ đầu giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và hạn chế phát sinh khi đã vào giai đoạn sản xuất.
Thiết kế và nội dung brochure công ty cần lưu ý gì
Về nội dung, thông tin trên brochure đóng vai trò quan trọng nhất nên cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi in. Lỗi chính tả, số điện thoại sai hay thông tin còn thiếu chỉ được phát hiện khi đã in, lúc đó việc sửa đồng nghĩa với in lại toàn bộ. Nên có ít nhất hai người đọc soát độc lập, tách riêng phần chữ và phần số liệu. Cách biên tập và chuẩn bị nội dung được trình bày chi tiết trong bài cách biên tập và chuẩn bị nội dung brochure cho doanh nghiệp.
Về thiết kế, bố cục và cách phân cấp thông tin là yếu tố quyết định hiệu quả. Bố cục thiếu hợp lý khiến người đọc khó tìm thông tin chính và khó đạt mục tiêu đặt ra. Brochure thường có ba cấp chữ gồm tiêu đề, tiêu đề phụ và nội dung; mỗi cấp chỉ nên dùng một kiểu phông và toàn bộ tài liệu nên giới hạn ở hai đến ba phông chữ để tránh rối mắt. Hình ảnh cần có độ phân giải khoảng 300 dpi ở kích thước in thực tế, logo nên dùng bản vector.
Màu sắc là điểm cần kiểm soát riêng. Màn hình hiển thị bằng hệ RGB còn máy in dùng hệ CMYK, vì vậy màu trên máy tính khi in ra có thể khác, đặc biệt là các màu sáng và rực. File thiết kế nên được chuyển sang CMYK từ đầu, và với tài liệu yêu cầu màu thương hiệu chính xác, nên thống nhất với xưởng phương án duyệt bản in thử. Các mẫu tham khảo bố cục có thể xem trong bài 15 mẫu brochure tham khảo và mẹo thiết kế để quảng bá doanh nghiệp.
Chọn quy cách brochure: kiểu gấp, giấy và gia công
Quy cách brochure gồm khổ giấy khi trải, kiểu gấp, loại giấy và gia công bề mặt. Kiểu gấp ảnh hưởng đến cách thông tin được tiếp cận theo thứ tự lật mở, vì vậy cần thiết kế nội dung theo từng mặt gấp chứ không dàn đều trên toàn tờ.
| Kiểu gấp | Đặc điểm | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Gấp đôi | Bốn mặt, bố cục đơn giản, dễ đọc | Giới thiệu ngắn gọn, thực đơn dịch vụ, thông tin sự kiện |
| Gấp ba (gấp thư) | Sáu mặt, chia thông tin thành từng cột rõ ràng | Giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, quy trình dịch vụ |
| Gấp cổng | Hai cánh mở ra từ giữa, tạo điểm nhấn khi mở | Thương hiệu cao cấp, giới thiệu dự án, bất động sản |
| Gấp chữ Z | Các mặt mở nối tiếp, thuận tiện cho nội dung theo trình tự | Trình bày quy trình, lộ trình, so sánh gói dịch vụ |
Về giấy, brochure thường dùng giấy couche định lượng khoảng 150 đến 200 g/m2, bề mặt bóng hoặc mờ tùy phong cách thương hiệu. Giấy từ khoảng 170 g/m2 trở lên nên được bấm rãnh gấp trước khi gấp để mép gấp không bị nứt. Giấy mỹ thuật hoặc giấy có vân phù hợp với tài liệu cao cấp, còn giấy tái chế phù hợp với doanh nghiệp muốn thể hiện định hướng môi trường. Khách hàng có thể xem mẫu giấy thật tại xưởng để so sánh độ dày và cảm giác bề mặt.
Các phương án gia công như cán màng bóng hoặc mờ, phủ UV cục bộ, ép kim và bế hình giúp brochure có diện mạo riêng. Một lưu ý kỹ thuật là không ép kim hoặc phủ UV trên vùng sẽ gấp, nhàu, xén hoặc dán, vì lớp gia công có thể bị nứt hoặc bong. Nên thống nhất vị trí gia công với xưởng ngay khi dàn trang để tránh phải thay đổi bố cục khi đã thiết kế xong.
Sáu câu hỏi nên làm rõ với xưởng in brochure
Không phải xưởng in nào cũng thực hiện cùng một quy trình, công nghệ và mức độ hỗ trợ khách hàng. Trước khi quyết định hợp tác, doanh nghiệp nên làm rõ sáu vấn đề dưới đây. Ngoài ra, bài kinh nghiệm đặt in ấn và thiết kế brochure tổng hợp thêm các lưu ý từ thực tế sản xuất.
1. Xưởng có hỗ trợ thiết kế hoặc kiểm tra thiết kế không?
Ngay cả khi doanh nghiệp đã có nhà thiết kế riêng, việc xưởng có bộ phận dàn trang và kiểm tra kỹ thuật cho thấy mức độ quan tâm đến thành phẩm. Người có kinh nghiệm chế bản có thể phát hiện sớm các lỗi như thiếu vùng xén, ảnh độ phân giải thấp hoặc chữ nằm sát mép, từ đó đề xuất chỉnh sửa trước khi in. In An Anh dàn trang trên cơ sở nội dung và hình ảnh khách hàng cung cấp, phạm vi cụ thể được thống nhất khi báo giá.
2. Có thể xem mẫu sản phẩm đã thực hiện ở đâu?
Thực tế sản xuất giữa các đơn vị có thể khác nhau, nên xem mẫu thực tế là cách trực tiếp để đánh giá năng lực. Mẫu cho thấy độ sắc nét, độ đều màu, chất lượng gia công và cách xử lý mép gấp. Doanh nghiệp nên yêu cầu xem mẫu có quy cách gần với brochure dự định in, thay vì chỉ xem ảnh.
3. Xưởng sử dụng hoặc đề xuất quy trình in nào?
Nhiều doanh nghiệp không rành sự khác nhau giữa in offset và in kỹ thuật số, điều này là bình thường vì ngành in có hệ thuật ngữ riêng. Một xưởng có chuyên môn sẽ giải thích ngắn gọn ưu điểm từng phương pháp và đề xuất phương án theo số lượng, yêu cầu màu và tiến độ. In offset thường phù hợp với số lượng lớn và màu ổn định, in kỹ thuật số phù hợp với số lượng ít hoặc cần in thử. In An Anh thực hiện cả hai phương pháp.
4. Công đoạn nào xưởng tự thực hiện, công đoạn nào gia công ngoài?
Nhiều cơ sở in tự thực hiện một số công đoạn và chuyển phần còn lại cho đơn vị khác tùy thiết bị và loại gia công. Điều này không nhất thiết là bất lợi, nhưng cần được làm rõ vì ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát chất lượng, thời gian phối hợp và chi phí. Khi nhiều công đoạn được thực hiện trong cùng một xưởng, việc trao đổi và xử lý phát sinh thường thuận tiện hơn. Tại In An Anh, các công đoạn cán màng, ép kim, UV và bế được thực hiện tại xưởng.
5. Cần chuẩn bị file brochure như thế nào để in?
Brochure nhiều khi được in với số lượng hàng trăm hoặc hàng nghìn bản nên một lỗi nhỏ có thể làm tăng chi phí đáng kể. Danh sách kiểm tra cơ bản gồm: soát lại toàn bộ nội dung; xuất file PDF chuẩn in, hệ màu CMYK; có vùng xén 3 mm; chuyển phông chữ thành đường nét hoặc nhúng phông; ảnh khoảng 300 dpi; kiểm tra kỹ kích thước thành phẩm và vị trí các đường gấp. Xưởng nên cung cấp danh sách kiểm tra tương tự hoặc kiểm tra file trước khi sản xuất.
6. Xưởng cung cấp những hình thức gia công đặc biệt nào?
Câu hỏi này nên được đặt ra trước khi thiết kế, để người thiết kế dự trù các yếu tố như vùng ép kim, vùng phủ UV hoặc hình bế. Một số hình thức gia công thường gặp gồm bế định hình, cán màng bóng hoặc mờ, phủ UV cục bộ và ép kim. Mỗi hình thức làm phát sinh chi phí riêng, vì vậy nên trao đổi để cân đối giữa hiệu ứng mong muốn và ngân sách. Với số lượng nhỏ, có thể tham khảo bài in brochure số lượng ít tại Hà Nội.
Brochure, catalogue, tờ rơi và profile: chọn ấn phẩm nào
Brochure thường được so sánh với các ấn phẩm giới thiệu khác nên cần phân biệt mục đích. Brochure tập trung vào một thông điệp ngắn, ít trang hoặc gấp từ một tờ. Catalogue thiên về danh mục sản phẩm chi tiết với nhiều trang, bảng thông số và mã hàng. Tờ rơi thích hợp với chiến dịch phát hành số lượng lớn, thông điệp một mặt hoặc hai mặt. Profile công ty trình bày hồ sơ năng lực đầy đủ, có lịch sử, dự án và đối tác, thường dày hơn brochure. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều loại, ví dụ dùng brochure khi gặp khách hàng lần đầu và gửi profile hoặc catalogue khi đã có nhu cầu cụ thể. Dịch vụ in brochure tại In An Anh áp dụng với nhiều khổ và kiểu gấp, quy cách được thống nhất theo nhu cầu từng đơn hàng.
Thông tin cần chuẩn bị để nhận báo giá in brochure
- Khổ thành phẩm và kiểu gấp (gấp đôi, gấp ba, gấp cổng, gấp chữ Z hoặc kiểu khác).
- Số lượng cần in và khả năng đặt lặp lại.
- Loại giấy và định lượng, hoặc mô tả cảm quan mong muốn để được tư vấn.
- In một mặt hay hai mặt, yêu cầu màu thương hiệu.
- Phương án gia công: cán màng, phủ UV, ép kim, bế.
- File thiết kế PDF chuẩn in, hoặc nội dung, logo, hình ảnh cần dàn trang.
- Địa chỉ nhận hàng và thời điểm cần sử dụng.
Đặt in brochure công ty tại In An Anh
In An Anh có 13 năm làm nghề, sản xuất trực tiếp tại Số 8, Lô D5-17, Cụm Sản Xuất Tân Triều – Thanh Liệt, Phường Thanh Liệt, Hà Nội, thực hiện in offset và in kỹ thuật số, giao hàng toàn quốc, xuất hóa đơn VAT, tư vấn và báo giá miễn phí. Xưởng có bản in thử để duyệt màu trước khi in số lượng lớn.
Khách hàng gửi quy cách gồm khổ, kiểu gấp, số lượng, chất liệu giấy và file thiết kế qua Zalo 0934 510 662 hoặc hotline 0934 510 662. Giờ làm việc từ 8h00 đến 18h00, Thứ Hai đến Thứ Bảy.